Abrechnung als PDF exportieren und an Mieter versenden

Wenn du im Rechner alle Daten erfasst hast, fehlt nur noch der letzte Schritt: das fertige PDF erzeugen und es deinem Mieter zukommen lassen. Diese Anleitung beschreibt den vollständigen Ablauf — vom Anschreiben über den Export bis zum Versand — und zeigt, welche Prüfungen das Tool im Hintergrund vornimmt.

1. Anschreiben wählen (im Rechner, vor dem Export)

Bevor du das PDF erzeugst, entscheidest du im Rechner-Schritt im Abschnitt Anschreiben, ob deiner Abrechnung ein Brief vorangestellt wird. Du hast drei Optionen:

• Kein Anschreiben — das PDF startet direkt mit der Kostenübersicht.
• Standard-Brief — ein automatisch erzeugtes Anschreiben mit Anrede, Abrechnungszeitraum, Endbetrag und einem Hinweis auf die Belegeinsicht nach § 259 BGB. Der Text wird pro Mieter individuell befüllt.
• Eigener Text — du bearbeitest den vorgeschlagenen Brieftext frei in einem Textfeld.

Das gewählte Anschreiben erscheint als erste Seite im PDF. Diese Auswahl triffst du direkt im Erstellungs-Schritt — es gibt keinen separaten Export-Dialog dafür.

2. Abrechnung erzeugen und herunterladen

Im eingeloggten Konto klickst du im Rechner auf Abrechnung speichern. Das PDF wird dann serverseitig berechnet und erzeugt, in deinem Konto gespeichert und sofort in deinem Browser als Datei heruntergeladen. Du brauchst nichts weiter zu konfigurieren — der Download startet automatisch.

Hast du bei deinem Objekt eine IBAN und BIC hinterlegt und ergibt sich für einen Mieter eine Nachzahlung, fügt das PDF zusätzlich einen Überweisungshinweis samt EPC-QR-Code ein. Dein Mieter kann den Betrag dann per Banking-App-Scan begleichen.

3. Später erneut exportieren — pro Mieter oder gesamt

Gespeicherte Abrechnungen findest du jederzeit unter Meine Objekte im Reiter Abrechnungen des jeweiligen Objekts. Dort kannst du für jede Periode:

• das Gesamt-PDF mit allen Mietern herunterladen, oder
• pro Mieter ein Einzel-PDF erzeugen, das nur dessen Aufteilung enthält.

Das Einzel-PDF ist praktisch, wenn du jedem Mieter nur seine eigene Abrechnung schicken willst und nicht die Zahlen der Nachbarn offenlegen möchtest.

4. Digital oder per Post versenden

Das Tool legt das fertige PDF in deinem Browser ab — den eigentlichen Versand an den Mieter nimmst du selbst vor. So bist du flexibel:

• Digital: Hänge das heruntergeladene PDF an eine E-Mail an deinen Mieter an.
• Per Post: Drucke das PDF aus und verschicke es als Brief.

Ob digital oder Papier zulässig ist, hängt von deinem Mietvertrag und dem Einverständnis des Mieters ab. Viele Mieter akzeptieren den digitalen Weg; im Zweifel oder bei wichtigen Fristsachen ist der nachweisbare Postweg die sicherere Wahl. Welche formalen Anforderungen an Zugang und Frist gelten, erfährst du im Ratgeber zu Fristen und Widerspruch.

5. Welche Prüfungen das Tool übernimmt

Bevor eine Abrechnung exportiert wird, prüft das Tool automatisch einige Eckpunkte, damit keine offensichtlich fehlerhafte Abrechnung herausgeht:

• Es muss mindestens ein Mieter mit Fläche und mindestens eine Kostenposition mit Betrag vorhanden sein — leere Abrechnungen werden abgelehnt.
• Der Abrechnungszeitraum wird geprüft: Endet er vor dem Start oder umfasst er mehr als zwölf Monate, lässt sich das PDF nicht erstellen (vgl. § 556 Abs. 3 BGB).
• Im Standard-Brief erscheint der Hinweis auf das Belegeinsichtsrecht des Mieters.

Diese automatischen Prüfungen ersetzen keine inhaltliche Kontrolle. Bevor du versendest, lohnt sich ein letzter Blick mit dem KI-Check, der deine Abrechnung auf typische Plausibilitätsfehler hin durchsieht.

Nächste Schritte

Du willst eine bestehende Abrechnung als Vorlage für die nächste Periode nutzen oder zunächst die Grundlagen der Erstellung nachlesen? Starte mit der ersten Nebenkostenabrechnung. Hast du Belege, die als Nachweis mit ins Konto sollen, hilft dir Belege hochladen weiter.

Hinweis: Dieser Artikel erklärt die Bedienung des Tools und gibt keine individuelle Rechtsberatung. Bei Zweifeln zur rechtssicheren Zustellung im Einzelfall ziehe geeignete Fachinformationen oder fachkundige Beratung hinzu.