Mehrfamilienhaus mit gemischten Verteilerschlüsseln: Schritt-für-Schritt-Abrechnung

Wenn Du ein Haus mit mehreren Wohnungen abrechnest, brauchst Du selten nur einen Schlüssel. Der Rechner ist genau darauf ausgelegt: Jede Kostenposition trägt ihren eigenen Verteilerschlüssel. Du musst also nicht zwischen mehreren Berechnungen jonglieren, sondern erfasst alle Kosten in einem Durchgang und legst pro Position fest, wie sie aufgeteilt wird. Diese Anleitung führt Dich durch das praktische Setup, nicht durch die Theorie der Schlüsselarten.

Vorbereitung: Stammdaten so anlegen, dass alle Schlüssel funktionieren

Damit gemischte Schlüssel rechnen können, brauchen die Mieter die passenden Bezugsgrößen. Trage für jede Wohnung sowohl die Fläche in m² als auch die Personenanzahl ein. Beide Werte erfasst Du beim Anlegen der Mieter — die Fläche ist die Basis für den Wohnflächen-Schlüssel, die Personenanzahl für den Personen-Schlüssel. Fehlt einer der Werte, kann eine Position, die ihn nutzt, nicht korrekt verteilt werden.

• Lege zuerst das Objekt mit Gesamtfläche und Anzahl der Wohneinheiten an (siehe Objekt anlegen).
• Füge jede Wohnung als Mieter hinzu und fülle Fläche und Personen aus (siehe Mieter hinzufügen).
• Für Positionen nach Verbrauch hältst Du die individuellen Zählerwerte bereit.

Pro Kostenposition den Verteilerschlüssel setzen

Im Schritt Betriebskosten fügst Du jede Kostenart hinzu und trägst den Jahresbetrag ein. Sobald mehrere Mieter im Objekt sind, findest Du daneben das Feld Verteilerschlüssel. Die Auswahl ist pro Kostenart auf die rechtlich sinnvollen Optionen begrenzt, und der nach Betriebskostenverordnung übliche Schlüssel ist bereits vorausgewählt. Du kannst ihn aber je Position frei umstellen, soweit die Kostenart mehrere Optionen zulässt. Genau so entsteht eine gemischte Abrechnung:

1. Grundsteuer, Versicherung, Gartenpflege sind bereits auf Wohnfläche (m²) vorausgewählt — größere Wohnungen tragen mehr.
2. Müllbeseitigung ist im Rechner schon auf Personenanzahl voreingestellt, weil das verursachergerechter ist. Du musst hier also nichts umstellen; alternativ stünden Wohnfläche oder Wohneinheiten zur Wahl.
3. Heizung und Warmwasser laufen auf Verbrauch. Hier blendet der Rechner zusätzlich die Felder für die individuellen Verbrauchswerte ein, sobald Du Verbrauch auswählst.
4. Kabelanschluss verteilt der Rechner gleichmäßig nach Wohneinheiten, sodass jede Wohnung denselben Anteil zahlt. (Hinweis: Kabelgebühren sind seit dem 01.07.2024 in der Regel nicht mehr als Betriebskosten umlagefähig — der Rechner weist Dich darauf hin.)

Du kannst für zwei Positionen unterschiedliche Schlüssel wählen — die Einstellung gilt immer nur für die eine Position, in der Du sie setzt. Eine Änderung an einer Position wirkt sich nicht auf die anderen aus.

Bist Du eingeloggt und hast bereits Verbrauchsdaten erfasst, kannst Du über „Aus Verbrauchsdaten übernehmen“ die hinterlegten Jahresbeträge direkt als Kostenpositionen einlesen, statt die Summen einzeln zu tippen. Jede so erzeugte Position bekommt den für ihre Kostenart üblichen Schlüssel voreingestellt. Die individuellen Verbrauchswerte pro Mieter trägst Du anschließend im Raster „Verbrauchswerte pro Mieter“ ein.

Ergebnis prüfen und gemischte Abrechnung kontrollieren

Nach dem letzten Schritt zeigt der Rechner pro Wohnung die Aufteilung jeder einzelnen Position — mit einer Spalte für den jeweils angewendeten Schlüssel. So siehst Du auf einen Blick, dass die Heizung anders verteilt wurde als die Grundsteuer. Achte auf zwei Punkte:

• Hinweise des Rechners ernst nehmen: Fehlen bei einer Heizkosten-Position die individuellen Verbrauchswerte, weist Dich eine Warnung darauf hin (Stichwort § 12 HeizKV). Ohne erfasste Verbrauchswerte fällt eine verbrauchsbasierte Position auf eine flächenbasierte Verteilung zurück.
• Plausibilität: Bei vollständig belegtem Objekt ergibt die Summe aller Anteile einer Position den vollen Jahresbetrag. Trägst Du Leerstand ein, bleibt der Leerstandsanteil beim Vermieter, sodass die Mieteranteile entsprechend weniger ergeben. Stimmt die Verteilung pro Wohnung nicht mit Deiner Erwartung überein, prüfe Fläche und Personenanzahl der Mieter.

Wenn Du die Verteilung lieber von einer zweiten Instanz gegenlesen lassen willst, hilft der KI-Check, eine fertige Abrechnung auf Unstimmigkeiten zu sichten. Den fertigen Beleg gibst Du anschließend als PDF aus (siehe Abrechnung als PDF exportieren und versenden).

Hinweis: Welcher Schlüssel für eine bestimmte Kostenart vereinbart ist, ergibt sich aus Deinem Mietvertrag. Dieser Artikel beschreibt die Bedienung des Tools und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung.