Möblierte Wohnung oder WG: Nebenkosten richtig abrechnen

Bei möblierter Vermietung und WG-Zimmern gilt für die Betriebskosten dasselbe Gesetz wie bei jeder anderen Wohnung: umlagefähig ist nur, was die Betriebskostenverordnung auflistet. Der Unterschied liegt nicht in den Kostenarten, sondern in der Praxis: Du rechnest meist gegen wechselnde Mieter ab, oft sind mehrere Personen pro Wohnung gemeldet, und manchmal hast du gar keine getrennte Vorauszahlung vereinbart. Genau dafür richtest du das Objekt einmal richtig ein.

Erst klären: getrennte Nebenkosten oder Pauschale?

Bevor du rechnest, prüfe deinen Mietvertrag. Bei möbliertem Wohnen auf Zeit wird häufig eine Inklusiv- oder Pauschalmiete vereinbart, die alle Nebenkosten abdeckt. Ist das der Fall, gibt es keine jährliche Abrechnung — du behältst die Pauschale, trägst aber auch das Risiko steigender Energiekosten selbst.

Hast du dagegen eine monatliche Vorauszahlung vereinbart (das ist bei längerfristiger möblierter Vermietung üblich), musst du wie bei jeder Wohnung jährlich abrechnen. In den Objektdaten kannst du unter den erweiterten Optionen die Angabe Mietvertrag enthält Pauschalmiete (Inklusivmiete) setzen — der Rechner gibt dir dann einen passenden Warnhinweis statt einer Abrechnungsforderung. Lege im Zweifel beide Wohnungen getrennt an, wenn du Pauschal- und Vorauszahlungsmieter im selben Haus mischst.

Verteilung pro Kopf statt pro Quadratmeter

In WGs und möblierten Single-Wohnungen schwankt die Personenzahl stärker als die Fläche. Deshalb lohnt sich für die verbrauchsnahen Kosten oft der Schlüssel nach Personenanzahl. Der Rechner kennt vier Verteilerschlüssel: nach Wohnfläche, nach Personenanzahl, nach Verbrauch und nach Wohneinheiten. Welche bei einer Kostenart erlaubt sind, schlägt er dir je Position vor.

• Wasser, Abwasser, Müll: Hier ist die Personenanzahl meist sachgerecht — drei WG-Bewohner verbrauchen mehr als ein Single auf gleicher Fläche.
• Heizung und Warmwasser: Bleiben verbrauchsabhängig nach Heizkostenverordnung. Trag dafür die abgelesenen Zählerstände ein.
• Grundsteuer, Versicherung, Hausmeister: In der Regel nach Wohnfläche.

Die Personenzahl pflegst du je Mieter direkt im Datensatz. Wichtig: Bei einer WG mit einem gemeinsamen Mietvertrag ist die Mietergemeinschaft ein Adressat — du legst also einen Mieter mit der Gesamt-Personenzahl an und trägst alle Namen unter den weiteren Mietern ein. Die interne Aufteilung unter den WG-Bewohnern ist deren Sache, nicht deine. Nur bei echten Einzelmietverträgen pro Zimmer legst du je Zimmer einen eigenen Mieter mit eigener Fläche und eigener Vorauszahlung an.

Häufiger Mieterwechsel sauber abbilden

Der größte praktische Unterschied: Bei möblierter Vermietung wechseln Mieter oft mehrmals pro Jahr. Du musst deshalb nicht für jeden Auszug eine eigene Abrechnung bauen. Trag bei jedem Mieter Einzugs- und Auszugsdatum ein — der Rechner verteilt jede flächen-, personen- oder einheitenbasierte Kostenart automatisch taggenau nach dem Zeitanteil. Ein Mieter, der nur vier Monate in der Wohnung war, trägt auch nur seinen Vier-Monats-Anteil.

Zwei Punkte solltest du dabei beachten:

1. Verbrauchskosten brauchen Zwischenstände. Heizung und Warmwasser werden nach echtem Verbrauch verteilt, nicht nach Zeit. Lies bei jedem Wechsel die Zähler ab und halte den Stand fest — Details dazu im Leitfaden zur unterjährigen Endabrechnung.
2. Tarifgrenze beachten. Im Basis-Plan kannst du insgesamt bis zu fünf Wohneinheiten über alle Objekte verwalten. Der Pro-Plan erlaubt unbegrenzt viele Wohneinheiten — eine Übersicht der Tarife findest du auf der Preisseite.

Hast du die Daten einmal erfasst, kannst du die Abrechnung jedes Jahr für die nächste Periode kopieren und nur die wechselnden Mieter aktualisieren. Bist du unsicher, ob deine Verteilung schlüssig ist, lass die fertige Abrechnung vom KI-Check prüfen, bevor du sie versendest.

Dieser Beitrag erklärt die Bedienung des Tools und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung. Welcher Verteilerschlüssel zwingend zu verwenden ist, kann von Mietvertrag und Einzelfall abhängen.