Nebenkostenabrechnung erstellenOnline und kostenlos für Vermieter

Mit unserem Online-Rechner erstellst du als Vermieter deine Nebenkostenabrechnung direkt im Browser — ohne Installation, ohne Registrierung. Berechnung und Vorschau sind kostenlos; der PDF-Export kostet 12,90 €. Gib Objektdaten, Mieter und die einzelnen Kostenpositionen ein; die Live-Vorschau zeigt dir eine Abrechnungsvorschau als PDF, inklusive Aufteilung je Mieter und Nachzahlung oder Guthaben.

Gegenüber der manuellen Erstellung mit Taschenrechner oder Excel bietet das entscheidende Vorteile: Alle vier Verteilerschlüssel (Wohnfläche, Personenanzahl, Wohneinheiten, Verbrauch) werden anhand deiner Eingaben angewendet. Die integrierte Plausibilitätsprüfung vergleicht deine Werte mit dem aktuellen Betriebskostenspiegel und warnt bei Auffälligkeiten. Zusätzlich werden ausgewählte Rechenfehler und ungültige Zeiträume geprüft. Ob Kosten vereinbart, belegt und im Einzelfall umlagefähig sind, musst du anhand von Mietvertrag und Rechnungen beurteilen.

Der Rechner umfasst alle 17 Kostenarten nach der Betriebskostenverordnung (BetrKV): Grundsteuer, Wasserversorgung, Entwässerung, Heizung, Warmwasser, Aufzug, Straßenreinigung, Müllabfuhr, Gebäudereinigung, Gartenpflege, Beleuchtung, Schornsteinreinigung, Versicherungen, Hauswart, Gemeinschaftsantenne, Waschraum und sonstige Betriebskosten. Am Ende steht die versandfertige Abrechnung mit Anschreiben als PDF — pro Mieter oder für das ganze Objekt.

Du machst das zum ersten Mal? Die Anleitung Schritt für Schritt führt dich von der Belegsammlung bis zum Versand. Und wenn du als Mieter nur deinen Kostenanteil nachrechnen möchtest, ist der Betriebskostenrechner das passende Werkzeug.

Die Berechnung der Nebenkosten (auch Betriebskostenabrechnung) umfasst die jährliche Aufstellung aller Betriebskosten eines Mietobjekts. Sie zeigt, welche Kosten im Abrechnungszeitraum angefallen sind, wie diese auf die Mieter verteilt werden und ob eine Nachzahlung oder ein Guthaben entsteht. Mit unserem Nebenkostenrechner kannst du deine Nebenkosten berechnen und die vollständige Abrechnung prüfen oder erstellen — kostenlos und ohne Registrierung. Eine ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen der Nebenkostenabrechnung führt dich durch jeden Schritt.

Die 17 Kostenarten nach BetrKV

Die Betriebskostenverordnung (BetrKV) definiert abschließend, welche Kosten auf Mieter umgelegt werden dürfen. Dazu gehören unter anderem Grundsteuer, Wasserversorgung, Entwässerung, Heizung, Warmwasser, Aufzug, Straßenreinigung, Müllabfuhr, Gebäudereinigung, Gartenpflege, Beleuchtung, Schornsteinreinigung, Versicherungen und Hauswart. Nicht umlagefähig sind Verwaltungskosten, Reparaturen, Instandhaltungsrücklagen und Modernisierungskosten.

4 Verteilerschlüssel

Die Kosten werden nach einem festgelegten Schlüssel auf die Mieter verteilt. Unser Rechner unterstützt alle vier gängigen Verteilerschlüssel:

• Wohnfläche (m²) — der häufigste Schlüssel, gesetzlicher Standard
• Personenanzahl — fair bei verbrauchsabhängigen Kosten wie Wasser oder Müll
• Wohneinheiten — jede Einheit zahlt den gleichen Anteil
• Verbrauch — bei Heizkosten nach HeizKV teilweise Pflicht

Automatische Plausibilitätsprüfung

Unser Rechner vergleicht deine eingegebenen Werte automatisch mit dem aktuellen Betriebskostenspiegel des Deutschen Mieterbunds. Liegen einzelne Positionen deutlich über dem Durchschnitt, erhältst du einen Hinweis. So erkennst du schnell, ob sich eine genauere Prüfung lohnt.

Heizkostenverordnung (HeizKV)

Bei Heiz- und Warmwasserkosten gelten besondere Regeln: Mindestens 50% und höchstens 70% der Kosten müssen nach Verbrauch abgerechnet werden. Der restliche Anteil wird als Grundkosten nach Wohnfläche verteilt. Unser Rechner berücksichtigt die 50/70-Aufteilung automatisch und weist dich auf fehlende Verbrauchswerte hin.

Häufige Fehler die Vermieter vermeiden sollten

Diese fünf typischen Fehler können zu Beanstandungen führen — vermeide sie als Vermieter konsequent:

• Nicht umlagefähige Kosten — Verwaltungskosten, Reparaturen, Instandhaltung dürfen nicht umgelegt werden (§ 1 Abs. 2 BetrKV)
• Falscher Verteilerschlüssel — der Schlüssel muss dem Mietvertrag entsprechen
• Falsche Wohnfläche — bei der Flächenumlage zählen tatsächliche Wohnungs- und Gesamtwohnfläche; eine 10-%-Toleranz gilt nicht
• Fehlende Vorauszahlungen-Verrechnung — bereits geleistete Beträge müssen abgezogen werden
• Fristüberschreitung 12 Monate — Nachforderungen sind nach § 556 Abs. 3 BGB grundsätzlich ausgeschlossen; die Ausnahme bei nicht zu vertretender Verspätung bleibt bestehen

Der Online-Rechner prüft die erfassten Kostenpositionen auf ausgewählte Rechenregeln — etwa Flächenverteilung, benötigte Verbrauchswerte und Vorauszahlungen. Rechnungsinhalte, vertragliche Vereinbarungen und der tatsächliche Zugang der Abrechnung werden dadurch nicht bestätigt.

Fristen und Vermieter-Pflichten nach § 556 BGB

Als Vermieter musst du die Abrechnung innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter zustellen (§ 556 Abs. 3 S. 2 BGB). Nachforderungen sind danach grundsätzlich ausgeschlossen. Eine Ausnahme gilt, wenn du die Verspätung nicht zu vertreten hast (§ 556 Abs. 3 S. 3 BGB). Der Fristenrechner hilft dir die exakten Deadlines pro Mieter zu berechnen (BGH VIII ZR 107/08: Frist gilt für Zugang, nicht Versand).

Vermieter-Tipps für saubere Abrechnungen

Erstelle die Abrechnung fristgerecht und verwende den im Mietvertrag vereinbarten Verteilerschlüssel. Eine transparente Aufstellung reduziert Rückfragen und Widersprüche. Vergleiche deine Werte mit dem DMB-Betriebskostenspiegel — starke Abweichungen vom Bundesdurchschnitt sind Konflikt-Risiko. Unser Vermieter-Ratgeber hilft bei komplexen Fällen (Mieterwechsel, Leerstand, Mischnutzung).

Nebenkostenabrechnung im Mehrfamilienhaus

Beim Mehrfamilienhaus muss der Vermieter die Gesamtkosten korrekt auf jede Wohneinheit verteilen — und das pro Kostenart mit dem passenden Verteilerschlüssel. Unser Rechner legt die BetrKV-Kostenpositionen automatisch auf alle Mieter um: flächenabhängige Kosten (Grundsteuer, Versicherung) per Wohnflächenanteil, verbrauchsabhängige Kosten (Wasser, Heizung) nach Zählerständen oder HeizKV-Schlüssel, Müll und Aufzug typischerweise nach Personen oder Wohneinheiten. Beispiel: Ein Haus mit 4 Wohnungen (60 m², 75 m², 90 m², 75 m² = 300 m² gesamt) teilt eine Grundsteuer von 1.200 € pro Jahr exakt im Verhältnis 240 / 300 / 360 / 300 € auf — der Rechner zeigt jeden Teilbetrag pro Mieter in der Live-Vorschau. Mehr Details für die Mieter-Sicht findest du unter Nebenkosten Mietwohnung pro qm.

Mieterwechsel und unterjährige Abrechnung

Bei einem Mieterwechsel werden die jeweiligen Nutzungszeiträume in der jährlichen Abrechnung berücksichtigt. Eine sofortige Teilabrechnung zum Auszug ist nach § 556 Abs. 3 BGB nicht geschuldet. Für Heiz- und Warmwasserkosten gelten die Regeln der Zwischenablesung und Aufteilung nach § 9b HeizkostenV; eine pauschale Tagesaufteilung sämtlicher Kosten wäre unzutreffend. Erfasse je Mietpartei Einzug, Auszug und die zugehörigen Verbräuche. Leerstandsanteile bleiben beim Vermieter.

Leerstand: Verteilungsmaßstab korrekt anwenden

Steht eine Wohnung im Abrechnungszeitraum leer, darf ihr Anteil bei einer Verteilung nach Wohnfläche nicht durch eine verkleinerte Bezugsfläche auf die übrigen Mieter verschoben werden. Die tatsächliche Leerstandsfläche bleibt deshalb in der Gesamtwohnfläche enthalten; der darauf entfallende Anteil verbleibt beim Vermieter. Bei anderen wirksam vereinbarten oder gesetzlich vorgegebenen Schlüsseln, insbesondere beim Verbrauch, richtet sich die Verteilung nach dem jeweiligen Maßstab. Der Rechner weist den flächenbezogenen Leerstandsanteil nachvollziehbar dem Vermieter zu. Vertiefung unter Leerstandskosten — Vermieter trägt.

Nebenkostenrechner-Vergleich: Was andere Wege nicht können

Es gibt mehrere Wege zur Abrechnung — Excel-Vorlagen, klassische Vermieter-Software im Abo oder Prüfdienste. Die folgende Tabelle zeigt die wichtigsten Unterschiede:

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