Nicht umlagefähige Kosten:
Diese Positionen darf der Vermieter NICHT abrechnen

Was ist konkret nicht umlagefähig?

Alle Kosten, die mit der kaufmännischen Verwaltung des Hauses zu tun haben — Gehälter der Hausverwaltung, Buchhaltung, Mietabrechnung, Mahnwesen, Kontoführung, Beiträge zu Eigentümerverbänden, Geschäftsführungskosten und das ganze Drumherum. Per Gesetz ausdrücklich aus den umlagefähigen Betriebskosten ausgenommen.

Was ist konkret nicht umlagefähig?

Alle Kosten zur Behebung von Schäden und zur Erhaltung der Substanz: Reparaturen, Erneuerungen, Austausch defekter Bauteile. Die Grenze zur umlagefähigen Wartung ist fließend — regelmäßige Wartung der Heizungsanlage darf umgelegt werden, der Austausch eines defekten Brenners oder einer Therme aber nicht.

Was ist konkret nicht umlagefähig?

Bei leerstehenden Wohnungen muss der Vermieter den anteiligen Kostenanteil selbst tragen — er hat keinen Mieter, also auch keine Umlage. Wer die Gesamtkosten des Hauses einfach durch die Anzahl der vermieteten Einheiten teilt (statt durch alle Einheiten), wälzt den Leerstand still auf die Bestandsmieter ab.

Was ist konkret nicht umlagefähig?

Umlagefähig sind ausschließlich Sach- und Haftpflichtversicherungen für das Gebäude (Gebäudeversicherung, Glasversicherung, Haus- und Grundbesitzerhaftpflicht, Öltank-Haftpflicht). Rechtsschutzversicherungen, Mietausfallversicherungen, Vermögensschadensversicherungen oder Versicherungen für die persönlichen Risiken des Vermieters sind nicht umlagefähig.

Was ist konkret nicht umlagefähig?

Wenn der Vermieter selbst Hausmeisterarbeiten, Gartenpflege oder die Hausreinigung übernimmt, darf er dafür keinen fiktiven Stundenlohn auf die Mieter umlegen. Erstattungsfähig sind nur tatsächliche Auslagen (Material, Werkzeug-Verbrauch, Fremdleistungen). Die Eigenarbeit selbst gehört zur Vermieter-Sphäre.

Was ist konkret nicht umlagefähig?

Modernisierungen verbessern die Wohnqualität, sparen Energie ein oder bringen die Substanz auf einen neuen Stand. Sie sind keine Betriebskosten, sondern können über die Modernisierungsumlage (§ 559 BGB) auf die Kaltmiete aufgeschlagen werden — maximal 8 % der Modernisierungskosten pro Jahr, gedeckelt. In der Nebenkostenabrechnung haben Modernisierungen nichts verloren.

Was ist konkret nicht umlagefähig?

Mahngebühren, Inkasso-Pauschalen, Anwaltskosten zur Forderungseintreibung, Gerichtskosten gegen säumige Mieter, Vollstreckungskosten — alles, was zur Beitreibung von Mieten oder Forderungen gehört, ist Verwaltungsaufwand des Vermieters. Niemals umlagefähig.

Was ist konkret nicht umlagefähig?

Bei vermieteten Eigentumswohnungen rechnet die WEG-Hausverwaltung die Hausgeldabrechnung gegenüber dem Vermieter ab. Darin enthalten sind oft auch Kosten für die Eigentümerversammlung (Saalmiete, Protokollführung, Versendung der Einladung, Beschlusssammlung) — die gehören zur WEG-Verwaltung und sind nicht auf den Mieter umlagefähig.

Was ist konkret nicht umlagefähig?

Bei Eigentumswohnungen führt jeder Eigentümer eine Instandhaltungsrücklage an die WEG ab — typisch 0,50 – 1,50 €/m²/Monat. Diese Rücklage finanziert künftige Reparaturen am Gemeinschaftseigentum und ist Eigentümer-Pflicht. Auf den Mieter umgelegt werden darf sie nicht — auch nicht anteilig, auch nicht versteckt.

Was ist konkret nicht umlagefähig?

Klassisches Mischkosten-Problem: Der Hausmeister-Service deckt sowohl laufende Aufgaben (Reinigung, Streupflicht, Gartenpflege, Kontrolle) als auch Reparaturen, Eigenverwaltung und Mietersprechstunden ab. Umlagefähig ist nur der laufende Anteil — die Aufteilung muss in der Abrechnung erkennbar sein. Wer eine pauschale „Hausmeister"-Position ohne Aufschlüsselung umlegt, schließt automatisch unzulässige Teile mit ein.