Mieterwechsel mit Endabrechnung: Anteilige Nebenkosten berechnen

Zieht ein Mieter mitten im Abrechnungsjahr aus, darf er nur die Kosten tragen, die auf seine tatsächliche Wohndauer entfallen. Im Tool steuerst Du das über das Auszugsdatum – die anteilige Verteilung erledigt der Rechner danach automatisch. Du musst nichts von Hand umrechnen.

Schritt 1: Auszugsdatum beim Mieter eintragen

Öffne Konto → Objekte und wähle das betroffene Objekt. Im Tab Mieter klickst Du beim ausgezogenen Mieter auf Bearbeiten. Trage dort das Feld Auszug ein (das Datum des letzten Tages im Mietverhältnis). Prüfe gleichzeitig, dass das Einzug-Datum stimmt – beide Werte bilden die Grundlage der anteiligen Berechnung.

Wichtig: Lösche den Mieter nicht. Solange Einzug und Auszug hinterlegt sind, bleibt der Datensatz die Basis für seine Endabrechnung. Den Nachmieter legst Du als zusätzlichen Mieter über + Mieter hinzufügen mit dessen eigenem Einzugsdatum an. So stehen im Objekt beide Mieter parallel und die Wohndauer überschneidet sich nicht.

Falls die Mieterverwaltung gesperrt ist, ist sie erst ab dem Tarif Vermieter Basis verfügbar. Bei vielen Wechseln im selben Objekt kann ein Mieter-Limit greifen – dann findest Du in der Tarifübersicht die passende Stufe.

Schritt 2: Wie die anteilige Berechnung im Tool funktioniert

Der Rechner ermittelt für jeden Mieter einen Zeitanteil: die Tage zwischen Einzug und Auszug innerhalb des Abrechnungszeitraums, geteilt durch die Gesamttage. Diese Berechnung ist tagesgenau – ein Auszug am 15. Juni wird exakt erfasst, nicht auf volle Monate gerundet.

Dabei behandelt das Tool zwei Arten von Kosten unterschiedlich:

• Zeitabhängige Kosten (Umlageschlüssel Wohnfläche, Personenanzahl oder Wohneinheiten) werden mit dem Zeitanteil multipliziert. Der ausgezogene Mieter zahlt also nur für seine Wohnmonate.
• Verbrauchsabhängige Kosten (Umlageschlüssel Verbrauch, z. B. abgelesene Heizung oder Wasser) richten sich nach den tatsächlichen Ablesewerten und werden nicht zusätzlich nach Zeit gekürzt – der gemessene Verbrauch enthält die Wohndauer ja bereits.

Daraus folgt: Trage bei verbrauchsabhängigen Positionen die Zwischenablesewerte zum Auszugstag ein, damit Heizung und Wasser korrekt getrennt sind. Bei flächen- oder personenbezogenen Posten genügt das Auszugsdatum.

Bleibt die Wohnung nach dem Auszug eine Zeit lang leer, trägt diesen Leerstandsanteil der Vermieter – die Mieteranteile summieren sich dann bewusst auf weniger als die Gesamtkosten. Wie sich das im Detail auswirkt, liest Du unter Leerstandszeit in der Nebenkostenabrechnung.

Schritt 3: Endabrechnung erstellen und PDF erzeugen

Wechsle zu Konto → Rechner und lege die Abrechnung für das Objekt an. Der Abrechnungszeitraum bleibt der gesamte Jahreszeitraum – Du verkürzt ihn nicht auf die Wohndauer des ausgezogenen Mieters. Die Begrenzung passiert allein über das Auszugsdatum. Beachte dabei: Ein Zeitraum darf höchstens zwölf Monate umfassen (§ 556 Abs. 3 BGB).

Nach dem Berechnen siehst Du im Objekt unter Abrechnungen die Mieter-Ergebnisse mit Gesamtkosten, Vorauszahlungen und dem Saldo (Nachzahlung oder Guthaben). Die Vorauszahlungen werden ebenfalls nur für die hinterlegte Wohndauer angesetzt, sofern Du den Monatsbetrag im Mieterfeld gepflegt hast.

Für den ausgezogenen Mieter klickst Du auf Einzel-PDF – das erzeugt die Endabrechnung nur für ihn. Mit Gesamt-PDF bekommst Du die Übersicht über alle Mieter des Objekts. Mehr zum Versand findest Du unter Abrechnung als PDF exportieren und versenden.

Ob am Ende eine Nachzahlung oder ein Guthaben herauskommt und wie Du die Auszahlung sauber abwickelst, zeigen die Szenarien zu Gutschrift und Nachzahlung beim Mieterwechsel. Wenn Du den Zustand der Wohnung zum Auszug dokumentieren willst, hilft das Übergabeprotokoll zur Endabrechnung.

Diese Anleitung beschreibt die Bedienung des Tools und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung. Bei strittigen Fällen prüfe die zugrunde liegenden Mietvertragsregelungen.