Wie erstelle ich eine Nebenkostenabrechnung? Schritt für Schritt

Kurzantwort: Du erstellst die Nebenkostenabrechnung, indem du die Betriebskosten des Abrechnungsjahres sammelst, nur die vertraglich umlagefähigen Kosten nach § 2 BetrKV übernimmst, sie nach dem vereinbarten Verteilerschlüssel auf die Mieter aufteilst und die Vorauszahlungen abziehst. Das Ergebnis ist je Mieter eine Nachzahlung oder ein Guthaben. Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB).

Was du vorab brauchst

• den Mietvertrag mit der Umlagevereinbarung und dem vereinbarten Verteilerschlüssel
• die Belege des Abrechnungsjahres: Grundsteuerbescheid, Wasser- und Abwasserrechnung, Müllgebühren, Versicherungen, Heizkostenabrechnung des Messdienstes
• die Wohnflächen und die Personenzahl je Mietpartei, bei Mieterwechsel die Ein- und Auszugsdaten
• die Vorauszahlungen, die jeder Mieter im Jahr tatsächlich geleistet hat

Dauer und Kosten

Für die erste Abrechnung solltest du etwa 15 bis 20 Minuten einplanen; im nächsten Jahr geht es schneller, weil Objekt- und Mieterdaten gespeichert bleiben. Im Nebenkostenrechner sind Berechnung und Vorschau kostenlos und ohne Konto möglich. Das fertige PDF ohne Wasserzeichen kostet 12,90 € je Wohneinheit (inkl. MwSt.), das 5er-Paket 49 € (Guthaben für fünf Wohneinheiten, zwölf Monate gültig). Wer Objekte und Mieter dauerhaft speichern will, nimmt Vermieter Basis für 99 € für zwölf Monate (bis zu fünf Wohneinheiten, inkl. MwSt.). Alle Tarife stehen unter Preise.

Die Nebenkostenabrechnung in 7 Schritten

1. Abrechnungszeitraum festlegen: in der Regel 12 Monate, meist das Kalenderjahr. Wechselt ein Mieter, rechnest du zeitanteilig.
2. Belege sammeln: Rechnungen, Bescheide und Zählerstände des Abrechnungsjahres, nach Kostenart sortiert.
3. Nur umlagefähige Kosten übernehmen: Umlagefähig sind die 17 Kostenarten nach § 2 BetrKV, soweit sie im Mietvertrag vereinbart sind. Verwaltung, Reparaturen und Instandhaltung gehören nicht in die Abrechnung (nicht umlagefähige Kosten).
4. Verteilerschlüssel anwenden: Ohne andere Vereinbarung gilt die Wohnfläche; Heizkosten werden nach Heizkostenverordnung zu 50 bis 70 Prozent nach Verbrauch verteilt. Die vier Verteilerschlüssel im Überblick.
5. Anteil je Mieter berechnen: Jede Kostenart mal Schlüssel, bei Ein- oder Auszug zeitanteilig.
6. Vorauszahlungen abziehen: Die Summe der geleisteten Vorauszahlungen vom Gesamtanteil abziehen; das Ergebnis ist die Nachzahlung oder das Guthaben.
7. Rechtzeitig zustellen: spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums, für das Jahr 2025 also bis zum 31.12.2026. Den Termin je Wohnung rechnet der Abrechnungsfrist-Rechner aus.

Die Abrechnung im Nebenkostenrechner erstellen

Öffne den Nebenkostenrechner, trage die Kostenarten mit den Jahresbeträgen ein und wähle je Position den Verteilerschlüssel. Links gibst du die Daten ein, rechts siehst du die Live-Vorschau des fertigen PDFs; eine laufende Plausibilitätsprüfung markiert typische Stolperfallen. Die Klick-Anleitung mit Konto, Objekt und Mietern steht in Deine erste Nebenkostenabrechnung erstellen. Wenn du mehrere Wohnungen dauerhaft verwaltest, findest du die passende Lösung unter Vermieter-Software, die Auswahlhilfe unter Welche Software für kleine Vermieter?.

Vor dem Versand gegenprüfen

Bevor die Abrechnung zum Mieter geht, kannst du sie als zweite Meinung durch den KI-Check schicken: Die kostenlose Vorschau zeigt, ob und wo Auffälligkeiten liegen. Das ist eine automatisierte Erstanalyse und keine Rechtsberatung.

Häufige Fragen

Wie lange habe ich Zeit, die Nebenkostenabrechnung zu erstellen?

Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB). Kommt sie später, kannst du eine Nachzahlung in der Regel nicht mehr verlangen, außer du hast die Verspätung nicht zu vertreten. Ein Guthaben musst du trotzdem auszahlen.

Welche Kosten darf ich auf den Mieter umlegen?

Nur laufende Betriebskosten nach § 2 BetrKV, die im Mietvertrag wirksam vereinbart sind. Verwaltungskosten, Instandhaltung und Reparaturen sind nicht umlagefähig.

Muss ich der Abrechnung die Belege beifügen?

Nein, nicht automatisch. Der Mieter hat aber das Recht, die Belege einzusehen. Lege sie deshalb geordnet ab, zum Beispiel digital im Konto (Belege hochladen).

Brauche ich ein Konto, um die Abrechnung zu erstellen?

Nein. Berechnung und Vorschau im Rechner funktionieren ohne Konto. Für die dauerhafte Verwaltung von Objekten und Mietern brauchst du ein Konto mit einem Vermieter-Tarif.

Was kostet die Nebenkostenabrechnung im Nebenkostenrechner?

Berechnung und Vorschau sind kostenlos, das fertige PDF kostet 12,90 € je Wohneinheit (inkl. MwSt.). Mit dem Tarif Vermieter Basis (99 € für zwölf Monate, inkl. MwSt.) erstellst du Abrechnungen für bis zu fünf Wohneinheiten.

Dieser Artikel ist eine sachliche Orientierung und keine individuelle Rechtsberatung.