Nebenkostenabrechnung-Software: Vergleich 2026 für private Vermieter

Kurzantwort: Für 1 bis 5 Wohnungen und eine Abrechnung pro Jahr reicht meist ein spezialisierter Online-Rechner mit geführter Eingabe, bei dem du nur das fertige PDF bezahlst. Wer Objekte, Mieter und Belege dauerhaft in einem Werkzeug führen will, nimmt einen Tarif mit Konto oder eine installierte Vermieter-Software. Hausverwaltungssoftware lohnt sich für private Vermieter in der Regel nicht. Bei uns sind Berechnung und Vorschau kostenlos, das PDF kostet 12,90 € je Wohneinheit, und Vermieter Basis kostet 4,99 € monatlich oder 49 € bei Jahreszahlung für zwölf Monate, für bis zu fünf Wohneinheiten (jeweils inkl. MwSt.).

Stand: Oktober 2026. Die Preise in diesem Artikel sind unsere eigenen und stammen aus unserer aktuellen Preisliste. Preise anderer Anbieter nennen wir bewusst nicht, weil sie sich ändern und wir sie nicht laufend prüfen.

Für private Vermieter mit einer bis fünf Wohnungen gibt es vier Wege zur Nebenkostenabrechnung: eine selbst gebaute Tabelle, ein Online-Rechner, eine installierte Vermieter-Software oder eine Hausverwaltungssoftware. Welcher passt, hängt weniger vom Preis ab als davon, ob du nur einmal im Jahr abrechnen oder auch unterm Jahr Mieter, Belege und Zahlungen verwalten willst. Dieser Vergleich ordnet die Lösungsarten ein, erklärt, was „kostenlos" im Markt wirklich heißt, und legt unser eigenes Angebot mit denselben Maßstäben offen.

Vier Wege zur Nebenkostenabrechnung im Überblick

Bevor es um einzelne Software-Klassen geht: Für die jährliche Abrechnung gibt es vier grundsätzliche Wege. Sie unterscheiden sich weniger im Ergebnis als darin, wer rechnet, wer prüft und was es kostet.

Wer über die Abrechnung hinaus Mieteingänge, Mahnungen und Mieterpost an einem Ort haben will, landet bei einer Vermieter-Software. Für selbstverwaltete Eigentümergemeinschaften gibt es eine eigene Klasse, die WEG-Verwaltung Software mit Wirtschaftsplan und Hausgeldabrechnung.

Kategorie 1: Online-Tools für die Abrechnung

Online-Rechner laufen im Browser, brauchen keine Installation und sind auf die jährliche Abrechnung spezialisiert. Für Vermieter mit wenigen Wohnungen sind sie meist der schnellste Weg zum fertigen Dokument.

Unser Nebenkostenrechner (mein-nebenkostenrechner.de)

• Kosten: Berechnung und Vorschau kostenlos, das fertige PDF ohne Wasserzeichen kostet 12,90 € je Wohneinheit (inkl. MwSt.). Die Preistabelle weiter unten zeigt alle Varianten.
• Zielgruppe: Private Vermieter, die ihre Abrechnung selbst erstellen
• Funktionen: Abrechnung der Kostenarten nach § 2 BetrKV, Heizkostenaufteilung nach Heizkostenverordnung, Vergleich mit dem Betriebskostenspiegel
• Stärken: Rechnen ohne Registrierung, Preise vor der Eingabe sichtbar, Jahrestarif mit zwölf Monaten Laufzeit ohne automatische Verlängerung
• Grenzen: Ohne Konto werden keine Objekte und Mieter dauerhaft gespeichert. Die Verwaltung von bis zu fünf Wohneinheiten gehört zum Basis-Tarif, mehr Einheiten zu den Stufen von Vermieter Ultra (bis 20 oder 50 Wohneinheiten). Mieteingänge mit Bank-Import per CSV, Mahnwesen, Mieterportal und DATEV-Export gibt es ab Vermieter Ultra; eine Online-Banking-Schnittstelle und eine doppelte Buchführung mit Bilanz gibt es nicht.

Weitere Online-Rechner

Daneben gibt es einfache Rechner von Verbraucherportalen und Vereinen. Sie verteilen meist nur Gesamtkosten nach Wohnfläche, ohne Heizkostenaufteilung nach Verbrauch und ohne Prüfung der Plausibilität. Für eine vollständige Abrechnung reicht das selten, für einen Überschlag kann es genügen.

Kategorie 2: Installierte Vermieter-Software

Desktop-Programme werden auf dem eigenen Rechner installiert und bieten neben der Abrechnung oft Mieterverwaltung, Belegerfassung und eine Übergabe an die Steuererklärung. Sie passen zu Vermietern, die ihre Daten lokal halten und das ganze Jahr über mit einem Programm arbeiten wollen.

Einsteiger-Programme für private Vermieter

• Vertragsmodell: meist Kauf mit kostenpflichtigen Updates oder eine Jahreslizenz. Prüfe vor dem Abschluss, ob sich die Lizenz automatisch verlängert und wie viele Einheiten enthalten sind.
• Funktionen: Nebenkostenabrechnung, Heizkosten nach Heizkostenverordnung, Mieterverwaltung, Belegerfassung, teils Übergabe an die Anlage V
• Stärken: Daten bleiben auf dem eigenen Rechner, jährliche Updates mit Gesetzesänderungen, häufig Schnittstelle zur Steuer
• Schwächen: oft nur für Windows, laufende Update- oder Lizenzkosten, Einarbeitung nötig, Datensicherung liegt bei dir

Verwaltungsprogramme für kleine Bestände

• Vertragsmodell: Kauf oder Jahreslizenz. Entscheidend ist, ob Updates für Gesetzesänderungen im Preis enthalten sind.
• Funktionen: Objekt- und Mieterverwaltung, Nebenkostenabrechnung, Mahnwesen, Zahlungsüberwachung, Kontoanbindung
• Stärken: umfangreiche Verwaltung an einem Ort, Bankabgleich der Mieteingänge
• Schwächen: höhere Kosten, komplexere Bedienung, für eine einzelne Wohnung überdimensioniert

Achte bei jedem Programm darauf, dass es die Heizkostenverordnung korrekt umsetzt und regelmäßig aktualisiert wird, etwa bei der CO2-Kostenaufteilung.

Kategorie 3: Hausverwaltungssoftware

Wer viele Einheiten verwaltet oder gewerblich als Hausverwaltung arbeitet, braucht Software mit Buchhaltung, Zahlungsverkehr und WEG-Funktionen. Typische Merkmale:

• Verwaltung sehr vieler Wohneinheiten und mehrerer Eigentümer
• Vollständige Buchhaltung, Sollstellung und Mahnwesen
• WEG-Verwaltung mit Hausgeld- und Jahresabrechnung
• Mieterportale und digitale Kommunikation
• Schnittstellen zu Steuerberatern und Banken

Preisgestaltung: meist nach Zahl der Einheiten gestaffelt und oft nur auf Anfrage. Für private Vermieter mit wenigen Wohnungen ist das in der Regel überdimensioniert, die Staffeln beginnen häufig oberhalb dieser Größenordnung.

Welche Vermieter-Tools gibt es außer der Abrechnung?

Die Abrechnung ist nur ein Teil der Arbeit. Wer mehrere Wohnungen selbst verwaltet, kombiniert oft mehrere kleine Werkzeuge statt einer großen Suite. Die wichtigsten Kategorien:

• Objekt- und Mieterverwaltung: Verträge, Kontaktdaten, Vorauszahlungen, Zählerstände und Mieterwechsel an einem Ort.
• Belegablage: Rechnungen per Smartphone-Scan digitalisieren, ein Ordner je Objekt und Jahr. Seit 2025 darf der Vermieter Belege zur Einsicht auch elektronisch bereitstellen (§ 556 Abs. 4 BGB), eine saubere digitale Ablage zahlt sich also doppelt aus.
• Buchhaltung und Bank: Abgleich der Mieteingänge, Übersicht über offene Posten, Zahlen für die Anlage V.
• Mieterkommunikation: Vorlagen für Schreiben wie die Anpassung der Vorauszahlung, ein Mieterportal oder schlicht ein E-Mail-Postfach nur für die Vermietung.
• Fristen und Wartung: Erinnerungen an Abrechnungsfrist, Zählerablesung, Wartungen und das Ablaufdatum des Energieausweises.

Beim Datenschutz schreibt die DSGVO kein bestimmtes Werkzeug vor, auch eine Tabelle auf dem eigenen Rechner ist nicht per se unzulässig. Verlangt werden angemessene Schutzmaßnahmen (Art. 32 DSGVO): Passwortschutz, Datensicherung, Zugriff nur für Befugte. Speichert ein Online-Dienst Mieterdaten für dich, brauchst du mit ihm einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO). Seriöse Anbieter stellen ihn von sich aus bereit.

Vergleich nach Zielgruppe

Mieter, die ihre Abrechnung prüfen wollen

Mieter brauchen keine Abrechnungssoftware. Für eine erhaltene Abrechnung gibt es den KI-Check der Nebenkostenabrechnung: Der Prüfbericht kostet ab 9,90 € einmalig. Wer lieber selbst Punkt für Punkt vorgeht, nutzt den Fragebogen zum Selbstprüfen und vergleicht die Posten mit dem Betriebskostenspiegel.

Private Vermieter mit 1 bis 3 Wohnungen

Hier reicht meist ein spezialisierter Online-Rechner, bei dem nur das fertige Dokument bezahlt wird. Wer die Wohnungen zusätzlich dauerhaft verwalten will, braucht ein Konto mit Jahrestarif oder eine installierte Vermieter-Software.

Vermieter mit 4 bis 20 Einheiten

Ab hier lohnt eine Lösung, die Objekte, Mieter und Verbrauchsdaten über das Jahr speichert, damit die Abrechnung nicht jedes Jahr bei null beginnt. Infrage kommen eine installierte Vermieter-Software oder ein Online-Tarif für mehr Wohneinheiten, bei uns Vermieter Ultra M (bis 20) oder L (bis 50). Ob sich das lohnt, zeigt ein Vergleich der Jahreskosten mit dem Einzelkauf je Wohneinheit.

Hausverwaltungen mit vielen Einheiten

Professionelle Verwalter benötigen Branchensoftware mit Buchhaltung, Zahlungsverkehr und Mandantenverwaltung. Die Auswahl richtet sich nach Einheitenzahl, Buchhaltungsumfang und WEG-Anteil.

Welche Software für wen? Überblick nach Wohneinheiten

Die Tabelle ordnet die Lösungsarten nach der Zahl deiner Wohneinheiten und dem, was du außer der Abrechnung brauchst. Preise nennen wir nur für unsere eigenen Angebote (Stand: Oktober 2026, jeweils inkl. MwSt.); bei Programmen anderer Anbieter prüfst du Preis, Laufzeit und enthaltene Updates vor dem Abschluss selbst.

Du hast eine Abrechnung schon fertig und willst sie nur gegenprüfen? Dafür brauchst du keine Software: Der KI-Check prüft eine vorhandene Abrechnung Position für Position, der Prüfbericht kostet ab 9,90 € einmalig. Wer die Abrechnung selbst erstellen will, kann die Nebenkostenabrechnung online erstellen.

Programm für private Vermieter: 1 bis 5 Wohnungen

Du vermietest eine bis fünf Wohnungen und erstellst einmal im Jahr die Abrechnung? Dann ist der Markt für dich am unübersichtlichsten, denn Angebote aus allen drei Kategorien richten sich an dich. Die ehrliche Einordnung: Für diesen Fall trägt ein spezialisiertes Online-Tool die Kernarbeit, also Kostenarten nach BetrKV erfassen, Heizkosten nach Heizkostenverordnung aufteilen, fertiges PDF an die Mieter. Eine installierte Verwaltungssoftware lohnt sich erst, wenn du auch unterm Jahr verwalten willst: Mieterwechsel, Zahlungseingänge und Belege am selben Ort.

Was unser eigenes Werkzeug in dieser Klasse leistet und was nicht, steht offen auf der Seite Vermieter-Software für private Vermieter: Abrechnung, Objekte, Mieter und Vorlagen ab Vermieter Basis, Bank-Import per CSV, Mahnwesen und DATEV-Export ab Vermieter Ultra, keine doppelte Buchführung mit Bilanz. Wer die Verwaltung ansehen will, bevor er sich entscheidet, öffnet die Live-Demo ohne Anmeldung, und wenn du bisher mit einer Tabellenkalkulation arbeitest, stellt Tabellenkalkulation oder Abrechnungssoftware? beide Wege sachlich gegenüber.

Rechenbeispiel: vier Wohnungen, drei Wege

Du vermietest vier Wohnungen und rechnest einmal im Jahr ab. Die Gegenüberstellung zeigt, wie sich der Preis je Wohneinheit zu einem Tarif mit Konto verhält. Alle Beträge sind Endpreise inklusive Umsatzsteuer.

Der Unterschied liegt weniger im Preis als darin, was nach der Abrechnung übrig bleibt: Beim Einzel-PDF und beim 5er-Paket ist es das Dokument, bei Vermieter Basis zusätzlich die Stammdaten für das nächste Jahr. Rechnen und Vorschau im Rechner sind in allen Fällen ohne Konto kostenlos, sodass du das Ergebnis siehst, bevor du dich festlegst. Die aktuellen Tarife stehen auf der Seite Preise.

Worauf du bei der Auswahl achten solltest

• Kostenarten nach BetrKV: Die Software muss die Kostenarten des § 2 der Betriebskostenverordnung abbilden, einschließlich der „sonstigen Betriebskosten", die nur bei ausdrücklicher Vereinbarung umlagefähig sind.
• Heizkostenverordnung: Grund- und Verbrauchskosten müssen korrekt aufgeteilt werden. Rechnet eine Abrechnung die Heizkosten gar nicht verbrauchsabhängig ab, obwohl die Verordnung das verlangt, darf der Mieter seinen Anteil um 15 % kürzen (§ 12 Abs. 1 HeizkostenV). Nicht jeder Fehler bei der Aufteilung löst dieses Kürzungsrecht aus, falsch bleibt er trotzdem.
• Aktualität: Gesetzesänderungen wie die CO2-Kostenaufteilung oder die Grundsteuerreform müssen zeitnah eingepflegt werden.
• Mieterwechsel: Wechselt ein Mieter im Abrechnungszeitraum, brauchst du Teilzeiträume und die Zwischenablesung der Zähler zum Auszugstag (§ 9b HeizkostenV). Prüfe, ob das Werkzeug beides sauber trennt. Wie das Verfahren abläuft, steht im Ratgeber Nebenkostenabrechnung bei Mieterwechsel.
• Frist im Blick: Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Teste ein Werkzeug deshalb früh mit den Zahlen des Vorjahres und nicht erst in der letzten Woche. Die Einzelheiten zu Fristen und Verjährung findest du im Ratgeber Verjährung und Fristen der Betriebskostenabrechnung.
• PDF-Export: Die fertige Abrechnung sollte sich als nachvollziehbares PDF ausgeben lassen.
• Datenexport bei Vertragsende: Kommst du an deine Daten, wenn du den Anbieter wechselst?
• Datenschutz: Bei Online-Lösungen auf Serverstandort, Vertrag zur Auftragsverarbeitung und die Angaben zu Drittanbietern in der Datenschutzerklärung achten.

Checkliste: Sieben Fragen vor der Entscheidung

Diese Fragen stellst du jedem Anbieter, bevor du Daten eingibst oder bezahlst. Kann er eine Frage nicht klar beantworten, ist das ein Hinweis, genauer nachzufragen.

• Gesetzliche Grundlage: Bildet das Werkzeug alle Kostenarten des § 2 BetrKV ab und zeigt es, was nicht umlagefähig ist (§ 1 Abs. 2 BetrKV)?
• Heizkosten: Wird nach der Heizkostenverordnung zwischen Grund- und Verbrauchskosten getrennt, und gibt es die CO2-Kostenaufteilung?
• Mieterwechsel: Rechnet es Teilzeiträume und Zwischenablesungen sauber getrennt?
• Prüfung: Gibt es eine Plausibilitätsprüfung, bevor du die Abrechnung verschickst?
• Kosten und Laufzeit: Ist der Endpreis inklusive Umsatzsteuer vor der Eingabe sichtbar, und verlängert sich der Vertrag automatisch?
• Datenschutz: Wo liegen die Mieterdaten, und gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO)?
• Ausstieg: Kommst du bei Vertragsende an deine Daten und die fertigen PDFs?

Mit den Zahlen des Vorjahres kannst du uns ohne Konto auf die Probe stellen: Im Rechner sind Berechnung und Vorschau kostenlos. Wie der Wechsel von einer Tabelle gelingt, zeigt Tabellenkalkulation oder Abrechnungssoftware?.

Gibt es einen Testsieger oder einen Test der Stiftung Warentest?

Vorweg in eigener Sache, weil wir gleich Kriterien aufstellen: Diese Seite ist kein Test. Wir sind Anbieter, keine Prüfstelle. Wir verdienen an unserem eigenen Rechner, nicht an Empfehlungen: Für die Nennung anderer Anbieter bekommen wir kein Geld, die Seite enthält keine Provisionslinks und keine Werbung von Drittanbietern.

Auf test.de ließ sich am 1. September 2026 kein Test von Software für die Nebenkostenabrechnung finden. Auffindbar waren dort Ratgeber zum Thema, ein Vermieter-Set mit selbstrechnenden Formularen, ein Vermieter-Handbuch und ein Schnelltest zu einem Prüfdienst für Mieter. Die Suche umfasste die frei zugänglichen Inhalte; ob die Stiftung das Thema hinter der Bezahlschranke, in älteren Heften oder künftig behandelt, entscheidet allein sie.

Wer im Netz auf „Testsieger" stößt, sollte deshalb hinsehen, wer da geprüft hat. Vier Fragen helfen dabei, eine Rangliste einzuordnen:

• Veröffentlichte Gewichtung: Steht da, welche Kriterien wie stark in die Note eingehen? Ohne Gewichtung ist jede Reihenfolge beliebig.
• Benannte Prüfpunkte: Wurde an einem echten Fall nachgerechnet, oder wurden Funktionslisten der Anbieter abgeschrieben?
• Prüfdatum: Software ändert sich. Ein Vergleich ohne Datum sagt nichts über den heutigen Stand.
• Angabe zur Finanzierung: Wird das Portal von den gelisteten Anbietern vergütet? Provisionsmodelle sind zulässig, der kommerzielle Zweck muss aber erkennbar sein (§ 5a Abs. 4 UWG). Wer Angebote verschiedener Anbieter vergleichbar macht, muss zudem die Hauptparameter seiner Rangfolge offenlegen (§ 5b Abs. 2 UWG). Fehlt beides, lässt sich die Reihenfolge nicht einordnen.

Diese Seite ist ein Überblick über Lösungsarten, keine Prüfung. Ein Siegel, das wir uns selbst verleihen, wäre keins.

„Kostenlos" bedeutet vier verschiedene Dinge

Kaum ein Wort wird in diesem Markt so unterschiedlich verwendet. Wer nach kostenloser Software für die Nebenkostenabrechnung sucht, trifft auf mindestens vier Modelle, die alle so beworben werden:

• Dauerhaft gratis bis zu einer Grenze: frei bis zu einer bestimmten Zahl von Einheiten oder Abrechnungen, darüber kostenpflichtig. Prüfe, wo die Grenze liegt und was beim Überschreiten geschieht.
• Stammdaten gratis, Ergebnis kostenpflichtig: Objekte, Mieter und Belege lassen sich kostenlos anlegen, bezahlt wird das fertige Dokument. Entscheidend ist, ob der Preis vor der Eingabearbeit sichtbar ist oder erst am Ende auftaucht. Nach diesem Modell arbeiten auch wir, allerdings ohne Konto: Der Rechner nimmt die Daten direkt entgegen.
• Testphase: voller Funktionsumfang für einen begrenzten Zeitraum. Entscheidend ist, ob eine Zahlungsart hinterlegt werden muss, ob danach automatisch ein kostenpflichtiger Vertrag beginnt und was mit den eingegebenen Daten passiert.
• Dauerhaft kostenlose Basisfassung: bei installierten Programmen noch anzutreffen, mit eingeschränktem Funktionsumfang, oft bei der Zahl der Einheiten oder beim Export. Wichtig ist, ob Aktualisierungen enthalten sind, denn eine veraltete Heizkostenberechnung kann die ganze Abrechnung angreifbar machen.

Unser eigenes Modell an denselben Fragen gemessen: Berechnung und Vorschau sind ohne Registrierung und ohne Mengenbegrenzung nutzbar. Der Rechner nimmt die Daten direkt entgegen, ein Konto ist dafür nicht nötig. Bezahlt wird das fertige Dokument: 12,90 € je Wohneinheit, inklusive Umsatzsteuer, und der Gesamtpreis steht vor dem Kauf. Die dauerhafte Objekt- und Mieterverwaltung gehört dagegen zum Jahrestarif, der bis zu fünf Wohneinheiten abdeckt; wer mehr verwaltet, braucht den größeren Tarif. Er kostet 4,99 €/Monat bei monatlicher Zahlweise, insgesamt 59,88 € für zwölf Monate, oder 49 € bei Jahreszahlung, jeweils inklusive Umsatzsteuer. Der Vertrag endet nach zwölf Monaten automatisch; ohne ausdrückliche Verlängerung entsteht keine Folgezahlung.

Eine Testphase für neue Abos bieten wir nicht an. Stattdessen kannst du die Vermieter-Software in der kostenlosen Demo mit Beispieldaten ausprobieren, ohne Anmeldung und ohne Zahlungsart. Und die Einschränkung, die man kennen sollte: Jedes PDF, das ohne Zahlung entsteht, auch die kostenlose Vorschau, trägt ein MUSTER-Wasserzeichen und ist damit nicht zur Zustellung an Mieter gedacht. Das Dokument ohne Wasserzeichen gibt es nach der Zahlung. Zu gespeicherten Daten: Laut unserer Datenschutzerklärung können kostenlose Konten, die 24 Monate lang gar nicht genutzt wurden, nach Vorwarnung per E-Mail gelöscht werden. Eine automatische Löschung läuft derzeit nicht; wer sein Konto nicht mehr braucht, kann die Löschung selbst veranlassen.

Unsere Preise im Überblick

Damit du nicht vier Absätze zusammensuchen musst, hier alle Varianten an einer Stelle. Alle Preise sind Endpreise inklusive Umsatzsteuer.

Rechenbeispiel für vier Wohnungen: Einzeln kosten sie 4 Wohneinheiten × 12,90 € = 51,60 € (inkl. MwSt.), das 5er-Paket 49 € und lässt noch eine Einheit übrig. Der Basis-Tarif kostet mit 49 € im Jahr genauso viel wie das 5er-Paket, enthält aber unbegrenzt Abrechnungen innerhalb seiner Grenze und die Verwaltung von Objekten und Mietern; er lohnt sich also vor allem, wenn du Objekte, Mieter und Verbrauchsdaten über das Jahr speichern und im Folgejahr darauf aufbauen willst.

Weiterführend für Vermieter

Je nachdem, was du als Nächstes klären willst, helfen diese Seiten weiter:

• Vermieter-Software für private Vermieter: Objekte, Mieter, Abrechnung und Vorlagen an einem Ort
• Welche Software für kleine Vermieter?: Entscheidungshilfe zu Excel, KI-Werkzeugen und Programmen
• Preise und Tarife: alle Varianten mit Endpreis auf einen Blick
• Tabellenkalkulation oder Abrechnungssoftware: wann sich der Wechsel lohnt
• Nebenkostenrechner im Kriterienvergleich: acht Kriterien für jedes Werkzeug
• Vorlagen und Muster für Anschreiben und Belege
• Heizkostenabrechnung erstellen: Aufteilung nach Heizkostenverordnung
• Betriebskostenvorauszahlung richtig festlegen
• Grundsteuer in den Nebenkosten

Fazit

Die passende Lösung hängt vom Bedarf ab. Für private Vermieter mit wenigen Wohnungen reicht es meist, die Nebenkostenabrechnung online zu erstellen; bezahlt wird nur das fertige PDF. Wer mehrere Wohnungen dauerhaft verwaltet, profitiert von einer Vermieter-Software mit Mieterverwaltung, online oder installiert. Hausverwaltungen brauchen Branchensoftware mit Buchhaltung. Unabhängig vom Werkzeug gilt: Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB), und die Verantwortung für Umlagevereinbarung und Frist bleibt beim Vermieter.

Häufige Fragen

Welches Programm eignet sich für private Vermieter mit wenigen Wohnungen?

Für eine bis fünf Wohnungen reicht in der Regel ein spezialisiertes Online-Tool, das die Kostenarten des § 2 BetrKV und die Heizkostenaufteilung nach Heizkostenverordnung beherrscht. Eine installierte Verwaltungssoftware oder ein Jahrestarif lohnt sich, wenn Mieterdaten, Belege und Verbrauchswerte dauerhaft an einem Ort liegen sollen.

Gibt es eine komplett kostenlose Software für die Nebenkostenabrechnung?

Eine kostenlose Vollversion mit Verwaltung, Updates und Support ist die Ausnahme, weil die laufende Pflege von Gesetzesänderungen jeden Anbieter Geld kostet. Realistisch ist ein kostenloser Einstieg: Bei unserem Rechner sind Berechnung und Vorschau kostenlos, bezahlt wird nur das fertige PDF ohne Wasserzeichen mit 12,90 € je Wohneinheit (inkl. MwSt.).

Was kostet eine Software für die Nebenkostenabrechnung?

Grob drei Klassen: Online-Tools mit Bezahlung je Abrechnung oder Jahrestarif, installierte Programme mit Kauf- oder Jahreslizenz und Hausverwaltungssoftware, deren Preis nach Einheitenzahl gestaffelt und oft nur auf Anfrage zu bekommen ist. Marktpreise anderer Anbieter nennen wir bewusst nicht, weil sie sich ändern. Vergleiche vor dem Abschluss Vertragslaufzeit, automatische Verlängerung, Einheitengrenze und Datenexport.

Reicht nicht auch eine Excel-Tabelle?

Für sehr einfache Fälle ja, mit bekannten Risiken: Formelfehler bleiben unbemerkt, die Aufteilung nach Heizkostenverordnung musst du selbst nachbauen, und eine Plausibilitätsprüfung gibt es nicht. Die Gegenüberstellung Tabellenkalkulation oder Abrechnungssoftware zeigt, wann der Wechsel sinnvoll ist.

Worauf muss ich bei der Software achten, wenn ein Mieter im Jahr wechselt?

Bei einem Nutzerwechsel muss der Gebäudeeigentümer nach § 9b Abs. 1 HeizkostenV eine Zwischenablesung veranlassen. Das Werkzeug sollte Teilzeiträume trennen und die Verbrauchswerte zum Wechseltermin getrennt führen. Das Vorgehen beschreibt der Ratgeber Nebenkostenabrechnung bei Mieterwechsel.

Welche Software brauche ich für die Heizkostenabrechnung?

Entscheidend ist, dass Grund- und Verbrauchskosten nach der Heizkostenverordnung aufgeteilt werden und das Werkzeug bei Änderungen wie der CO2-Kostenaufteilung aktuell bleibt. Wie die Aufteilung aussieht, zeigt die Seite Heizkostenabrechnung erstellen.

Kann ich die Kosten für Vermieter-Software von der Steuer absetzen?

Ja. Software, Online-Tarife und Einzel-PDFs, die du für deine vermieteten Wohnungen nutzt, sind Werbungskosten bei den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung. In der Anlage V gehören sie zu den nicht umgelegten Kosten, weil du sie nicht auf die Mieter umlegen darfst (Verwaltungskosten nach § 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV).

Brauche ich als Kleinvermieter überhaupt eine Software?

Nicht zwingend. Mit einer Wohnung, einem Verteilerschlüssel und ohne Mieterwechsel ist eine sorgfältige Tabelle machbar. Sobald mehrere Schlüssel, Heizkosten nach Verbrauch oder ein Mieterwechsel im Jahr hinzukommen, lohnt ein geführtes Werkzeug, weil es konsistent rechnet und typische Fehler meldet. Die Verantwortung für Umlagevereinbarung und Frist bleibt in jedem Fall bei dir.

Woran erkenne ich eine gute Software für die Nebenkostenabrechnung?

An den Punkten der Checkliste oben: Kostenarten nach § 2 BetrKV, Heizkostenaufteilung nach Heizkostenverordnung samt CO2-Kostenaufteilung, saubere Teilzeiträume bei Mieterwechsel, Plausibilitätsprüfung, offener Endpreis mit Laufzeit sowie Datenschutz und Datenexport. Ein Testsiegel allein ersetzt diese Prüfung nicht.

Wie aktuell sind die Angaben in diesem Vergleich?

Der Stand ist Oktober 2026. Die Preise unserer eigenen Angebote stammen aus unserer Preisliste auf der Seite Preise; Preise anderer Anbieter nennen wir nicht, weil sie sich ändern. Gesetzliche Angaben beziehen sich auf BetrKV, Heizkostenverordnung und § 556 BGB in der heute geltenden Fassung.

Kann ich eine mit Software erstellte Abrechnung noch prüfen lassen?

Ja. Der KI-Check prüft eine fertige Abrechnung unabhängig davon, womit sie erstellt wurde, und bewertet jede Position einzeln; der Prüfbericht kostet ab 9,90 € einmalig. Er ist eine automatisierte Erstanalyse und keine Rechtsberatung.