Deine erste Nebenkostenabrechnung erstellen

Willkommen! Dieser Leitfaden begleitet dich Schritt für Schritt von der ersten Anmeldung bis zur fertigen Nebenkostenabrechnung als PDF. Plane für deine allererste Abrechnung etwa 15 bis 20 Minuten ein. Danach geht es deutlich schneller, weil deine Objekt- und Mieterdaten gespeichert bleiben und im nächsten Jahr nur noch die neuen Kosten eingetragen werden müssen.

Den kompletten Weg findest du in deinem Konto über die Checkliste Erste Schritte auf dem Dashboard. Sie führt dich durch die drei Kernschritte: erstes Objekt anlegen, ersten Mieter hinzufügen, erste Abrechnung erstellen.

Hinweis: Die Objekt- und Mieterverwaltung ist ab dem Tarif Vermieter Basis freigeschaltet. Mit einem aktiven Vermieter-Abo kannst du anschließend unbegrenzt Abrechnungen erstellen, speichern und herunterladen.

Schritt 1: Objekt anlegen

Ein Objekt ist deine Mietimmobilie, also das Haus oder die Wohnung, für die du abrechnest. Öffne Meine Objekte und klicke auf + Neues Objekt. Pflichtfeld ist nur die Bezeichnung (zum Beispiel „Musterstraße 42"). Zusätzlich kannst du Adresse, PLZ, Ort, die Gesamtfläche (m²) und die Zahl der Wohneinheiten erfassen. Diese Werte braucht der Rechner später, um die Kosten korrekt auf die einzelnen Wohnungen zu verteilen, also trag sie am besten gleich vollständig ein.

Optional gibt es einen Bereich für GEG-Daten (Baujahr, Heizungstyp, Brennstoff). Den kannst du fürs Erste überspringen; er ist für das GEG-Dashboard und die automatische Pflichten-Prüfung nach Gebäudeenergiegesetz gedacht, nicht für die Abrechnung selbst. Details dazu unter Ein Objekt anlegen.

Schritt 2: Mieter hinzufügen

Wechsle anschließend zu Mieter oder öffne dein Objekt und wähle „Mieter verwalten". Lege für jede Mietpartei einen Eintrag an mit Name, Fläche (m²), Personen und der monatlichen Vorauszahlung. Über die Felder Einzug und Auszug kannst du auch unterjährige Mietverhältnisse abbilden, dann rechnet das System die Kosten automatisch zeitanteilig.

Die Fläche je Mieter ist wichtig: Ohne sie kann nach dem Schlüssel Wohnfläche nicht verteilt werden.

Schritt 3: Kostenarten und Verteilerschlüssel

Jetzt geht es an die eigentliche Abrechnung. Öffne den Rechner und wähle oben über Objekt laden dein angelegtes Objekt aus, damit Flächen und Mieter automatisch übernommen werden. Du arbeitest im geteilten Bildschirm: links die Eingaben, rechts eine Live-Vorschau des fertigen PDFs.

Trage nun deine Betriebskosten ein. Zur Auswahl stehen alle Kostenarten nach Betriebskostenverordnung (BetrKV), darunter Grundsteuer, Wasserversorgung, Heizung, Müllbeseitigung und Versicherungen. Über „+ Kostenart" ergänzt du weitere Positionen wie Aufzug, Hauswart oder Gartenpflege. Pro Position gibst du den Jahresbetrag ein und wählst einen der vier Verteilerschlüssel:

• Wohnfläche (m²) – Standard für die meisten Kosten; größere Wohnungen zahlen mehr.
• Personenanzahl – sinnvoll bei verbrauchsabhängigen Kosten ohne Zähler.
• Verbrauch – Pflicht bei Heizkosten, fair bei Wasser mit Zähler.
• Wohneinheiten – jede Wohnung zahlt gleich viel, etwa beim Kabelanschluss.

Für viele Positionen ist bereits ein passender Schlüssel vorausgewählt, du kannst ihn aber jederzeit anpassen.

Schritt 4: Abrechnung erzeugen und PDF herunterladen

Sobald alle Beträge stehen, prüfst du die Live-Vorschau rechts. Passt alles, klickst du auf Abrechnung speichern. Das fertige PDF wird erzeugt und direkt heruntergeladen; die Abrechnung bleibt zusätzlich in deinem Konto gespeichert. Das Dokument enthält die Aufstellung aller Kostenarten, die gewählten Verteilerschlüssel sowie die Vorauszahlungen und das Ergebnis je Mieter (Nachzahlung oder Guthaben).

Tipp: Achte schon beim Eintragen auf die Hinweise neben der Vorschau. Der Rechner führt eine laufende Plausibilitätsprüfung durch und markiert typische Stolperfallen, etwa ungewöhnlich hohe Nachzahlungen oder Beträge, die stark vom Durchschnitt abweichen. Wenn die Vorschau verschwommen wirkt oder der Download nicht startet, helfen dir Warum ist meine PDF-Vorschau verschwommen? und Das fertige PDF herunterladen weiter.

Hinweis zu den Tarifen: Mit einem aktiven Vermieter-Abo kannst du unbegrenzt Abrechnungen erstellen, speichern und herunterladen. Alle Preise und Tarife findest du auf der Preisseite.