Alte Software in neue übernehmen: Checkliste für Datentransfer

Ein Softwarewechsel ist der Moment, in dem deine über Jahre gepflegten Daten den Anbieter wechseln. Wichtig sind dabei drei Dinge: Du nimmst alle relevanten Daten mit, du überträgst sie im richtigen Format, und du behältst die Bestandskontinuität – also die Vorjahreswerte, die du für die nächste Abrechnung brauchst (z.B. Zählerstände und bisherige Vorauszahlungen). Diese Anleitung führt dich durch beide Richtungen: in mein-nebenkostenrechner.de hinein und wieder hinaus.

Welche Daten du mitnehmen solltest

Bevor du irgendetwas überträgst, lohnt sich eine kurze Bestandsaufnahme. Diese Datenarten brauchst du für eine lückenlose Nebenkostenabrechnung:

• Objekte: Bezeichnung, Adresse, Gesamtfläche, Anzahl der Einheiten und – falls relevant – Bankdaten und GEG-Angaben (Baujahr, Heizungstyp, Brennstoff).
• Mieter: Name, Wohnung/Einheit, Wohnfläche, Personenzahl, Ein- und Auszugsdaten.
• Zahlungen und Vorauszahlungen: die geleisteten monatlichen Vorauszahlungen je Mieter und Abrechnungsjahr – diese bestimmen, ob am Ende eine Nachzahlung oder Gutschrift herauskommt.
• Verbrauchs- und Zählerstände: Heizung, Warm- und Kaltwasser, Strom – idealerweise mit Vorjahreswerten, damit Folgeabrechnungen anschlussfähig bleiben.
• Belege und fertige Abrechnungen der Vorjahre als PDF, für deine Unterlagen und im Streitfall.

Schritt für Schritt: in mein-nebenkostenrechner.de wechseln

Lege zuerst dein Konto an. Danach gehst du in dieser Reihenfolge vor:

1. Objekte anlegen. Erstelle für jede Immobilie ein Objekt. Eine Massen-Importfunktion gibt es dafür nicht – Objekte werden manuell erfasst. Bei wenigen Einheiten ist das in Minuten erledigt; halte deine alten Stammdaten daneben offen.
2. Mieter zuordnen. Trage zu jedem Objekt die Mieter mit Wohnfläche und Personenzahl ein. Auch das geschieht manuell, pro Mieter.
3. Verbrauchsdaten importieren. Hier sparst du am meisten Tipparbeit: Unter Verbrauchsdaten gibt es im Reiter CSV-Import eine echte Importfunktion. Du wählst Objekt und Kategorie, lädst eine CSV-Datei hoch oder fügst den Inhalt direkt ein. Erkannt werden die Spalten Jahr, Brennstoff, Verbrauch, Einheit, Kosten, und neben dem Standardformat auch die Exporte von Ista, Techem und Brunata. Deutsche Zahlenformate wie 1.234,56 werden korrekt eingelesen.
4. Erste Abrechnung erstellen. Sind Objekte, Mieter und Verbräuche erfasst, folgst du der Anleitung zur ersten Nebenkostenabrechnung.

Eine Beispielzeile für den CSV-Import sieht so aus: 2025;Erdgas;15000;kWh;1200. Als Spaltentrenner werden Semikolon, Komma oder Tabulator erkannt. Stimmt eine Zeile nicht, zeigt der Import sie dir nach dem Hochladen einzeln an, statt den ganzen Vorgang abzubrechen – fehlerhafte Zeilen kannst du dann gezielt nachbessern.

Bestandskontinuität: was du nicht vergessen darfst

Damit deine nächste Abrechnung nahtlos an die alte anschließt, achte besonders auf zwei Punkte. Erstens die Vorauszahlungen: Übertrage je Mieter, was im Abrechnungszeitraum tatsächlich gezahlt wurde – sonst stimmt das Ergebnis nicht. Zweitens die Anfangs-Zählerstände: Bei verbrauchsabhängigen Positionen ist der Endstand des Vorjahres der Startwert des neuen Jahres. Bewahre die letzte Abrechnung der alten Software als PDF auf, damit du diese Werte jederzeit nachschlagen kannst.

Sicher umziehen – und sauber abschließen

Lade dir aus dem Altsystem alle Exporte und PDF-Abrechnungen herunter, bevor du das alte Abo kündigst. Behandle die Dateien vertraulich: Sie enthalten Mieternamen und Adressen. Lösche dein altes Konto erst, wenn du den Datentransfer hier vollständig geprüft und eine Testabrechnung erfolgreich erstellt hast.

Wieder hinaus: von uns zu einer anderen Software

Auch der umgekehrte Weg ist offen. Über deinen Datenexport lädst du im Konto-Bereich unter Profil eine vollständige JSON-Datei mit allen Objekten, Mietern, Abrechnungen, Verbrauchsdaten, Rechnungen und mehr herunter (DSGVO Art. 20, Recht auf Datenübertragbarkeit). Diese maschinenlesbare Datei kannst du an deinen neuen Anbieter weitergeben oder selbst auswerten. Möchtest du danach hier aufräumen, hilft dir die Anleitung zum Konto löschen.

Ein Hinweis zum Schluss: Diese Anleitung erklärt den technischen Ablauf des Datentransfers. Für rechtliche Fragen zur konkreten Gestaltung deiner Abrechnung ersetzt sie keine individuelle Beratung.