Abrechnung duplizieren oder Vorlage speichern für nächstes Jahr
Die nächste Abrechnungsperiode steht an und Du fragst Dich, ob Du die letzte Abrechnung einfach kopieren kannst. So nutzt Du Deine gespeicherten Objektdaten als Vorlage, sparst die meiste Tipparbeit und passt nur die wenigen Werte an, die sich wirklich geändert haben.
Wenn Du eine Nebenkostenabrechnung schon einmal über Dein Konto erstellt hast, musst Du beim nächsten Mal nicht wieder bei null anfangen. Deine Objekt- und Mieterdaten bleiben gespeichert und lassen sich mit einem Klick wieder in den Rechner laden. Dieser Artikel zeigt Dir den schnellen Wiederhol-Flow und welche Werte Du jedes Jahr neu setzen musst.
Objekt als Vorlage laden statt neu eintippen
Den größten Zeitgewinn holst Du über Deine gespeicherten Objekte. Öffne den Rechner und wähle oben im Feld Objekt laden das gewünschte Objekt aus dem Dropdown. Der Rechner übernimmt dann automatisch:
- die Objektdaten (Adresse, PLZ, Ort, Gesamtfläche, Anzahl der Wohneinheiten),
- alle Mieter mit Name, Wohnung, Fläche, Personenzahl und monatlicher Vorauszahlung,
- Deine hinterlegten Bankdaten (IBAN, BIC, Bank) sowie Deine Vermieter-Absenderdaten aus dem Profil.
Damit ist der aufwendigste Teil — Stammdaten und Mieterliste — bereits ausgefüllt. Du tippst nur noch die neuen Beträge ein. Voraussetzung ist, dass das Objekt unter Objekte angelegt ist; falls Du noch ganz am Anfang stehst, hilft Dir die Anleitung Erste Nebenkostenabrechnung erstellen weiter.
Diese Werte musst Du für die neue Periode anpassen
Beim Laden eines Objekts setzt der Rechner einige Felder bewusst auf Standardwerte, die Du prüfen und überschreiben solltest. Geh diese Liste systematisch durch:
- Abrechnungszeitraum: Voreingestellt ist immer das letzte volle Kalenderjahr (1. Januar bis 31. Dezember). Stelle hier Deinen tatsächlichen Zeitraum ein, falls er abweicht.
- Kostenbeträge: Die Beträge werden nicht aus dem Vorjahr übernommen — sie starten bei 0. Trage die aktuellen Summen aus Deinen neuen Belegen ein. Fünf gängige Kostenarten (Grundsteuer, Wasserversorgung, Heizung, Müllbeseitigung, Versicherungen) sind bereits angelegt, sodass Du nur die Werte eintippst.
- Weitere Kostenarten: Hattest Du letztes Jahr zusätzliche Positionen wie Aufzug oder Hauswart, füge sie über + Kostenart erneut hinzu.
- Vorauszahlungen: Wurden die monatlichen Vorauszahlungen unterjährig geändert, korrigiere sie pro Mieter. Mehr dazu unter Vorauszahlungen anpassen und neuberechnen.
- Mieterwechsel: Ist ein Mieter aus- oder eingezogen, passe Ein- und Auszugsdatum an oder lege den neuen Mieter an.
Die Verteilerschlüssel pro Kostenart bleiben sinnvoll vorbelegt. Wenn sich an Deiner Umlage nichts geändert hat, kannst Du sie einfach übernehmen.
Briefvorlagen sind etwas anderes als gespeicherte Abrechnungen
Unter Vorlagen findest Du Briefvorlagen für Anschreiben, Mieterhöhungen oder Kündigungen. Diese speichern Textbausteine mit Platzhaltern — sie enthalten aber keine Kostenwerte und ersetzen nicht das Laden eines Objekts im Rechner. Für das eigentliche Wiederholen der Abrechnung ist allein der Objekt-Laden-Weg im Rechner relevant.
Wiederkehrend abrechnen und vergleichen
Sobald Du für ein Objekt zwei oder mehr Abrechnungen gespeichert hast, erscheint im Objekt-Detail unter dem Tab Abrechnungen automatisch ein Vorjahresvergleich. Dort siehst Du je Mieter, wie sich Gesamtkosten, Vorauszahlungen und das Ergebnis gegenüber der Vorperiode entwickelt haben — inklusive Trend-Pfeil. Das hilft Dir, Ausreißer früh zu erkennen, bevor Du das PDF erstellst.
Das regelmäßige Erstellen über Dein Konto ist in den Abos Vermieter Basis (7,90 € pro Monat) und Vermieter Pro (14,90 € pro Monat) enthalten; alternativ kannst Du ein einzelnes PDF für 9,90 € lösen. Die Details findest Du auf der Seite Preise. Hast Du die Beträge eingetragen und geprüft, lädst Du das fertige PDF herunter — siehe Abrechnung als PDF exportieren und versenden.
Hinweis: Dieser Artikel beschreibt die Bedienung der Software und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung.
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Hinweis: Dieser Hilfe-Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Angaben ohne Gewähr — im Zweifel die einschlägigen gesetzlichen Regelungen (z. B. BetrKV, HeizKV, BGB) prüfen.