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Mieter-Wissen · § 1 BetrKV

Nicht umlagefähige Kosten:
Diese Positionen darf der Vermieter NICHT abrechnen

Nebenkostenabrechnungen können Positionen enthalten, die nach § 1 Abs. 2 BetrKV oder § 556 BGB nicht auf den Mieter umgelegt werden dürfen.

Hier findest du die 11 wichtigsten Kategorien nicht umlagefähiger Kosten — mit Paragraf, einem frei gewählten Rechenbeispiel und einem konkreten Tipp, wie du sie in deiner Abrechnung erkennst.

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Schnellantwort: Was darf der Vermieter NICHT umlegen?

Laut § 1 Abs. 2 BetrKV sind Verwaltungskosten und Instandhaltungs-/Reparaturkosten ausdrücklich von den umlagefähigen Betriebskosten ausgenommen. Dazu kommen aus Rechtsprechung und Praxis weitere Kostenarten, die der Vermieter nicht auf den Mieter umlegen darf: Leerstandsanteile, Modernisierungskosten, bestimmte Versicherungen, Mahn- und Inkassokosten, WEG-Verwaltung, Rücklagen, Eigenverwaltung und (seit 01.07.2024) Kabel-/Breitband-Neuverträge. Insgesamt sind hier 11 Kategorien zusammengefasst.

1. Verwaltungskosten (Hausverwaltung,2. Instandhaltung &3. Leerstandskosten 4. Versicherungen außerhalb 5. Kosten der 6. Modernisierungskosten 7. Mahnkosten, Inkasso,8. Kosten der 9. Rücklagen und 10. Wartung mit 11. Kabel-/Breitband-Gebühren (Neuverträge

Die 11 Kategorien nicht umlagefähiger Kosten

Verwaltungskosten (Hausverwaltung, Buchhaltung, Bankgebühren)

Was ist konkret nicht umlagefähig?

Alle Kosten, die mit der kaufmännischen Verwaltung des Hauses zu tun haben — Gehälter der Hausverwaltung, Buchhaltung, Mietabrechnung, Mahnwesen, Kontoführung, Beiträge zu Eigentümerverbänden, Geschäftsführungskosten und das ganze Drumherum. Per Gesetz ausdrücklich aus den umlagefähigen Betriebskosten ausgenommen.

Vereinfachtes Rechenbeispiel mit frei gewählten Werten

Eine Hausverwaltung berechnet 25 € pro Wohneinheit und Monat als „Verwaltungspauschale" und legt diese mit auf die Nebenkostenabrechnung. 300 € pro Jahr — komplett unzulässig.

So erkennst du das in deiner Abrechnung

Achte auf Positionen mit den Stichworten „Verwaltung", „Verwaltungskosten", „Hausverwaltung", „Verwaltungspauschale", „Buchhaltung", „Kontoführung", „Bankgebühren", „SEPA-Lastschrift" oder „Mahngebühren".

§ 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV

Instandhaltung & Reparaturen

Was ist konkret nicht umlagefähig?

Alle Kosten zur Behebung von Schäden und zur Erhaltung der Substanz: Reparaturen, Erneuerungen, Austausch defekter Bauteile. Die Grenze zur umlagefähigen Wartung ist fließend — regelmäßige Wartung der Heizungsanlage darf umgelegt werden, der Austausch eines defekten Brenners oder einer Therme aber nicht.

Vereinfachtes Rechenbeispiel mit frei gewählten Werten

In der Position „Heizungswartung" stecken zusätzlich 280 € für den Austausch eines defekten Magnetventils. Der Wartungsanteil ist umlagefähig, die Reparatur nicht — der Vermieter muss die 280 € herausrechnen.

So erkennst du das in deiner Abrechnung

Verdächtig sind ungewöhnlich hohe Wartungs- oder „Service"-Positionen. Belegeinsicht anfordern und prüfen, ob auf den Rechnungen Reparaturpositionen, Ersatzteile (Pumpe, Ventil, Brenner, Dichtung), Demontage- oder Notdienstkosten auftauchen.

§ 1 Abs. 2 Nr. 2 BetrKV

Leerstandskosten

Was ist konkret nicht umlagefähig?

Bei leerstehenden Wohnungen muss der Vermieter den anteiligen Kostenanteil selbst tragen — er hat keinen Mieter, also auch keine Umlage. Wer die Gesamtkosten des Hauses einfach durch die Anzahl der vermieteten Einheiten teilt (statt durch alle Einheiten), wälzt den Leerstand still auf die Bestandsmieter ab.

Vereinfachtes Rechenbeispiel mit frei gewählten Werten

Im Haus mit 10 Wohneinheiten stehen zwei leer. Der Vermieter teilt 12.000 € Betriebskosten nicht durch 10 (= 1.200 €), sondern durch 8 vermietete Einheiten (= 1.500 €) — pro Mieter 300 € zu viel.

So erkennst du das in deiner Abrechnung

Vergleiche die Wohnfläche oder Personenanzahl in der Abrechnung mit der Hausgröße. Wenn die Summe aller Mieteranteile genau 100 % der Hauskosten ergibt — obwohl Wohnungen leer stehen — wurde der Leerstand mitumgelegt.

§ 556a Abs. 1 BGB

Versicherungen außerhalb Sach- und Haftpflicht

Was ist konkret nicht umlagefähig?

Umlagefähig sind ausschließlich Sach- und Haftpflichtversicherungen für das Gebäude (Gebäudeversicherung, Glasversicherung, Haus- und Grundbesitzerhaftpflicht, Öltank-Haftpflicht). Rechtsschutzversicherungen, Mietausfallversicherungen, Vermögensschadensversicherungen oder Versicherungen für die persönlichen Risiken des Vermieters sind nicht umlagefähig.

Vereinfachtes Rechenbeispiel mit frei gewählten Werten

Eine „Mietausfall- und Rechtsschutzversicherung" für 180 € pro Jahr wird unter „Versicherungen" mit auf die Mieter verteilt. Die schützt aber nur den Vermieter vor Mietausfall — und ist daher zu 100 % unzulässig.

So erkennst du das in deiner Abrechnung

Versicherungs-Position aufschlüsseln lassen. Auf dem Beleg muss „Wohngebäudeversicherung" oder „Haus- und Grundbesitzerhaftpflicht" stehen. „Rechtsschutz", „Mietausfall", „Vermögensschaden", „D&O" oder „Inhaltsversicherung" sind nicht umlagefähig.

§ 2 Nr. 13 BetrKV

Kosten der Eigenverwaltung (vermietereigene Arbeit)

Was ist konkret nicht umlagefähig?

Wenn der Vermieter selbst Hausmeisterarbeiten, Gartenpflege oder die Hausreinigung übernimmt, darf er dafür keinen fiktiven Stundenlohn auf die Mieter umlegen. Erstattungsfähig sind nur tatsächliche Auslagen (Material, Werkzeug-Verbrauch, Fremdleistungen). Die Eigenarbeit selbst gehört zur Vermieter-Sphäre.

Vereinfachtes Rechenbeispiel mit frei gewählten Werten

Der Vermieter rechnet 30 Stunden Eigenarbeit á 25 € als „Hausmeisterleistung" ab — 750 € jährlich. Da er kein angestellter Hausmeister ist und keine Lohnnachweise existieren, ist die Position unzulässig.

So erkennst du das in deiner Abrechnung

Achte auf „Hausmeister Eigenleistung", „Hausmeister Pauschal" oder „eigene Verwaltung" — wenn keine Rechnung eines externen Dienstleisters dahintersteht, ist es Eigenarbeit. Belegeinsicht zeigt schnell, ob es einen echten Vertrag mit einem Hausmeisterdienst gibt.

§ 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV

Modernisierungskosten

Was ist konkret nicht umlagefähig?

Modernisierungen verbessern die Wohnqualität, sparen Energie ein oder bringen die Substanz auf einen neuen Stand. Sie sind keine Betriebskosten, sondern können über die Modernisierungsumlage (§ 559 BGB) auf die Kaltmiete aufgeschlagen werden — maximal 8 % der Modernisierungskosten pro Jahr, gedeckelt. In der Nebenkostenabrechnung haben Modernisierungen nichts verloren.

Vereinfachtes Rechenbeispiel mit frei gewählten Werten

Eine neue Brennwertheizung kostet 18.000 €. Der Vermieter legt das einmalig als „Heizungsmodernisierung" mit 1.800 € auf 10 Mieter um. Korrekt wäre: 8 % von 18.000 € = 1.440 € pro Jahr als Modernisierungsumlage auf die Kaltmiete — und nur über § 559 BGB mit Ankündigung.

So erkennst du das in deiner Abrechnung

Stutzig werden bei einmaligen, hohen Positionen wie „Heizungsmodernisierung", „Dämmung", „Fensteraustausch", „Solaranlage", „Wärmepumpe", „Aufzugmodernisierung" oder „energetische Sanierung". Modernisierungen müssen 3 Monate vorher schriftlich angekündigt werden — fehlt diese Ankündigung, ist die Umlage doppelt fragwürdig.

§ 559 BGB · § 1 Abs. 2 Nr. 2 BetrKV

Mahnkosten, Inkasso, Rechtsverfolgung

Was ist konkret nicht umlagefähig?

Mahngebühren, Inkasso-Pauschalen, Anwaltskosten zur Forderungseintreibung, Gerichtskosten gegen säumige Mieter, Vollstreckungskosten — alles, was zur Beitreibung von Mieten oder Forderungen gehört, ist Verwaltungsaufwand des Vermieters. Niemals umlagefähig.

Vereinfachtes Rechenbeispiel mit frei gewählten Werten

Unter „sonstige Betriebskosten" tauchen 60 € „Mahnpauschale" und 110 € „Inkasso-Kostenpauschale" auf. Beide Posten zusammen 170 € pro Jahr — vollständig unzulässig, gehören in die Privatkalkulation des Vermieters.

So erkennst du das in deiner Abrechnung

Verdächtige Begriffe: „Mahnpauschale", „Mahnkosten", „Inkasso", „Forderungsmanagement", „Anwaltskosten", „Gerichtskosten", „Vollstreckung", „Räumungskosten" oder „Klagekosten". Auch versteckt unter „sonstige Kosten" prüfen.

§ 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV

Kosten der Eigentümerversammlung (WEG)

Was ist konkret nicht umlagefähig?

Bei vermieteten Eigentumswohnungen rechnet die WEG-Hausverwaltung die Hausgeldabrechnung gegenüber dem Vermieter ab. Darin enthalten sind oft auch Kosten für die Eigentümerversammlung (Saalmiete, Protokollführung, Versendung der Einladung, Beschlusssammlung) — die gehören zur WEG-Verwaltung und sind nicht auf den Mieter umlagefähig.

Vereinfachtes Rechenbeispiel mit frei gewählten Werten

Aus dem Hausgeld werden „Verwaltervergütung" und „Kosten ETV" (Eigentümerversammlung) mit jeweils 12 € pro Monat in die Nebenkostenabrechnung übernommen. 288 € pro Jahr — beide Positionen unzulässig.

So erkennst du das in deiner Abrechnung

Wenn du in einer Eigentumswohnung wohnst und der Vermieter Positionen der WEG-Hausgeldabrechnung 1:1 weitergibt: prüfen lassen. Verdächtig: „Verwaltervergütung WEG", „Kosten Eigentümerversammlung", „Beirat", „Sonderumlage", „Beschlusssammlung", „Protokoll".

§ 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV · § 28 WEG

Rücklagen und Instandhaltungsrücklage

Was ist konkret nicht umlagefähig?

Bei Eigentumswohnungen führt jeder Eigentümer eine Instandhaltungsrücklage an die WEG ab. Diese Rücklage finanziert künftige Reparaturen am Gemeinschaftseigentum und ist Eigentümer-Pflicht. Auf den Mieter umgelegt werden darf sie nicht — auch nicht anteilig, auch nicht versteckt.

Vereinfachtes Rechenbeispiel mit frei gewählten Werten

Vermieter zahlt 0,80 €/m²/Monat Rücklage an die WEG. Bei 75 m² Wohnung sind das 720 € pro Jahr. Wird das in der Abrechnung als „Rücklage anteilig" oder „Sonderumlage" auf den Mieter umgelegt, fordert er die kompletten 720 € zurück.

So erkennst du das in deiner Abrechnung

Suchstichworte: „Instandhaltungsrücklage", „Rücklage", „Erhaltungsrücklage", „Reparaturrücklage", „Sonderumlage" (zum Aufstocken der Rücklage). Prüfe bei einer vermieteten Eigentumswohnung insbesondere, ob Positionen aus der Hausgeldabrechnung ungefiltert übernommen wurden.

§ 1 Abs. 2 Nr. 2 BetrKV · § 28 Abs. 1 Nr. 1 WEG

Wartung mit Reparaturanteil (Hausmeister-Mischkosten)

Was ist konkret nicht umlagefähig?

Klassisches Mischkosten-Problem: Der Hausmeister-Service deckt sowohl laufende Aufgaben (Reinigung, Streupflicht, Gartenpflege, Kontrolle) als auch Reparaturen, Eigenverwaltung und Mietersprechstunden ab. Umlagefähig ist nur der laufende Anteil — die Aufteilung muss in der Abrechnung erkennbar sein. Wer eine pauschale „Hausmeister"-Position ohne Aufschlüsselung umlegt, schließt automatisch unzulässige Teile mit ein.

Vereinfachtes Rechenbeispiel mit frei gewählten Werten

Hausmeister-Pauschale 110 € pro Monat ohne Aufschlüsselung — laut Vertrag 30 % Reparaturen / 70 % laufende Tätigkeiten. Heißt: 33 € pro Monat sind nicht umlagefähig, das sind 396 € pro Jahr für ein 10-Parteien-Haus — also rund 40 € pro Mieter zurückzufordern.

So erkennst du das in deiner Abrechnung

Hausmeister-Position ohne Aufstellung der einzelnen Tätigkeiten ist verdächtig. Belegeinsicht anfordern, Hausmeistervertrag zeigen lassen. Wenn dort „Reparaturen bis 100 €", „Kleinreparaturen", „Mietersprechstunde", „Wohnungsübergabe" oder „Schlüsseldienst" auftauchen, gehört diese Zeit raus.

§ 2 Nr. 14 BetrKV · § 1 Abs. 2 BetrKV

Kabel-/Breitband-Gebühren (Neuverträge seit 01.07.2024 — TKG-Novelle § 72)

Was ist konkret nicht umlagefähig?

Mit der TKG-Novelle vom 01.07.2024 ist das sogenannte Nebenkostenprivileg für Kabel-/Antennen-/Breitbandverträge ersatzlos abgeschafft worden. Vermieter dürfen Kabelanschluss-, Glasfaser- oder DSL-Sammelverträge nicht mehr pauschal auf die Mieter umlegen — auch nicht über die Position „Gemeinschaftsantenne / Kabelanschluss". Mieter schließen ihren TV-/Internet-Vertrag seit 01.07.2024 direkt mit dem Anbieter ab. Altverträge mit Abrechnungsende bis 30.06.2024 (Übergangsfrist) bleiben einmalig umlagefähig.

Vereinfachtes Rechenbeispiel mit frei gewählten Werten

Vermieter rechnet für 2025 weiterhin 8 € pro Monat „Kabel-Sammelvertrag Vodafone" auf 24 Wohneinheiten ab — 96 € pro Mieter und Jahr. Da der Abrechnungszeitraum komplett nach dem 01.07.2024 liegt, ist die gesamte Position unzulässig — 96 € pro Mieter rückforderbar plus rückwirkend für Abrechnungen ab 07/2024.

So erkennst du das in deiner Abrechnung

Suchstichworte: „Kabelanschluss", „Kabel-TV", „Breitbandkabel", „Sammelvertrag Vodafone/Tele Columbus/PYUR", „Glasfaser-Sammelvertrag", „Multimedia-Anschluss", „TV-Versorgung". Wenn der Abrechnungszeitraum nach dem 30.06.2024 endet: kompletter Betrag unzulässig. Bei Mischzeiträumen (z.B. 01.01.2024–31.12.2024): nur Anteil bis 30.06.2024 zulässig — den Rest (Juli–Dezember) zurückfordern.

§ 72 Abs. 1 TKG · § 230 Abs. 5 TKG · § 2 Nr. 15 BetrKV a.F.

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So findest du nicht umlagefähige Kosten Schritt für Schritt

Diese 5-Schritt-Checkliste führt dich durch wichtige Hinweise in einer Wohnraum-Nebenkostenabrechnung.

1
Mietvertrag öffnen
Schau im Mietvertrag nach, welche Kostenarten ausdrücklich als umlagefähig vereinbart sind. Nur Positionen aus § 2 BetrKV plus explizit benannte „sonstige Betriebskosten" dürfen abgerechnet werden. Alles andere ist tabu.
2
Verwaltungs-Stichworte scannen
Markiere in der Abrechnung jede Zeile mit „Verwaltung", „Hausverwaltung", „Buchhaltung", „Mahnkosten", „Bankgebühren", „Inkasso" oder „Rechtsverfolgung". Diese Positionen sind fast immer unzulässig (Kategorien 1 + 7).
3
Reparatur- und Modernisierungs-Stichworte prüfen
Suche „Reparatur", „Instandsetzung", „Modernisierung", „Erneuerung", „Austausch", „Sanierung" oder „Investition". Diese Begriffe gehören nicht in eine Betriebskostenabrechnung (Kategorien 2 + 6).
4
Rücklage und WEG-Posten markieren
Bei Eigentumswohnungen: Rücklagen, Sonderumlagen, „Kosten Eigentümerversammlung", „Verwaltervergütung WEG" — alle vier sind unzulässig (Kategorien 8 + 9). Tipp: Hausgeldabrechnung der WEG ansehen.
5
Belegeinsicht anfordern und summieren
Für jede verdächtige Position Belegeinsicht nach § 259 BGB verlangen und die unzulässigen Beträge anhand der Belege zusammenrechnen.

Wichtig zur 12-Monats-Frist: Nach § 556 Abs. 3 BGB hast du zwölf Monate ab Zugang der Abrechnung Zeit, schriftlich zu widersprechen. Danach kannst du auch korrekte Einwände in der Regel nicht mehr durchsetzen. Zahle eine strittige Nachforderung im Zweifel unter Vorbehalt — das wahrt deine Rechte.

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Häufige Fragen zu nicht umlagefähigen Kosten

Was bedeutet „nicht umlagefähig" genau?+

„Nicht umlagefähig" sind alle Kosten, die der Vermieter laut Gesetz nicht über die Betriebskostenabrechnung auf den Mieter abwälzen darf. § 1 Abs. 2 BetrKV nennt zwei Hauptgruppen ausdrücklich: Verwaltungskosten und Instandhaltungs-/Instandsetzungskosten. Dazu kommen Modernisierungskosten, Rücklagen, Mahn- und Inkassokosten, Eigenverwaltung, Leerstandsanteile, bestimmte Versicherungen und WEG-Verwaltungskosten. Tauchen solche Positionen trotzdem auf, kannst du sie zurückfordern.

Welche Kosten sind sicher umlagefähig?+

§ 2 BetrKV nennt 17 Positionen: Grundsteuer, Wasserversorgung, Abwasser, Heizung, Warmwasser, verbundene Heizungs-/Warmwasseranlage, Aufzug, Straßenreinigung und Müllabfuhr, Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung, Gartenpflege, Beleuchtung, Schornsteinreinigung, Sach- und Haftpflichtversicherung, Hausmeister (laufende Tätigkeit), Gemeinschaftsantenne/Kabelanschluss bis Juli 2024, Wäschepflege sowie „sonstige Betriebskosten" — letztere aber nur, wenn sie ausdrücklich im Mietvertrag genannt sind.

Was kann ich tun, wenn der Vermieter unzulässige Kosten umgelegt hat?+

Erstens: Widerspruch innerhalb von 12 Monaten nach Zugang der Abrechnung einlegen (§ 556 Abs. 3 BGB). Zweitens: Belegeinsicht nach § 259 BGB anfordern. Drittens: Strittige Beträge unter Vorbehalt zahlen — so erhältst du dein Druckmittel. Lena erstellt dir unter /widerspruch einen Widerspruchsentwurf. Alternativ kannst du deine Abrechnung beim KI-Check hochladen und dokumentbezogen prüfen lassen.

Wie ermittle ich den möglichen Rückforderungsbetrag?+

Die mögliche Rückforderung entspricht den Beträgen, die im konkreten Fall zu Unrecht angesetzt wurden. Eine belastbare allgemeine Durchschnittsspanne gibt es dafür nicht. Prüfe deshalb jede verdächtige Position anhand deiner Abrechnung und der zugehörigen Belege.

Muss ich die strittige Nachzahlung trotzdem überweisen?+

Du musst nicht den strittigen Betrag bezahlen, solltest aber pragmatisch sein: Zahle den unstrittigen Teil pünktlich, den strittigen Teil entweder gar nicht oder „unter Vorbehalt der Rückforderung" — schriftlich vermerken. Bei einer unstrittigen Bezahlung gilt die Abrechnung als anerkannt, was deinen späteren Rückforderungsanspruch erschweren kann. Sicherheit gibt der Vorbehalt: er wahrt deine Rechte ohne Streit auszulösen.

Was, wenn der Mietvertrag Verwaltungskosten ausdrücklich erlaubt?+

Eine Klausel im Mietvertrag, die ausdrücklich „Verwaltungskosten" oder „Instandhaltung" auf den Mieter umlegen will, ist unwirksam — § 556 Abs. 1 BGB in Verbindung mit § 1 Abs. 2 BetrKV. Bei Wohnraummietverträgen sind nur die in § 2 BetrKV genannten Positionen umlagefähig. Die ausdrückliche gesetzliche Ausnahme von Verwaltung und Instandhaltung lässt sich auch nicht durch eine individuelle Vereinbarung aushebeln. Hier hilft im Zweifel der Mieterverein oder ein Fachanwalt.

Die wichtigsten Paragrafen im Überblick

§ 1 Abs. 2 BetrKV

Was sind keine Betriebskosten?

Verwaltungskosten und Instandhaltungs-/Instandsetzungskosten sind ausdrücklich aus den umlagefähigen Betriebskosten ausgenommen — und damit Vermieter-Sache.

§ 2 BetrKV

Welche 17 Kosten dürfen umgelegt werden?

Abschließende Liste der 17 umlagefähigen Kostenarten — von Grundsteuer über Heizung bis Hausmeister-Pauschale. Alles außerhalb der Liste braucht eine separate Vereinbarung.

§ 556 Abs. 3 BGB

12-Monats-Frist für Widerspruch

Du hast 12 Monate nach Zugang der Abrechnung Zeit, schriftlich zu widersprechen — danach sind Einwände in der Regel ausgeschlossen.

§ 259 BGB

Recht auf Belegeinsicht

Jede Mieterin und jeder Mieter darf Einsicht in die Originalbelege verlangen. Wird die Einsicht verweigert, entsteht ein Zurückbehaltungsrecht für die Nachzahlung.

§ 559 BGB

Modernisierungsumlage statt Betriebskosten

Modernisierungen werden NICHT über die Nebenkostenabrechnung umgelegt — sondern mit max. 8 % auf die Kaltmiete, nach vorheriger schriftlicher Ankündigung.

Leerstand trägt der Vermieter

Höchstrichterlich entschieden: Kosten für leerstehende Wohnungen muss der Vermieter selbst tragen — Bestandsmieter dürfen den Leerstand nicht mitfinanzieren.

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Mieter-Wissen · § 1 BetrKV

Nicht umlagefähige Kosten:
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Nebenkostenabrechnungen können Positionen enthalten, die nach § 1 Abs. 2 BetrKV oder § 556 BGB nicht auf den Mieter umgelegt werden dürfen.

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Die 11 Kategorien nicht umlagefähiger Kosten

Verwaltungskosten (Hausverwaltung, Buchhaltung, Bankgebühren)

Was ist konkret nicht umlagefähig?

Vereinfachtes Rechenbeispiel mit frei gewählten Werten

Eine Hausverwaltung berechnet 25 € pro Wohneinheit und Monat als „Verwaltungspauschale" und legt diese mit auf die Nebenkostenabrechnung. 300 € pro Jahr — komplett unzulässig.

So erkennst du das in deiner Abrechnung

§ 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV

Instandhaltung & Reparaturen

Was ist konkret nicht umlagefähig?

Vereinfachtes Rechenbeispiel mit frei gewählten Werten

So erkennst du das in deiner Abrechnung

§ 1 Abs. 2 Nr. 2 BetrKV

Leerstandskosten

Was ist konkret nicht umlagefähig?

Vereinfachtes Rechenbeispiel mit frei gewählten Werten

So erkennst du das in deiner Abrechnung

§ 556a Abs. 1 BGB

Versicherungen außerhalb Sach- und Haftpflicht

Was ist konkret nicht umlagefähig?

Vereinfachtes Rechenbeispiel mit frei gewählten Werten

So erkennst du das in deiner Abrechnung

§ 2 Nr. 13 BetrKV

Kosten der Eigenverwaltung (vermietereigene Arbeit)

Was ist konkret nicht umlagefähig?

Vereinfachtes Rechenbeispiel mit frei gewählten Werten

So erkennst du das in deiner Abrechnung

§ 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV

Modernisierungskosten

Was ist konkret nicht umlagefähig?

Vereinfachtes Rechenbeispiel mit frei gewählten Werten

So erkennst du das in deiner Abrechnung

§ 559 BGB · § 1 Abs. 2 Nr. 2 BetrKV

Mahnkosten, Inkasso, Rechtsverfolgung

Was ist konkret nicht umlagefähig?

Vereinfachtes Rechenbeispiel mit frei gewählten Werten

So erkennst du das in deiner Abrechnung

§ 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV

Kosten der Eigentümerversammlung (WEG)

Was ist konkret nicht umlagefähig?

Vereinfachtes Rechenbeispiel mit frei gewählten Werten

So erkennst du das in deiner Abrechnung

§ 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV · § 28 WEG

Rücklagen und Instandhaltungsrücklage

Was ist konkret nicht umlagefähig?

Vereinfachtes Rechenbeispiel mit frei gewählten Werten

So erkennst du das in deiner Abrechnung

§ 1 Abs. 2 Nr. 2 BetrKV · § 28 Abs. 1 Nr. 1 WEG

Wartung mit Reparaturanteil (Hausmeister-Mischkosten)

Was ist konkret nicht umlagefähig?

Vereinfachtes Rechenbeispiel mit frei gewählten Werten

So erkennst du das in deiner Abrechnung

§ 2 Nr. 14 BetrKV · § 1 Abs. 2 BetrKV

Kabel-/Breitband-Gebühren (Neuverträge seit 01.07.2024 — TKG-Novelle § 72)

Was ist konkret nicht umlagefähig?

Vereinfachtes Rechenbeispiel mit frei gewählten Werten

So erkennst du das in deiner Abrechnung

§ 72 Abs. 1 TKG · § 230 Abs. 5 TKG · § 2 Nr. 15 BetrKV a.F.

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Diese 5-Schritt-Checkliste führt dich durch wichtige Hinweise in einer Wohnraum-Nebenkostenabrechnung.

1
Mietvertrag öffnen
Schau im Mietvertrag nach, welche Kostenarten ausdrücklich als umlagefähig vereinbart sind. Nur Positionen aus § 2 BetrKV plus explizit benannte „sonstige Betriebskosten" dürfen abgerechnet werden. Alles andere ist tabu.
2
Verwaltungs-Stichworte scannen
Markiere in der Abrechnung jede Zeile mit „Verwaltung", „Hausverwaltung", „Buchhaltung", „Mahnkosten", „Bankgebühren", „Inkasso" oder „Rechtsverfolgung". Diese Positionen sind fast immer unzulässig (Kategorien 1 + 7).
3
Reparatur- und Modernisierungs-Stichworte prüfen
Suche „Reparatur", „Instandsetzung", „Modernisierung", „Erneuerung", „Austausch", „Sanierung" oder „Investition". Diese Begriffe gehören nicht in eine Betriebskostenabrechnung (Kategorien 2 + 6).
4
Rücklage und WEG-Posten markieren
Bei Eigentumswohnungen: Rücklagen, Sonderumlagen, „Kosten Eigentümerversammlung", „Verwaltervergütung WEG" — alle vier sind unzulässig (Kategorien 8 + 9). Tipp: Hausgeldabrechnung der WEG ansehen.
5
Belegeinsicht anfordern und summieren
Für jede verdächtige Position Belegeinsicht nach § 259 BGB verlangen und die unzulässigen Beträge anhand der Belege zusammenrechnen.

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Häufige Fragen zu nicht umlagefähigen Kosten

Was bedeutet „nicht umlagefähig" genau?+

Welche Kosten sind sicher umlagefähig?+

Was kann ich tun, wenn der Vermieter unzulässige Kosten umgelegt hat?+

Wie ermittle ich den möglichen Rückforderungsbetrag?+

Muss ich die strittige Nachzahlung trotzdem überweisen?+

Was, wenn der Mietvertrag Verwaltungskosten ausdrücklich erlaubt?+

Die wichtigsten Paragrafen im Überblick

§ 1 Abs. 2 BetrKV

Was sind keine Betriebskosten?

Verwaltungskosten und Instandhaltungs-/Instandsetzungskosten sind ausdrücklich aus den umlagefähigen Betriebskosten ausgenommen — und damit Vermieter-Sache.

§ 2 BetrKV

Welche 17 Kosten dürfen umgelegt werden?

Abschließende Liste der 17 umlagefähigen Kostenarten — von Grundsteuer über Heizung bis Hausmeister-Pauschale. Alles außerhalb der Liste braucht eine separate Vereinbarung.

§ 556 Abs. 3 BGB

12-Monats-Frist für Widerspruch

Du hast 12 Monate nach Zugang der Abrechnung Zeit, schriftlich zu widersprechen — danach sind Einwände in der Regel ausgeschlossen.

§ 259 BGB

Recht auf Belegeinsicht

Jede Mieterin und jeder Mieter darf Einsicht in die Originalbelege verlangen. Wird die Einsicht verweigert, entsteht ein Zurückbehaltungsrecht für die Nachzahlung.

§ 559 BGB

Modernisierungsumlage statt Betriebskosten

Modernisierungen werden NICHT über die Nebenkostenabrechnung umgelegt — sondern mit max. 8 % auf die Kaltmiete, nach vorheriger schriftlicher Ankündigung.

Leerstand trägt der Vermieter

Höchstrichterlich entschieden: Kosten für leerstehende Wohnungen muss der Vermieter selbst tragen — Bestandsmieter dürfen den Leerstand nicht mitfinanzieren.

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Nicht umlagefähige Kosten: Diese Positionen darf der Vermieter NICHT abrechnen

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Die 11 Kategorien nicht umlagefähiger Kosten

Verwaltungskosten (Hausverwaltung, Buchhaltung, Bankgebühren)

Instandhaltung & Reparaturen

Leerstandskosten

Versicherungen außerhalb Sach- und Haftpflicht

Kosten der Eigenverwaltung (vermietereigene Arbeit)

Modernisierungskosten

Mahnkosten, Inkasso, Rechtsverfolgung

Kosten der Eigentümerversammlung (WEG)

Rücklagen und Instandhaltungsrücklage

Wartung mit Reparaturanteil (Hausmeister-Mischkosten)

Kabel-/Breitband-Gebühren (Neuverträge seit 01.07.2024 — TKG-Novelle § 72)

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Rücklage und WEG-Posten markieren

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Häufige Fragen zu nicht umlagefähigen Kosten

Die wichtigsten Paragrafen im Überblick

Was sind keine Betriebskosten?

Welche 17 Kosten dürfen umgelegt werden?

12-Monats-Frist für Widerspruch

Recht auf Belegeinsicht

Modernisierungsumlage statt Betriebskosten

Leerstand trägt der Vermieter

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Nicht umlagefähige Kosten: Diese Positionen darf der Vermieter NICHT abrechnen

Schnellantwort: Was darf der Vermieter NICHT umlegen?

Die 11 Kategorien nicht umlagefähiger Kosten

Verwaltungskosten (Hausverwaltung, Buchhaltung, Bankgebühren)

Instandhaltung & Reparaturen

Leerstandskosten

Versicherungen außerhalb Sach- und Haftpflicht

Kosten der Eigenverwaltung (vermietereigene Arbeit)

Modernisierungskosten

Mahnkosten, Inkasso, Rechtsverfolgung

Kosten der Eigentümerversammlung (WEG)

Rücklagen und Instandhaltungsrücklage

Wartung mit Reparaturanteil (Hausmeister-Mischkosten)

Kabel-/Breitband-Gebühren (Neuverträge seit 01.07.2024 — TKG-Novelle § 72)

Keine Zeit für die 11-Kategorien-Detailprüfung?

So findest du nicht umlagefähige Kosten Schritt für Schritt

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Rücklage und WEG-Posten markieren

Belegeinsicht anfordern und summieren

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Häufige Fragen zu nicht umlagefähigen Kosten

Die wichtigsten Paragrafen im Überblick

Was sind keine Betriebskosten?

Welche 17 Kosten dürfen umgelegt werden?

12-Monats-Frist für Widerspruch

Recht auf Belegeinsicht

Modernisierungsumlage statt Betriebskosten

Leerstand trägt der Vermieter

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Nicht umlagefähige Kosten:
Diese Positionen darf der Vermieter NICHT abrechnen

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Diese Positionen darf der Vermieter NICHT abrechnen