Belege und Rechnungen: So gehst du mit Belegen zur Abrechnung um

Eine kurze, ehrliche Antwort vorweg: Du erstellst deine Nebenkostenabrechnung im Rechner, indem du die Kostenpositionen als Beträge erfasst — nicht, indem du gescannte Rechnungen anhängst. Ein klassischer Beleg-Upload, bei dem PDFs oder Fotos fest an eine fertige Abrechnung gekoppelt werden, ist im Abrechnungs-Editor aktuell nicht vorgesehen. Das ist auch rechtlich kein Problem: Eine ordnungsgemäße Abrechnung muss die Kosten nachvollziehbar aufschlüsseln, sie muss aber nicht jeden Beleg als Anhang mitschicken. Wir zeigen dir, wie du beides sauber trennst.

Wie du Kosten im Rechner erfasst

Im Schritt „Kosten" wählst du die anfallenden Kostenarten aus und trägst pro Position den Jahresbetrag sowie den passenden Verteilerschlüssel ein. Bei einer eigenen Position („Sonstige") vergibst du eine eigene Bezeichnung, zum Beispiel „Wartung Rauchmelder". So entsteht eine transparente Aufstellung jeder Kostenart mit Gesamtbetrag und Umlageschlüssel — genau das, was eine prüffähige Abrechnung ausmacht.

Bei Heizung und Warmwasser kannst du zusätzlich Details hinterlegen, die deine Werte belegbar machen: Zählernummer, Ablesedatum sowie Zählerstand Anfang und Ende. Diese Angaben landen direkt in der Abrechnung und machen deine Verbrauchskosten für die Mieter nachvollziehbar, ohne dass du die Originalrechnung des Versorgers anhängen musst.

• Kostenart auswählen oder eigene Position anlegen
• Jahresbetrag und Verteilerschlüssel eintragen
• Bei Heizung/Warmwasser: Zählerdaten und Ablesedatum ergänzen
• Die fertige Abrechnung als PDF herunterladen und an die Mieter versenden

Wenn du Verbrauchszahlen nicht einzeln tippen willst, kannst du sie in deinem Konto unter Verbrauchsdaten auch als CSV-Datei importieren — entweder als Datei-Upload oder durch Einfügen des Inhalts. Unterstützt werden gängige Formate (Standard, Ista, Techem, Brunata).

Belegpflicht und Belegeinsicht: was Vermieter wissen sollten

Die Originalbelege gehören nicht in die Abrechnung selbst, aber du musst sie aufbewahren und im Streitfall vorzeigen können. Nach § 259 BGB (analog) haben deine Mieter ein Recht auf Belegeinsicht: Sie dürfen die Originalrechnungen, Verträge (etwa Hausmeister oder Versicherung), Wartungsprotokolle und Verbrauchsablesungen einsehen — in der Regel kostenlos bei dir bzw. in deinen Geschäftsräumen.

Praktisch heißt das: Sammle alle Rechnungen, die hinter deinen eingetragenen Beträgen stehen, geordnet pro Abrechnungszeitraum. Verweigerst du die Einsicht, dürfen Mieter eine Nachzahlung zurückbehalten. Wer das von vornherein sauber dokumentiert, vermeidet die meisten Widersprüche. Tiefer einsteigen kannst du in unserem Vermieter-Leitfaden.

Wo du im Tool trotzdem Dateien hochladen kannst

Damit kein Missverständnis entsteht — an einigen Stellen arbeitet das Tool sehr wohl mit Datei-Uploads, nur eben nicht als Beleg-Anhang zur Abrechnung:

• Übergabeprotokoll: In der Protokoll-Verwaltung deines Kontos kannst du zu jedem Raum Fotos hinzufügen.
• Support-Tickets: Hast du eine Rückfrage, kannst du in deinem Konto an ein Ticket eine Datei anhängen (z. B. einen Screenshot).
• KI-Check: Für die Prüfung einer Abrechnung lädst du eine PDF, JPG oder PNG (bis 10 MB) hoch. Das richtet sich vor allem an Mieter, die eine erhaltene Abrechnung kontrollieren wollen — du kannst es aber auch zur Selbstkontrolle deiner eigenen Abrechnung nutzen. Mehr dazu beim KI-Check.

Du willst direkt loslegen? Dann starte mit deiner ersten Nebenkostenabrechnung. Wie du die einzelnen Positionen sauber zuordnest, zeigt dir die Anleitung zum Umlageschlüssel.