BetrKV-Checkliste: Alle 17 Kostenarten prüfen und korrekt erfassen

Die häufigste Sorge vor dem Abschicken einer Abrechnung lautet: Habe ich wirklich alle Kostenarten erfasst – und keine, die ich gar nicht umlegen darf? Statt dafür eine Papier-Checkliste abzuhaken, arbeitest du im Rechner direkt mit der Auswahl nach Betriebskostenverordnung (BetrKV). Jede Position trägst du bewusst ein, und das System prüft live mit, ob sie zulässig ist. Diese Anleitung zeigt dir den Ablauf Schritt für Schritt.

Kostenarten über die BetrKV-Auswahl ergänzen

Öffne deine Abrechnung im Rechner und gehe in den Abschnitt Betriebskosten. Für einen schnellen Start sind dort bereits fünf gängige Positionen vorbelegt (Grundsteuer, Wasserversorgung, Heizung, Müllbeseitigung und Versicherung). Alle weiteren Kostenarten fügst du über den Button + Kostenart hinzu.

Es öffnet sich die Auswahl Kostenart auswählen. Jede Karte ist mit ihrer Fundstelle in der BetrKV beschriftet (§ 2 Nr. 1 bis 17) – so arbeitest du die Liste systematisch ab. Achte dabei auf die Sammelkategorie § 2 Nr. 17 (Sonstige Betriebskosten): Sie ist im Rechner in viele konkrete Sonderfälle aufgefächert (etwa Wartung Rauchmelder, Lüftungsanlage, Legionellenprüfung), die alle mit „Nr. 17" gekennzeichnet sind. Praktisch: Bereits erfasste Positionen blendet die Auswahl automatisch aus. Was übrig bleibt, hast du also noch nicht berücksichtigt – so wird die Auswahl selbst zur Checkliste.

Brauchst du eine Position nicht (etwa Aufzug in einem Haus ohne Aufzug), nimmst du sie einfach nicht auf oder entfernst eine vorbelegte Position über das ✕ rechts in der Positionszeile. Eine ausführliche Beschreibung des reinen Erfassens findest du in der Anleitung Kostenarten erfassen.

Die Umlagefähigkeits-Prüfung pro Position lesen

Sobald eine Kostenart in der Liste steht, zeigt der Rechner neben dem Namen ein kleines Prüf-Symbol. Das Symbol selbst ist dabei dein wichtigstes Signal – darauf achtest du zuerst, die Farbe ist nur eine Verstärkung:

• Häkchen (✓, goldener Ton): Die Position ist nach BetrKV umlagefähig. Beim Überfahren mit der Maus erscheint der Hinweis mit Paragraf und Nummer, etwa „Umlagefähig nach § 2 Nr. 1 BetrKV: Grundsteuer".
• Ausrufezeichen (!, gleicher warmer Goldton): Grenzfall. Die Position ist grundsätzlich zulässig, aber an Bedingungen geknüpft. Beim Hauswart etwa weist der Rechner darauf hin, dass Verwaltungs- und Instandhaltungsanteile herausgerechnet werden müssen. Häkchen und Ausrufezeichen teilen sich denselben Farbton – verlass dich hier also auf das Zeichen, nicht auf die Farbe.
• Kreuz (✗, rot): Nicht umlagefähig. Nur dieser Status hebt sich farblich klar ab. Das System blendet zusätzlich eine Warnung über der Position ein und nennt den Grund.

Ein wichtiger Sonderfall ist die Gemeinschaftsantenne / Kabelanschluss (§ 2 Nr. 16). Liegt das Ende deines Abrechnungszeitraums nach dem 30.06.2024, stuft der Rechner diese Position wegen der TKG-Novelle als nicht mehr umlagefähig ein. Hinterlege das Ende des Abrechnungszeitraums daher korrekt, damit die Prüfung greift.

Für Positionen, die nicht zu den festen Kategorien passen, gibt es Sonstige Betriebskosten (§ 2 Nr. 17). Hier trägst du eine eigene Bezeichnung ein. Der Rechner gleicht diesen Freitext mit typischen Stolperfallen ab: Schreibst du zum Beispiel „Verwaltung", „Instandhaltung", „Reparatur" oder „Rücklage", erscheint die rote Warnung, weil diese Kosten der Vermieter trägt. Welche Posten generell ausgeschlossen sind, fasst der Ratgeber Nicht umlagefähige Kosten zusammen.

Die Checkliste sauber abschließen

Wenn du alle relevanten Karten aus der + Kostenart-Auswahl übernommen hast und jede Position ein Häkchen oder ein bewusst akzeptiertes Ausrufezeichen trägt, ist deine Erfassung vollständig. Gehe vor dem Speichern noch einmal die Restliste in der Auswahl durch: Was dort steht, fehlt entweder absichtlich (nicht vorhanden) oder du hast es übersehen.

Vergiss nicht, für jede Position auch den passenden Verteilerschlüssel zu setzen. Heizung und Warmwasser tragen zusätzlich ein HeizKV-Kennzeichen, weil hier ein verbrauchsabhängiger Anteil Pflicht ist – die nötigen Werte erfasst du wie im Artikel Verbrauchsdaten Heizung und Wasser beschrieben.

Die Prüf-Symbole ersetzen keine individuelle Rechtsberatung, sondern ordnen deine Eingaben den Regeln der BetrKV und gängiger Rechtsprechung zu. Maßgeblich bleibt, was in deinem Mietvertrag wirksam als umlagefähig vereinbart wurde. Stimmt deine Liste mit dem Mietvertrag überein und sind alle Symbole geprüft, kannst du die Abrechnung speichern und als PDF erzeugen.