Anleitung: Nebenkostenabrechnung in 10 Schritten (2026)

Eine Nebenkostenabrechnung erstellst du in zehn Schritten: Zeitraum festlegen, Belege sammeln, umlagefähige Kosten aussortieren, Umlageschlüssel prüfen, Gesamtkosten je Kostenart bilden, den Anteil jedes Mieters berechnen, Vorauszahlungen abziehen, die Pflichtangaben kontrollieren, die Belege bereithalten und die Abrechnung nachweisbar zustellen, spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums. Diese Anleitung geht jeden Schritt durch und endet mit einem vollständigen Rechenbeispiel.

Welche Pflichten du als Vermieter insgesamt hast, von der Belegeinsicht bis zum Eigentümerwechsel, fasst der Ratgeber Vermieter-Pflichten bei der Nebenkostenabrechnung zusammen. Willst du die Schritte nicht von Hand rechnen, kannst du deine Nebenkostenabrechnung online erstellen.

Die Grundlagen in einem Satz

Umlegen darfst du nur Betriebskosten im Sinne der Betriebskostenverordnung (BetrKV), die tatsächlich angefallen sind und deren Umlage im Mietvertrag vereinbart ist (§ 556 Abs. 1 BGB). Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 S. 2 BGB). Kommt sie später, kannst du keine Nachzahlung mehr verlangen, es sei denn, du hast die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 S. 3 BGB). Details dazu im Ratgeber zur Abrechnungsfrist.

Schritt 1: Abrechnungszeitraum festlegen

Prüfe im Mietvertrag, welcher Zeitraum vereinbart ist, meist das Kalenderjahr. Er darf höchstens zwölf Monate umfassen. Notiere außerdem Einzugs- und Auszugsdaten aller Mieter im Zeitraum; bei einem Mieterwechsel teilst du die Kosten zeitanteilig bzw. nach Zählerständen auf.

Schritt 2: Belege sammeln

Sammle alle Rechnungen, Bescheide und Verträge, die den Zeitraum betreffen: Grundsteuerbescheid, Wasser- und Abwasserabrechnung, Müllgebühren, Versicherungspolicen, Rechnungen für Hausmeister, Reinigung und Gartenpflege, die Heizkostenabrechnung des Messdienstes oder deine Brennstoffrechnungen. Ordne sie den Kostenarten des § 2 BetrKV zu. Am saubersten ordnest du nach dem Zeitraum zu, den eine Rechnung betrifft (Leistungsprinzip): Eine im Januar 2026 eingehende Rechnung für Dezember 2025 gehört dann in die Abrechnung 2025. Der BGH lässt bei den kalten Betriebskosten grundsätzlich auch die Zuordnung nach dem Zahlungsdatum zu (Abflussprinzip, Urteil vom 20.02.2008, VIII ZR 27/07). Bei einem Mieterwechsel kann das allerdings zu Verzerrungen zwischen altem und neuem Mieter führen. Für die Heizkosten gilt das nicht: Sie dürfen nur nach dem im Abrechnungszeitraum verbrauchten Brennstoff abgerechnet werden, nicht nach dem Abflussprinzip (§ 7 Abs. 2 HeizkostenV; BGH, Urteil vom 01.02.2012, VIII ZR 156/11).

Schritt 3: Nicht umlagefähige Kosten aussortieren

Verwaltungskosten sowie Instandhaltung und Reparaturen darfst du nicht umlegen (§ 1 Abs. 2 BetrKV), ebenso wenig einmalige Kosten, Finanzierungskosten oder Rücklagen. Rechnungen, die beides enthalten, etwa vom Hausmeister, teilst du auf und rechnest den Reparaturanteil heraus. Seit dem 01.07.2024 gehören auch Kabel-TV-Entgelte nicht mehr in die Abrechnung. Die vollständige Liste steht auf der Seite Nicht umlagefähige Kosten.

Schritt 4: Umlageschlüssel prüfen

Welcher Schlüssel für welche Kostenart gilt, ergibt sich aus dem Mietvertrag: Wohnfläche, Personenzahl, Wohneinheiten oder erfasster Verbrauch. Ist nichts vereinbart, gilt die Wohnfläche; verbrauchsabhängig erfasste Kosten verteilst du nach Verbrauch (§ 556a Abs. 1 BGB). Erläuterungen zu allen Schlüsseln bietet die Seite zu den Umlageschlüsseln.

Schritt 5: Gesamtkosten je Kostenart bilden

Addiere pro Kostenart alle Beträge des Zeitraums. Betrifft eine Rechnung mehrere Gebäude oder auch Gewerbeeinheiten, musst du vorher den auf die abgerechnete Wirtschaftseinheit bzw. die Wohnungen entfallenden Teil ermitteln. In der Abrechnung nennst du immer die Gesamtkosten des Hauses, nicht nur den Anteil des Mieters.

Schritt 6: Anteil jedes Mieters berechnen

Teile jede Kostenart nach ihrem Schlüssel auf: Gesamtkosten × (Anteil des Mieters ÷ Gesamtwert des Schlüssels). Beispiel Wohnfläche: 900 € Grundsteuer × 80 m² ÷ 200 m² = 360 €. Wohnt ein Mieter nur einen Teil des Jahres im Haus, rechnest du den Anteil zeitanteilig.

Schritt 7: Vorauszahlungen abziehen

Ziehe die tatsächlich geleisteten Vorauszahlungen des Mieters ab, nicht die vereinbarten. Das Ergebnis ist eine Nachzahlung oder ein Guthaben. Prüfe die Zahlungseingänge auf Lücken und Doppelbuchungen.

Schritt 8: Pflichtangaben kontrollieren

Nach der Rechtsprechung des BGH muss die Abrechnung für einen durchschnittlichen Mieter nachvollziehbar sein und mindestens enthalten:

• den Abrechnungszeitraum,
• die Gesamtkosten je Kostenart,
• die Umlageschlüssel mit einer Erläuterung, soweit sie nicht aus sich heraus verständlich sind,
• die Berechnung des Anteils des Mieters,
• den Abzug der Vorauszahlungen.

Fehlt eine dieser Angaben, ist die Abrechnung formell unwirksam, und nach Ablauf der Frist ist die Nachzahlung verloren. Ein falscher Betrag bei einer einzelnen Kostenart ist dagegen ein inhaltlicher Fehler, der nur diese Position betrifft.

Schritt 9: Belege bereithalten

Du musst die Belege nicht mitschicken, aber dem Mieter auf Verlangen Einsicht geben. Seit 2025 darfst du sie auch elektronisch bereitstellen (§ 556 Abs. 4 BGB). Scanne die Belege deshalb gleich mit ein. Heb sie mindestens auf, bis Rückforderungen des Mieters verjährt sind, also drei Jahre ab Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist. Die steuerlichen Aufbewahrungsfristen des § 147 AO (für Buchungsbelege seit 2025 acht Jahre) gelten für buchführungspflichtige Vermieter; private Vermieter trifft diese Pflicht in der Regel nicht.

Schritt 10: Nachweisbar zustellen und Fristen im Blick behalten

Stelle die Abrechnung so zu, dass du den Zugang beweisen kannst: persönliche Übergabe mit Empfangsbestätigung oder Zeugen, Bote oder Einwurf-Einschreiben. Ein Übergabe-Einschreiben, das der Mieter nicht abholt, gilt nicht als zugegangen. Per E-Mail nur, wenn der Mieter dieser Form zugestimmt hat.

Die Nachzahlung wird mit Zugang der Abrechnung fällig; ein Zahlungsziel von einigen Wochen im Anschreiben ist üblich. Der Mieter kann bis zwölf Monate nach Zugang Einwendungen erheben (§ 556 Abs. 3 S. 5 BGB). Nach der Abrechnung dürfen beide Seiten die Vorauszahlungen auf eine angemessene Höhe anpassen (§ 560 Abs. 4 BGB). Konkret absehbare Kostensteigerungen darfst du dabei einrechnen, einen pauschalen Sicherheitszuschlag nicht.

Rechenbeispiel: Zweifamilienhaus mit einer vermieteten Wohnung

Dein Zweifamilienhaus hat 200 m² Wohnfläche. Die vermietete Wohnung hat 80 m², die übrigen 120 m² bewohnst du selbst. Vereinbart ist die Umlage nach Wohnfläche, der Anteil des Mieters beträgt also 80 ÷ 200 = 40 %.

Vorauszahlungen des Mieters: 12 × 75 € = 900 €. Ergebnis: 100 € Nachzahlung. Gibt es im Haus Wasserzähler je Wohnung, verteilst du Wasser und Abwasser besser nach Verbrauch; das ist genauer und bei vorhandener Erfassung die gesetzliche Regel, wenn nichts anderes vereinbart ist.

Heizkosten: Sonderregeln der Heizkostenverordnung

Heiz- und Warmwasserkosten aus einer zentralen Anlage verteilst du nach der Heizkostenverordnung: mindestens 50 %, höchstens 70 % nach Verbrauch, der Rest nach Wohn- oder Nutzfläche oder umbautem Raum (§§ 7, 8 HeizkostenV). In bestimmten älteren Gebäuden mit Öl- oder Gasheizung sind 70 % zwingend (§ 7 Abs. 1 S. 2 HeizkostenV). Außerdem musst du die CO2-Kosten nach dem Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz (CO2KostAufG) zwischen dir und dem Mieter aufteilen und in der Abrechnung ausweisen; das Brennstoffemissionshandelsgesetz bestimmt nur den CO2-Preis. Deinen Anteil berechnest du mit dem CO2-Kostenrechner, die Regeln erklärt der Ratgeber zur CO2-Kostenaufteilung.

Ausnahme für das Beispiel: In einem Haus mit nicht mehr als zwei Wohnungen, von denen du eine selbst bewohnst, gehen vertragliche Vereinbarungen der Heizkostenverordnung vor (§ 2 HeizkostenV). Du kannst mit deinem Mieter also auch eine andere Verteilung vereinbaren. Wie du die Heizkostenabrechnung im Einzelnen erstellst, zeigt die Seite Heizkostenabrechnung erstellen, den Gesamtüberblick gibt der Ratgeber zur Heizkostenverordnung.

Praxis-Tipps

• Stammdaten einmal anlegen: Objekt- und Mieterdaten musst du jedes Jahr wieder eintragen? Eine Mietverwaltung Software für private Vermieter speichert sie und übernimmt sie in die nächste Abrechnung.
• Belege laufend sammeln: Leg zu Jahresbeginn einen Ordner, physisch oder digital, für das neue Abrechnungsjahr an.
• Nicht umlagefähiges sofort markieren: Reparaturen und Verwaltungskosten schon beim Eingang kennzeichnen.
• Frist im Kalender eintragen: Plane die Erstellung so, dass zwischen Versand und Fristende noch einige Wochen Puffer bleiben.
• Vorlage nutzen: Eine Vorlage für die Nebenkostenabrechnung gibt dir den Aufbau mit allen Pflichtangaben vor.
• Steuer mitdenken: Betriebskosten, die du selbst trägst, und die vereinnahmten Umlagen gehören in die Anlage V. Mehr dazu im Ratgeber zu den Nebenkosten in der Steuererklärung.

Wer die Berechnung nicht von Hand machen will: Der Nebenkostenrechner führt dich durch Kostenarten, Umlageschlüssel und Vorauszahlungen und erstellt daraus die Abrechnung, das PDF kostet 12,90 € je Wohneinheit. Die Vermieter-Software kannst du vorher in der kostenlosen Demo ohne Anmeldung ausprobieren. Diese Anleitung erklärt die allgemeine Rechtslage und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.

Häufige Fragen

Welche Angaben sind in einer Nebenkostenabrechnung Pflicht?

Mindestens der Abrechnungszeitraum, die Gesamtkosten je Kostenart, die Umlageschlüssel mit Erläuterung, soweit nötig, die Berechnung des Anteils des Mieters und der Abzug seiner Vorauszahlungen. Nachzahlung oder Guthaben ergeben sich daraus rechnerisch.

Bis wann muss die Nebenkostenabrechnung beim Mieter sein?

Spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums. Für das Kalenderjahr 2025 ist das der 31.12.2026. Maßgeblich ist der Zugang beim Mieter, nicht das Absendedatum.

Was passiert, wenn ich die Abrechnungsfrist verpasse?

Du kannst keine Nachzahlung mehr verlangen, außer du hast die Verspätung nicht zu vertreten, etwa weil ein Bescheid trotz rechtzeitiger Nachfrage erst nach Fristende kam. Ein Guthaben des Mieters musst du in jedem Fall auszahlen.

Darf ich alle Kosten des Hauses auf den Mieter umlegen?

Nein. Umlagefähig sind nur die Betriebskosten nach § 2 BetrKV, deren Umlage im Mietvertrag vereinbart ist. Verwaltung, Reparaturen, Instandhaltung, Rücklagen, Finanzierungskosten und der Leerstandsanteil bleiben bei dir.