Abrechnung in der Verwaltung speichern: erst Vorschau, dann Version und Versand

Der Abrechnungslauf der Vermieter-Verwaltung rechnet die Nebenkosten eines Objekts für ein Jahr aus deinen Verwaltungsdaten. Du findest ihn unter Nebenkostenabrechnungen mit „Neue Nebenkostenabrechnung“ (/verwaltung/abrechnungen).

So speicherst du eine Abrechnung

1. Wähle Objekt, Abrechnungsjahr und die Basis der Vorauszahlungen.
2. Klicke auf „Vorschau berechnen“ und prüfe die Zahlen und Warnungen.
3. Klicke auf „Abrechnung speichern“. Der Knopf erscheint nur, wenn die Vorschau zu genau diesem Objekt, Jahr und dieser Basis gehört. Hast du etwas davon geändert, steht dort „Erst Vorschau berechnen“, bis du die Vorschau neu berechnet hast.

Gespeichert wird genau der Stand, den die Vorschau gezeigt hat. Der Server prüft das beim Speichern noch einmal. Fehlt die Vorschau, meldet er „Bitte zuerst die Vorschau berechnen und prüfen“. Haben sich die Berechnungsquellen seit der Vorschau geändert, etwa Ausgaben, Verbrauchswerte oder Vermietungen, wird nichts gespeichert; du berechnest neu und prüfst die Zahlen erneut. Dasselbe gilt, wenn Lena den Lauf für dich vorbereitet: Bestätigst du ihre Karte erst, nachdem sich die Quellen geändert haben, speichert die App nichts und Lena bereitet den Lauf neu vor.

Jahre mit bestätigtem Forderungsübergang

Hat ein Jahr einen bestätigten Forderungsübergang, entsteht über den Abrechnungslauf keine Ersatzfassung. Die App meldet, dass dieses Nebenkostenjahr einen bestätigten Forderungsübergang besitzt, und verweist auf dessen Versionsweg. Die bestätigte Fassung bleibt die aktuelle. Das gilt, bevor irgendetwas gespeichert oder gebucht wird.

Versionen und Versand

Speicherst du für denselben Zeitraum erneut, entsteht eine neue Fassung mit Versionsnummer; die ältere bleibt unverändert und steht in der Übersicht unter „Frühere Versionen“. Versandvermerk, Freigabe im Mieterportal und der Versand per E-Mail aus dem Postausgang gelten nur für die neueste, abgeschlossene Fassung:

• Eine ersetzte Fassung wird nicht versendet. Die App nennt die Version, die sie ersetzt hat.
• Ein Abrechnungsjahr, das noch läuft, ist keine abrechenbare Periode. Versand und Portal-Freigabe sind erst nach dem 31.12. des Jahres möglich.

Einen gesetzten Versandvermerk nimmst du weiterhin zurück, wenn du ihn versehentlich gesetzt hast. Die App versendet nichts ohne deine Bestätigung.

Im Rechner gespeicherte Fassungen in der Übersicht

Abrechnungen, die du im Rechner gespeichert hast, stehen in der Liste der Nebenkostenabrechnungen neben den Läufen. Sie tragen das Kennzeichen „Rechner-Fassung“ und eine eigene Nummer in der Form „konto-“ plus Nummer; sie ist getrennt von den Nummern der Läufe. Dazu steht „Gespeichert“ mit dem Datum. Gibt es zum selben Objekt und Zeitraum schon einen Lauf, nennt die Zeile ihn mit „gleicher Zeitraum wie Lauf Nr.“ und der Nummer: Der Lauf bleibt unverändert und als Historie erhalten, die Rechner-Fassung ersetzt ihn nicht und überschreibt nichts. Statt eines Versandstands steht „Versand hier nicht erfasst“, denn das Speichern der PDF löst weder Forderung noch Versand aus. Versandvermerk, Portal-Freigabe und Mailversand gibt es nur an der neuesten, abgeschlossenen Fassung eines Laufs. Mit „Im Archiv öffnen“ springst du im Abrechnungs-Archiv direkt zu dieser Fassung.

Original-PDF oder neu erzeugen

Unter der Liste führt der Link „Archiv und Originaldateien“ zum Abrechnungs-Archiv. Es zeigt jede gespeicherte Abrechnung als Gesamt-PDF und je Mietpartei als Einzel-PDF. Dort gibt es zwei verschiedene Knöpfe:

• Original-PDF liefert die Bytes, die beim Erstellen abgelegt wurden, je Fassung und Mietpartei. Die Datei ist byte-gleich wie beim Erstellen; die App prüft sie gegen ihren Prüfwert. Bei Altbestand, der ohne Prüfwert abgelegt wurde, steht „Altbestand ohne Prüfwert“. Stimmt die gespeicherte Datei nicht mehr mit ihrem Prüfwert überein, liefert die App sie nicht aus und meldet das; sie ersetzt sie nie durch ein neu erzeugtes PDF.
• Neu erzeugen (beim Gesamt-PDF „Gesamt-PDF neu erzeugen“) erzeugt jetzt ein frisches PDF aus der gespeicherten Berechnung. Datum und Layout können vom Original abweichen. Gibt es für eine Abrechnung kein abgelegtes Original, steht nur „PDF neu erzeugt“ bzw. „Gesamt-PDF (neu erzeugt)“.

Der Knopf „Original-PDF“ erscheint nur, wenn ein Gesamtoriginal nachgewiesen ist. Ältere Dateien ohne Prüfwert stehen unter „Weitere gespeicherte Originaldateien“ mit „Datei laden“. „Gesamt-PDF (neu erzeugt)“ ist neu berechnet und nicht das ursprüngliche Dokument.

Der Download des Originals ist also getrennt von der Neuerzeugung: „Original-PDF“ erzeugt nichts neu und verändert nichts. Auch in der Liste der Nebenkostenabrechnungen erzeugt „PDF herunterladen“ eine aktuelle Vorschau neu; für den Beleg, was beim Erstellen entstanden ist, nimmst du das Original-PDF aus dem Archiv.

Konnte das Original beim Speichern im Rechner nicht oder nicht vollständig im Archiv abgelegt werden, meldet der Rechner das: „Das PDF wurde erzeugt und heruntergeladen, das Original konnte aber nicht vollständig im Archiv abgelegt werden“ (oder „nicht im Archiv abgelegt werden“). Bewahre dann die heruntergeladene Datei auf: „Sie ist die einzige Originalfassung.“ Im Archiv steht in diesem Fall nur eine neu erzeugte Fassung. Es wird nichts neu berechnet und kein weiteres Guthaben verbraucht.

Zum Rechner mit Entwurf und PDF gehört der Artikel Wie erstelle ich eine Nebenkostenabrechnung?. Dieser Artikel erklärt Bedienung und Sperren der App, er ist keine Rechtsberatung.