Kostenarten erfassen: Betriebskosten richtig eintragen

Im Schritt Betriebskosten sammelst du alle Betriebskosten deines Objekts. Der Rechner orientiert sich an den Kostenarten der Betriebskostenverordnung (BetrKV) – von Grundsteuer über Heizung bis zu Wartungskosten – und kennzeichnet jede Position direkt mit einem Hinweis zur Umlagefähigkeit. So musst du nicht selbst im Gesetz nachschlagen, sondern wählst die passende Kategorie aus und trägst den Betrag ein.

Kostenarten auswählen und Betrag eintragen

Über die Schaltfläche + Kostenart öffnest du die Auswahl „Kostenart auswählen". Dort findest du die typischen Positionen wie Grundsteuer, Wasserversorgung, Entwässerung, Heizung, Warmwasser, Aufzug, Müllbeseitigung, Gebäudereinigung, Gartenpflege, Versicherungen oder Hauswart – ebenso eine Reihe von Wartungs- und sonstigen Betriebskosten (z. B. Wartung Rauchwarnmelder, Trinkwasserprüfung auf Legionellen oder Dachrinnenreinigung).

Pro Position trägst du den Jahresbetrag gesamt ein, also die Kosten des gesamten Gebäudes für den Abrechnungszeitraum – nicht den Anteil eines einzelnen Mieters. Die Aufteilung auf die Mieter übernimmt der Rechner anschließend automatisch anhand des Verteilerschlüssels. Zu jeder Kostenart kannst du über das Info-Symbol nachlesen, was genau darunter fällt.

Findest du keine passende Kategorie, nutze Sonstige Betriebskosten und vergib eine eigene Bezeichnung. Wichtig: Solche sonstigen Kosten dürfen nur umgelegt werden, wenn sie im Mietvertrag konkret benannt sind – eine pauschale „sonstige Kosten"-Klausel reicht nach der Rechtsprechung nicht aus.

Umlagefähig oder nicht? Der Rechner zeigt es dir

Jede erfasste Position bekommt automatisch ein Symbol zur Umlagefähigkeit: ein Häkchen für klar umlagefähige Kosten, ein Ausrufezeichen für Grenzfälle und ein rotes Kreuz, wenn die Kosten nicht auf den Mieter umlegbar sind. Bei Grenzfällen und nicht umlagefähigen Posten erscheint zusätzlich ein Hinweis zur Umlagefähigkeit mit kurzer Begründung.

Grundsätzlich gilt: Laufende Betriebskosten nach BetrKV sind umlagefähig. Nicht umlagefähig sind dagegen vor allem Verwaltungskosten (z. B. Hausverwaltung, Buchführung, Kontoführungsgebühren) und Instandhaltung bzw. Reparaturen – diese trägt der Vermieter selbst. Auch heikel sind Mischpositionen: In einer Hauswart- oder Wartungspauschale können Reparatur- oder Verwaltungsanteile stecken, die du herausrechnen musst.

Eine wichtige Änderung betrifft Kabel und Antenne: Seit dem 01.07.2024 ist das Nebenkostenprivileg abgeschafft, sodass laufende TV-/Kabelverträge in der Regel nicht mehr umgelegt werden dürfen. Welche Posten der Vermieter nicht abrechnen darf, erklärt ausführlich der Ratgeber Nicht umlagefähige Kosten.

Beträge dem richtigen Zeitraum zuordnen

Die eingetragenen Jahresbeträge gehören immer zu einem bestimmten Abrechnungszeitraum. Diesen legst du im Schritt Objektdaten über die Felder „Abrechnungszeitraum von" und „Abrechnungszeitraum bis" fest. Beachte: Nach § 556 Abs. 3 BGB umfasst der Abrechnungszeitraum regelmäßig höchstens zwölf Monate. Kürzere Zeiträume sind möglich; eine längere Periode braucht eine tragfähige Ausnahme, etwa eine einmalige einvernehmliche Umstellung auf das Kalenderjahr (BGH VIII ZR 316/10). Der Rechner warnt bei längeren, ungültigen oder zukünftigen Zeiträumen und verlangt eine gesonderte Prüfung.

Achte darauf, dass alle Beträge genau diesen Zeitraum abdecken. Wenn ein Mieter nur einen Teil des Jahres in der Wohnung gewohnt hat, brauchst du den Jahresbetrag nicht selbst zu kürzen – der zeitanteilige Mieter-Anteil wird automatisch berechnet.

Nächste Schritte

• Den passenden Verteilerschlüssel je Position findest du unter Den richtigen Umlageschlüssel wählen.
• Verbrauchsabhängige Posten wie Heizung und Wasser rechnest du nach Verbrauch ab – bei mehreren Mietern trägst du je Mieter den Verbrauchswert ein. Hast du Verbrauchsdaten bereits in deinem Konto hinterlegt, kannst du sie über „Aus Verbrauchsdaten übernehmen" direkt einlesen.
• Bei der Heizung kannst du die HeizKV-Aufteilung (Grund-/Verbrauchskosten) sowie optional Rohrwärme- und CO2-Kostenaufteilung erfassen.