Betriebskostenabrechnung erstellen — BetrKV-konform für Vermieter
Erstelle die Betriebskostenabrechnung für deine Mieter selbst: alle 17 umlagefähigen Kostenarten nach BetrKV, der richtige Verteilerschlüssel, Vorauszahlungen automatisch verrechnet, die 12-Monats-Frist im Blick. Die Berechnung ist kostenlos, das fertige PDF kostet einmalig 9,90 € (oder im Abo gratis).
Jetzt erstellen — kostenlos berechnenIn rund 10 Minuten · ohne Registrierung · nach BetrKV & § 556 BGB
Wie wird die Betriebskostenabrechnung erstellt?
Eine korrekte Abrechnung erfüllt vier Punkte — genau diese prüft der Rechner automatisch:
Nur umlagefähige Kosten (§ 2 BetrKV)
Es dürfen ausschließlich die 17 in der Betriebskostenverordnung genannten Kostenarten umgelegt werden. Verwaltungs- und Instandhaltungskosten bleiben beim Vermieter.
Richtiger Verteilerschlüssel (§ 556a BGB)
Standard ist die Wohnfläche; verbrauchsabhängige Kosten (Heizung, Warmwasser) werden nach Verbrauch verteilt. Personenzahl oder Einheiten nur bei Vereinbarung.
Vorauszahlungen verrechnen
Die geleisteten monatlichen Vorauszahlungen werden gegengerechnet — daraus ergibt sich die Nachzahlung oder das Guthaben je Mieter.
12-Monats-Frist (§ 556 BGB)
Die Abrechnung muss dem Mieter binnen zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen, sonst entfällt der Nachzahlungsanspruch.
Welche Positionen umlagefähig sind, zeigt die Übersicht der 17 Kostenarten nach BetrKV; was du NICHT umlegen darfst, steht unter nicht umlagefähige Kosten.
Betriebskostenabrechnung in rund 10 Minuten erstellen
- 1
Kosten erfassen
Die umlagefähigen Betriebskosten des Abrechnungszeitraums eintragen (Grundsteuer, Wasser, Müll, Hausmeister, Versicherung, Heizung …).
- 2
Mieter & Schlüssel wählen
Mieter, Wohnflächen/Personen und den Verteilerschlüssel je Kostenart hinterlegen.
- 3
Umlage automatisch
Der Rechner verteilt jede Position nach Schlüssel, trennt verbrauchsabhängige Kosten und verrechnet die Vorauszahlungen.
- 4
PDF sichern
Aufteilung je Mieter prüfen und die versandfertige Abrechnung inkl. Anschreiben als PDF herunterladen.
Betriebskostenabrechnung mit Excel? Die typischen Fallstricke
Eine Excel-Vorlage rechnet Summen, prüft aber nicht, ob die Abrechnung den gesetzlichen Vorgaben entspricht. Häufige Fehler:
- ⚠ Nicht umlagefähige Kosten (Verwaltung, Reparaturen) mit aufgenommen.
- ⚠ Falscher oder nicht vereinbarter Verteilerschlüssel.
- ⚠ Heizung/Warmwasser nicht verbrauchsabhängig getrennt (HeizkostenV).
- ⚠ 12-Monats-Abrechnungsfrist (§ 556 BGB) übersehen.
Der Rechner prüft diese Punkte automatisch — du sparst dir Formelfehler und das Risiko einer angreifbaren Abrechnung. Wer lieber abgeben möchte: die Seite Abrechnung erstellen lassen vergleicht die Optionen.
Häufige Fragen
Wie erstelle ich eine Betriebskostenabrechnung als Vermieter?▾
Du erfasst die umlagefähigen Betriebskosten des Abrechnungszeitraums (z. B. Grundsteuer, Wasser/Abwasser, Müll, Hausmeister, Versicherung, Heizung), verteilst sie nach dem im Mietvertrag vereinbarten Schlüssel (meist Wohnfläche, bei verbrauchsabhängigen Kosten nach Verbrauch) auf die Mieter und verrechnest die geleisteten Vorauszahlungen. Mit unserem Rechner trägst du die Beträge ein, die Umlage erfolgt automatisch — am Ende steht ein versandfertiges PDF inkl. Anschreiben.
Welche Kosten darf ich in der Betriebskostenabrechnung umlegen?▾
Umlagefähig sind nur die in § 2 BetrKV abschließend aufgezählten 17 Kostenarten (u. a. Grundsteuer, Wasserversorgung, Entwässerung, Heizung, Warmwasser, Aufzug, Straßenreinigung/Müll, Gebäudereinigung, Gartenpflege, Beleuchtung, Schornsteinfeger, Sach-/Haftpflichtversicherung, Hauswart, Gemeinschaftsantenne, sonstige Betriebskosten). Verwaltungs-, Instandhaltungs- und Reparaturkosten sind NICHT umlagefähig und bleiben beim Vermieter.
Bis wann muss die Betriebskostenabrechnung beim Mieter sein?▾
Nach § 556 Abs. 3 BGB hast du zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums Zeit. Versäumst du diese Frist, kannst du in der Regel keine Nachzahlung mehr verlangen — ein Guthaben musst du dem Mieter aber weiterhin auszahlen. Der Rechner weist dich auf die Frist hin.
Welcher Verteilerschlüssel gilt für die Betriebskosten?▾
Ohne abweichende Vereinbarung wird nach dem Anteil der Wohnfläche umgelegt (§ 556a BGB). Verbrauchsabhängige Kosten wie Heizung und Warmwasser müssen nach der Heizkostenverordnung überwiegend nach erfasstem Verbrauch verteilt werden. Daneben sind Personenzahl oder Wohneinheiten als Schlüssel möglich, wenn sie im Mietvertrag vereinbart sind. Der Rechner unterstützt die vier gängigen Schlüssel.
Was kostet das Erstellen der Betriebskostenabrechnung?▾
Das Berechnen ist kostenlos — du siehst die vollständige Aufteilung je Mieter sofort. Nur das fertige, rechtssichere PDF mit Anschreiben kostet einmalig 9,90 €, oder im Vermieter-Abo (ab 7,90 €/Monat) unbegrenzt für mehrere Objekte und Mieter.
Ist „Betriebskostenabrechnung“ dasselbe wie „Nebenkostenabrechnung“?▾
Umgangssprachlich ja. „Betriebskosten“ ist der gesetzliche Begriff der BetrKV für die umlagefähigen laufenden Kosten; „Nebenkosten“ ist das Alltagswort dafür. Die Abrechnung ist dieselbe — unser Rechner erstellt sie unter beiden Bezeichnungen.
Hinweis: allgemeine Orientierung, keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind BetrKV, HeizkostenV und die §§ 556 ff. BGB im Einzelfall.
Betriebskostenabrechnung rechtssicher erstellen
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