Berichte: Mietreport, Kostenreport und Investorenmappe

Die Seite Berichte der Vermieter-Verwaltung ist der Einstieg für deine Exporte: Du wählst Objekt und Abrechnungsjahr, siehst den Datenstand und lädst die Dateien herunter. Exporte gehören zu Vermieter Ultra; ohne diesen Tarif meldet der Download einen Hinweis statt einer Datei. Die Berichte sind eine Arbeitshilfe und ersetzen keine Steuer- oder Rechtsberatung.

Welche Berichte es gibt

• Jahreskosten: alle Ausgaben und Gutschriften eines Abrechnungsjahres mit Belegnummer, Kostenart und Beleg-Status (CSV für Excel).
• Mietaufstellung: Einheiten mit aktuellem Mieter, Warmmiete und Miete je m² zum heutigen Stand (CSV).
• Steuerberater-Paket: Einnahmen-Überschuss-Rechnung, DATEV-Export, Jahreskosten und weitere Dateien eines Jahres in einem Zug (vier CSV-Dateien). Sind eigene Bankquellen noch ungeklärt, sind EÜR und DATEV-Export gesperrt; der Grund und der Schritt „Bankumsätze prüfen“ stehen an der Berichtskarte (mehr im Artikel EÜR, Steuerliches Ergebnis und DATEV-Export).
• Kostenreport und Mietreport im Abschnitt „Detailberichte“: jede Position einzeln, mit wählbarer Datumsbasis.
• Investorenmappe als PDF am Ende der Seite.

Detailberichte und Datumsbasis

Im Abschnitt „Detailberichte“ stehen Kostenreport und Mietreport. Die Vorschau zeigt Monatssummen; die Datei (CSV für Excel) enthält jede Zeile einzeln, am Ende die Monatssummen und die Gesamtsumme. Die „Datumsbasis“ legt fest, in welchen Monat eine Position fällt:

• Zahlungsdatum (Geldfluss) (Voreinstellung): Im Mietreport steht das Soll im Monat der Fälligkeit, jede Zahlung im Monat ihres Zahlungseingangs. Eine im Voraus gezahlte Miete steht deshalb im Monat der Zahlung, ihr Soll im Folgemonat. Im Kostenreport zählt jede Ausgabe in dem Monat, in dem bezahlt wurde. Fehlt das Zahlungsdatum, steht die Ausgabe vorläufig im Monat des Belegdatums und ist als „Zahlung nicht erfasst, nach Belegdatum zugeordnet“ gekennzeichnet; das ist kein nachgewiesener Geldfluss. Kostenreport und Einnahmen-Überschuss-Rechnung weisen diesen Anteil getrennt aus. Die Steuerübersicht rechnet Ausgaben ohne Zahlungsdatum nicht ein und nennt sie als offenen Punkt. Trage das Zahlungsdatum bei der Ausgabe nach.
• Fälligkeit (Forderung): Im Mietreport stehen Soll und Zahlungen einer Forderung gemeinsam im Monat der Fälligkeit, unabhängig vom Zahlungstag. Ausgaben haben kein eigenes Fälligkeitsfeld; im Kostenreport zählt deshalb das Rechnungsdatum (Belegdatum).
• Leistungsbeginn (ohne Aufteilung auf Monate): Im Mietreport steht die Miete im Monat, für den sie gilt. Andere Forderungen wie Nachzahlung, Kaution oder Sonstiges haben keinen erfassten Leistungszeitraum und stehen im Monat der Fälligkeit. Im Kostenreport steht der ganze Betrag einer Ausgabe im Monat des Leistungsbeginns; es gibt keine anteilige Verteilung auf mehrere Monate.

Die Gesamtsumme über alle Zeiträume ändert sich beim Wechsel der Datumsbasis nicht, nur die Zuordnung zu den Monaten. Bei einem engen Zeitraum können Zeilen am Rand in den Nachbarzeitraum rutschen. Die gewählte Datumsbasis steht im Kopf der Datei und im Dateinamen. Unter „Spalten der Datei“ wählst du, welche Spalten in die Datei kommen; „Alle Spalten“ wählt wieder alle. Vorschau und Summen bleiben immer vollständig.

Mietreport: fällig bis heute und erwartet

Der Mietreport zeigt je Vertrag und Monat das Soll, das Ist (nur erfasste Zahlungen), den Rest, ein Guthaben des Mieters, die Fälligkeit und die Zahlquellen. Ein Soll zählt nie als Zahlung. Die Monatszeilen zeigen den vollen Monat. Weil der heutige Monat noch läuft, trennt der Bericht zusätzlich jeden Betrag nach seiner tatsächlichen Fälligkeit am Stichtag, also heute:

• Soll fällig bis heute: der Anteil des Solls, dessen Fälligkeit heute oder früher liegt.
• Soll erwartet (nach heute): der Anteil, der erst nach dem Stichtag fällig wird. Er ist erwartet und nie überfällig.

Die Trennung gilt tagesgenau je Forderung, nicht je Monat. Beispiel am 10. eines Monats: Das Soll des Monats beträgt 1.000 €, davon 800 € Miete (fällig am 3.) und 200 € Nachzahlung (fällig am 25.). Beide stehen in derselben Monatszeile, aber „Soll fällig bis heute“ zeigt 800 € und „Soll erwartet (nach heute)“ 200 €. Die Zeilenart nennt den Zustand der Monatszeile: „Ist-Zeitraum“ für vergangene Monate, „Voller Monat (laufend)“ für den heutigen Monat und „Zukunftssoll“ für spätere Monate.

Unter der Vorschau steht die Zusammenfassung „Gesamt: Soll …, Ist …, Rest …. Fällig bis heute: Soll …, Ist …, Rest …. Erwartet nach heute (noch nicht fällig): …“. Bei „Fällig bis heute“ stehen das Soll nach Fälligkeit und das Ist nach Zahlungsdatum; Zahlungen mit einem Datum nach heute zählen zu „nach heute“. In der Datei heißen die Summenzeilen „davon fällig bis heute (Soll nach Fälligkeit, Ist nach Zahlungsdatum)“ und „davon erwartet nach heute (noch nicht fällig)“.

Investorenmappe als PDF

Am Ende der Seite Berichte steht „Investorenmappe als PDF“. Mit „Mappen und Vorschau öffnen“ stellst du eine PDF-Mappe aus ausgewählten Objekten, Kennzahlen und zusammengefassten Mietdaten zusammen, ohne Personenangaben, Fotos oder Anhänge.

1. Wähle unter „Neue Mappe“ den Berichtsmonat, den Finanzstichtag, den Zweck (Finanzierungsgespräch, Investitionsgespräch oder Eigene Dokumentation), die Empfängergruppe (Bank, Investor oder Eigene Unterlagen) und höchstens 20 Objekte.
2. Klicke auf „PDF-Vorschau erstellen“. Die Vorschau speichert eine private PDF-Fassung. Miet- und Erwerbskennzahlen zeigen den heutigen Stammdatenstand; Istwerte betreffen den gewählten Berichtsmonat bis zum Stichtag, Soll und Finanzrate den ganzen Monat.
3. Prüfe die PDF, die Listen „Enthalten“ und „Ausgeschlossen“ und die „Textansicht aller Werte und Definitionen“. Setze danach das Häkchen und klicke auf „Diese PDF-Fassung bestätigen“.
4. Erst jetzt lädt „Bestätigte PDF herunterladen / drucken“ genau diese Fassung. Die Mappe wird nicht versendet und löst keine Zahlung und keine Übermittlung an den Empfänger aus.

Jede Vorschau ist eine eigene Fassung. Erstellst du nach einer Vorschau eine weitere, entsteht eine „Neue Fassung zur Serie“; mit „Als neue Mappenserie“ beginnst du eine eigene Serie. Frühere Fassungen bleiben unter „Gespeicherte Fassungen“ unverändert und lassen sich mit „Öffnen“ wieder ansehen.

Cashflow-Brücke: vom Mietzufluss zum Cashflow

Die Mappe zeigt den Cashflow nicht als einzelne Zahl, sondern mit allen Komponenten, damit du ihn nachrechnen kannst. Es gilt: Cashflow nach Finanzierung = Mieteinnahmen − Betriebsausgaben − Zins − Tilgung − Sondertilgung − Gebühren − Spartransfer + Sparentnahme. Die Komponenten stehen einzeln in der Mappe:

• „Erfasste Mietzuflüsse“, „Datierte Betriebsausgaben“, „Erfasste Zinsen“ und „Erfasste Tilgung“,
• „Erfasste Sondertilgung“, „Erfasste Darlehensgebühren“, „Erfasste Spareinzahlung (Spartransfer)“ und „Erfasste Sparentnahme“,
• daraus „Erfasster Cashflow nach Finanzierung“.

Die geplante „Finanzrate / volle Monatsplanung“ und das Sparplan-Soll sind Planwerte und gehen nie in den Cashflow ein. Ein unbekannter Posten bleibt unbekannt und wird nicht als 0 gezählt. Sondertilgung und Spartransfer sind keine Betriebsausgaben und keine EÜR-Ausgaben: Eine Spareinzahlung ist ein Geldabfluss im Cashflow, eine Sparentnahme erhöht ihn und ist kein Mietertrag. Dieselbe Unterscheidung erklärt der Artikel zur EÜR für die Steuerseite.

Excel-Objektreport

Der Excel-Objektreport (Seite „Objektreport“) steht derzeit nicht in der Navigation, seine Daten und gespeicherten Fassungen bleiben aber erhalten. Unter „Reportspalten“ wählst du dieselben Komponenten einzeln aus: „Erfasste Sondertilgung“, „Erfasste Darlehensgebühren“, „Erfasste Spareinzahlung (Spartransfer)“ und „Erfasste Sparentnahme“ stehen direkt hinter der Tilgung. Wer Cashflow oder eine dieser Spalten wählt, bekommt nur Werte, deren Komponenten centgenau den Cashflow ergeben; sonst meldet die App einen Fehler statt einer Datei. Das Metablatt der Excel-Datei nennt die Gleichung unter „Cashflow-Brücke“. Früher gespeicherte Reportfassungen bleiben unverändert.

Grenzen der Berichte

Die Berichte zeigen erfasste Daten: Das Ist zählt nur erfasste Zahlungen, und der Datenstand ist ein erfasster Teilbestand ohne bestätigten vollständigen Bankabgleich. Sie sind kein Nachweis eines vollständigen Bankbestands und ersetzen weder die Einnahmen-Überschuss-Rechnung noch die Steuererklärung. Steuerliche Fragen klärst du mit deinem Steuerberater. Wie Abrechnungen und ihre Original-PDF gespeichert werden, steht im Artikel Abrechnung in der Verwaltung speichern; Dateien und Pakete erklärt Alle Dokumente.