Übergabeprotokoll erstellen

Mit dem Übergabeprotokoll dokumentierst du den Zustand der Wohnung beim Ein- oder Auszug. Es ist die wichtigste Beweisgrundlage, wenn es später um Mängel, Schäden oder die Rückgabe der Kaution geht. Bei uns gibt es dafür zwei Wege: den kostenlosen Generator für ein einzelnes PDF und das digitale Protokoll im Konto mit Fotos und Unterschriften. Welcher Weg für dich passt, klären wir hier.

Der kostenlose Übergabeprotokoll-Generator

Unter /übergabeprotokoll-generator erstellst du ein Protokoll ohne Konto und ohne Anmeldung. Du füllst nacheinander diese Abschnitte aus:

• Stammdaten – Datum der Übergabe, Vermieter, Mieter und Anschrift des Mietobjekts (Pflichtfelder).
• Zählerstände (optional) – Kaltwasser, Warmwasser, Strom, Gas und Heizung.
• Schlüssel – Anzahl für Wohnung, Briefkasten, Keller und Garage.
• Zustand der Räume – aktiviere die Räume, die beurteilt werden sollen, und wähle pro Position (Boden, Wände, Decke, Türen, Fenster, Heizkörper) zwischen „gut“ und „Mängel“. Konkrete Mängel kannst du im Textfeld beschreiben.
• Schäden und Sonstiges – einzelne Schäden als Liste sowie ein freies Anmerkungsfeld.

Klicke auf „Übergabeprotokoll generieren“. Anschließend gibst du eine E-Mail-Adresse an und lädst das fertige PDF herunter. Das Dokument enthält bereits Unterschriftzeilen für Vermieter und Mieter. Drucke es am besten zweimal aus und unterschreibe gemeinsam direkt vor Ort.

Digitale Protokolle im Konto (Vermieter Ultra)

Wer regelmäßig vermietet, nutzt die digitale Variante unter Konto → Protokolle. Sie ist ab Vermieter Ultra verfügbar und bietet deutlich mehr als der freie Generator. Du legst ein neues Protokoll über einen Assistenten in fünf Schritten an:

1. Grunddaten – du wählst ein vorhandenes Objekt und einen Mieter aus deiner Verwaltung, bestimmst den Typ (Einzug oder Auszug) und das Datum. Mit „Weiter“ speichert der Assistent einen Entwurf, damit Fotos und Eingaben nicht verloren gehen; du findest ihn danach in der Liste und kannst ihn fortsetzen oder löschen. Eine Statuszeile unter der Überschrift zeigt, ob alles gespeichert ist. Verlässt du den Assistenten mit ungespeicherten Änderungen, fragt er einmal nach.
2. Räume – pro Raum vergibst du einen Zustand von „Sehr gut“ über „Gut“, „Normal“ und „Mängel“ bis „Stark beschädigt“, schreibst Kommentare und lädst Fotos direkt hoch – auch per Handy-Kamera. Eigene Räume kannst du ergänzen.
3. Zähler – aktiviere die benötigten Zähler (Strom, Gas, Wasser, Heizung) und erfasse Zählernummer, Stand und Einheit. Lässt du den Stand leer, speichert das Protokoll „nicht abgelesen“ und nicht still 0; eine eingetragene 0 bleibt 0.
4. Unterschriften – Vermieter und Mieter unterschreiben direkt auf dem Bildschirm oder Touch-Display.
5. Übersicht – du prüfst alles, fügst Notizen hinzu und speicherst das Protokoll als Entwurf oder schließt es ab. Danach lädst du das PDF herunter. Das PDF enthält immer nur den zuletzt gespeicherten Stand; hast du Änderungen noch nicht gespeichert, weist der Assistent darauf hin. Konnte das PDF nicht im PDF-Archiv abgelegt werden, bekommst du die Datei trotzdem und dazu einen Hinweis. Wurde das Protokoll zwischenzeitlich anderswo geändert (etwa in einem zweiten Fenster), speichert der Assistent nicht, sondern bittet dich, neu zu laden. Ein unterschriebenes oder abgeschlossenes Protokoll öffnet nur zur Ansicht und lässt sich nicht mehr ändern. Zum Anlegen und Ändern braucht dein Konto den abgeschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).

Der Vorteil: Objekt- und Mieterdaten kommen automatisch aus deiner Verwaltung, Fotos und Unterschriften werden gespeichert, und du findest alle Protokolle später wieder. Wie du Objekte und Mieter anlegst, erfährst du unter Objekt anlegen – dort ordnest du anschließend auch die Mieter zu.

Welche Variante passt zu dir?

Brauchst du nur ein einzelnes, schnelles Protokoll, reicht der kostenlose Generator. Verwaltest du mehrere Wohnungen und willst Fotos, digitale Unterschriften und eine Historie, lohnt sich die digitale Lösung in Vermieter Ultra. Wie sich die Tarife unterscheiden und welche aktuellen Preise gelten, siehst du auf der Seite /preise.

Ein Übergabeprotokoll ist gesetzlich nicht zwingend vorgeschrieben, im Streitfall aber entscheidend. Bei rechtlichen Detailfragen – etwa zu Schönheitsreparaturen oder Kautionseinbehalt – wende dich an einen Anwalt oder den Mieterbund. Wir liefern dir das Werkzeug, die Bewertung des Einzelfalls liegt bei dir.