Mieter-Zentrale: alle Mieter und Mietverhältnisse auf einen Blick

Die Mieter-Zentrale gehört zur Vermieter-Verwaltung. Du findest sie in der Navigation unter Mieter (/verwaltung/mieter, Reiter „Mieter“; daneben der Reiter „Briefe“). Auf der Objektseite führt im Reiter „Mieten“ der Mietername direkt zum Mietverhältnis. Die Liste folgt der Objektauswahl in der Kopfzeile.

Eine Zeile je Mietverhältnis

Jede Zeile ist ein Mietverhältnis, nicht eine einzelne Person. Wohnen zwei Personen gemeinsam in einer Wohnung, stehen beide Namen in derselben Zeile. So zählt die offene Miete nur einmal, denn beide schulden sie gemeinsam. Auch Kaution und Mieterportal-Zugang gehören zum Mietverhältnis.

• Mieter: die Namen aller Personen.
• Objekt · Einheit: beide als Link. Hinweise wie „gekündigt“, „beginnt bald“ oder „Mietbeginn fehlt“ stehen daneben.
• Portal-Status und offener Betrag (Vermieter Ultra): „Portal aktiv“, „Kein Zugang“ oder „Zugang abgelaufen“ und fällige, noch nicht bezahlte Beträge mit Link in den Mieten-Tracker.

Mit Vermieter Basis siehst du Mieter, Objekt und Einheit. Portal-Status und offene Beträge blendet die Liste dann aus, statt Werte zu zeigen, die es nicht gibt. Kautionsstand, Mietzeit und Warmmiete stehen im Mieter-Detail.

So findest du einen Mieter

1. Öffne Mieter.
2. Suche im Feld „Mieter, Objekt oder E-Mail suchen“ nach Name, Objekt, Einheit (auch „W3“) oder E-Mail.
3. Grenze mit den Feldern daneben ein: Objekt, Einheit, Status „Aktiv“, „Beendet“ oder „Alle“ und „Portal-Status“. Aktiv sind laufende, gekündigte und bald beginnende Mietverhältnisse, beendet sind die mit einem Mietende in der Vergangenheit. „Zurücksetzen“ hebt alle Filter auf.
4. Klicke auf die Zeile, den Namen oder den Pfeil am Ende der Zeile.

Das Mieter-Detail

Oben stehen der Zurück-Pfeil, die Namen und darunter Objekt und Einheit als Links. Rechts liegt der Hauptknopf „Brief schreiben“, er öffnet den Serienbrief (Vermieter Ultra) mit diesem Mietverhältnis als Empfänger. Fehlt in einer Mietrechts-Vorlage eine Pflichtangabe, zeigt die Vorschau beim Empfänger „Gesperrt, Pflichtangaben fehlen“ mit den leeren Platzhaltern; PDF und E-Mail sind gesperrt, bis du sie in der Tabelle „Werte je Empfänger“ einträgst (Postausgang und Serienbrief). Unter „Weitere“ findest du „Zahlung erfassen“ (öffnet den Mieten-Tracker nur mit den Forderungen dieses Mietverhältnisses; mit „Alle Mietverhältnisse zeigen“ hebst du die Einschränkung auf) und „Vermietung bearbeiten“.

Darunter stehen Karten:

• Mieterdaten: Name, E-Mail und Telefon je Person. „Mieterdaten bearbeiten“ öffnet das Formular der Vermietung.
• Vertrag: Vertragsart, Kaltmiete, Mietbeginn, Mietende und Saldo. „Mehr anzeigen“ zeigt Vorauszahlungen, Warmmiete, Fälligkeit, Personen und Kündigung. „Mietanpassung planen“ öffnet ein Fenster für Staffel- oder Indexmiete. Die Indexanpassung erklärst du in Textform; eine E-Mail genügt (§ 557b Abs. 3 BGB).
• Notizen zur Einheit und zum Objekt, nur für dich sichtbar.
• Mieterportal (rechts) mit Status und „Zugang erstellen“. Der Zugang entsteht auf der Seite Mieterportal in zwei Schritten: Zuerst zeigt „Zugang prüfen und erstellen“, was das Portal umfasst, wie lange der Zugang gilt und was der Mieter sieht und nicht sieht. Danach erscheint der Link einmalig mit „Link kopieren“ und „Link öffnen (neuer Tab)“. Der Link wird kein zweites Mal angezeigt, und es wird nichts versendet; du gibst ihn selbst weiter. „Widerrufen“, „Endgültig löschen“ und das Ändern der Gültigkeit erklären vorher ihre Folgen; ein wiederholter Widerruf ändert die erste Zeit nicht. Mietvertragsfassungen erscheinen vorerst nicht im Portal. Sendest du dieselbe Eingabe noch einmal ab (etwa nach einem Verbindungsabbruch), entsteht kein zweiter Zugang: Die App meldet, dass der Zugang bereits angelegt wurde und der Link nicht erneut gezeigt wird. Ist der Link verloren, widerrufst du den Zugang in der Liste und erstellst einen neuen (Ersatzlink); Wiederherstellen gibt es nicht.

Ganz unten liegen die Reiter „Zahlungen & Saldo“ (offene Forderungen und die letzten Zahlungen), „Kaution“ (der Kautionsstand, etwa „Teilweise eingezahlt“, mit dem Link „Kaution verwalten“ zur Kautionsseite), „Zähler“ der Einheit und „Dokumente“ (Kommunikation dieses Mietverhältnisses, erstellte Dokumente zum Mietverhältnis und Dateien der Einheit).

Mieter-Detail und Akte der Einheit

Das Mieter-Detail zeigt genau ein Mietverhältnis: Saldo, Zahlungen, Kaution und die „Kommunikation dieses Mietverhältnisses“. Die Einheitenseite hat dazu den Reiter „Akte der Einheit“. Er zeigt die Einheit über alle Mietverhältnisse, auch frühere: „Alle Mietverhältnisse dieser Einheit“ mit Link in die Mieter-Zentrale, die Dokumente der Einheit samt Vormietern, offene Aufgaben und Mängel sowie die „Kommunikation früherer Mietverhältnisse“. Das laufende Mietverhältnis steht dort nur als kurze Zeile mit offenem Betrag und „In der Mieter-Zentrale öffnen“. Beide Ansichten lesen dieselben Daten, Beträge rechnet die App nur einmal.

Was die Mieter-Zentrale nicht macht

Sie zeigt und bündelt, sie ändert selbst nichts. Neue Mieter legst du weiterhin bei der Einheit an (Einheit öffnen, „+ Vermietung“). Zahlungen, Briefe und Portal-Zugänge erledigst du auf den Seiten, zu denen die Knöpfe führen.