Abrechnung korrigieren oder stornieren: Schritt für Schritt

Eine fehlerhafte Abrechnung ist kein Drama, solange du sie sauber korrigierst. Wichtig ist, zwei Situationen zu unterscheiden: Die Abrechnung ist noch nicht beim Mieter (dann reicht eine reine Datenkorrektur) oder sie wurde bereits versendet (dann brauchst du eine nachvollziehbare Korrekturabrechnung). Beide Wege deckst du mit dem gespeicherten Objekt und dem Rechner ab.

Abrechnung korrigieren, bevor sie versendet wurde

Wenn du den Fehler entdeckst, bevor das PDF beim Mieter ist, korrigierst du die Daten und erzeugst das Dokument einfach neu. So gehst du vor:

1. Öffne den Rechner in deinem Konto.
2. Wähle über das Dropdown für gespeicherte Objekte das betroffene Objekt aus. Die Mieter, Flächen und Vorauszahlungen werden vorausgefüllt.
3. Trage den korrekten Abrechnungszeitraum ein und gib die Werte erneut ein: Kostenarten, Beträge, Umlageschlüssel und Verbrauchsdaten.
4. Prüfe in der Live-Vorschau, ob Gesamtkosten, Anteile und das Ergebnis pro Mieter jetzt stimmen.
5. Generiere das PDF neu und lade es herunter. Brauchst du zusätzlich ein separates PDF je Mieter, findest du die Gesamt- und Einzel-PDFs anschließend im Objekt unter dem Reiter Abrechnungen.

Typische Korrekturstellen sind die Beträge und Positionen (siehe Kostenarten erfassen) sowie der gewählte Verteilerschlüssel (siehe Umlageschlüssel wählen). Das PDF wird jedes Mal frisch aus den eingegebenen Daten erzeugt, du arbeitest also nie mit einem veralteten Dokument.

Fehlerhafte Abrechnung stornieren

Speicherst du eine korrigierte Abrechnung aus dem Rechner erneut für dasselbe Objekt, legt das Tool dafür einen neuen Eintrag an. Im Objekt unter dem Reiter Abrechnungen können dann zwei Einträge für denselben Zeitraum erscheinen, die alte und die korrigierte Version. Das ist gewollt, damit nichts unbemerkt überschrieben wird, kann aber unübersichtlich werden.

• Behalte den korrekten Eintrag und erkenne ihn am Erstellungsdatum und an den Gesamtkosten in der Übersicht.
• Die fehlerhafte, nicht versendete Version solltest du entfernen, damit du sie nicht versehentlich erneut herunterlädst. Wenn du den überzähligen Eintrag nicht eigenständig löschen kannst, hilft dir unser Support beim Entfernen.
• Lade das korrekte PDF anschließend erneut herunter und verwende nur dieses für den Versand.

Hast du dich nur bei der Vorauszahlung verschätzt und willst den laufenden Plan nachjustieren, ist das ein eigener Vorgang, dazu hilft dir Vorauszahlungen anpassen und neu berechnen weiter.

Korrektur nach dem Versand an den Mieter

Ist die Abrechnung bereits beim Mieter, gibt es im Tool kein Zurücknehmen des bereits verschickten Dokuments. Hier erstellst du stattdessen eine korrigierte Abrechnung und schickst sie nach. Praktisch heißt das:

1. Erzeuge wie oben beschrieben die korrigierte Fassung über den Rechner.
2. Weise im Anschreiben oder in einem kurzen Begleittext deutlich darauf hin, dass diese Abrechnung die zuvor versendete ersetzt, und nenne das korrigierte Endergebnis.
3. Lade das neue PDF herunter und versende es an den betroffenen Mieter (siehe PDF herunterladen).

Eine Korrektur zugunsten des Mieters, etwa eine zu niedrig angesetzte Gutschrift, ist in der Regel unkritisch. Bei einer Nachforderung kann es dagegen auf den Zeitpunkt und die Abrechnungsfrist ankommen. Den rechtlichen Rahmen dazu fasst der Beitrag Fristen und Widerspruch zusammen. Das ersetzt keine individuelle Rechtsberatung, gibt dir aber einen verlässlichen Anhaltspunkt, bevor du eine korrigierte Forderung verschickst.

Kurz gesagt: Korrigieren bedeutet im Tool immer Daten anpassen und das PDF neu erzeugen, nicht ein bestehendes Dokument nachträglich bearbeiten. Räume veraltete Einträge weg, halte pro Zeitraum nur die gültige Fassung und kommuniziere eine bereits versendete Korrektur klar an den Mieter.