Übergabeprotokoll und Endabrechnung zusammen erstellen

Zieht ein Mieter aus, fallen zwei Dokumente fast gleichzeitig an: das Übergabeprotokoll (festgehalten vor Ort am Auszugstag) und die Endabrechnung der Nebenkosten für den anteiligen Zeitraum. Beide greifen ineinander — die im Protokoll abgelesenen Zählerstände sind die Grundlage für eine verbrauchsgenaue Endabrechnung. Diese Anleitung zeigt dir den kombinierten Ablauf in deinem Konto, statt beide Dokumente isoliert zu betrachten.

Schritt 1: Auszugsdatum am Mieter hinterlegen

Der gemeinsame Ausgangspunkt ist das Auszugsdatum. Öffne unter Objekte das betroffene Objekt, wechsle in den Reiter Mieter und bearbeite den ausziehenden Mieter. Trage im Feld Auszug das Datum ein und speichere. Dieses eine Datum ist die Klammer um den gesamten Vorgang: Es taucht später sowohl im Protokoll als auch in der Endabrechnung auf und sorgt dafür, dass die Kosten nur für die tatsächliche Mietzeit berechnet werden.

Schritt 2: Übergabeprotokoll mit Zählerständen anlegen

Wechsle nun zu Protokolle (verfügbar ab dem Plan Vermieter Pro) und klicke auf Neues Protokoll. Der Assistent führt dich durch fünf Schritte:

• Grunddaten — wähle dasselbe Objekt und denselben Mieter aus, setze den Typ auf Auszug und trage das Datum ein. Weil du Objekt und Mieter aus deinem Konto auswählst, ist das Protokoll fest mit demselben Mietverhältnis verknüpft wie die spätere Abrechnung.
• Räume — bewerte je Raum den Zustand (sehr gut bis stark beschädigt), notiere Kommentare und lade direkt Fotos hoch. Eigene Räume kannst du ergänzen.
• Zähler — aktiviere Strom, Gas, Wasser (kalt/warm) und Heizung nach Bedarf und trage Zählernummer und Stand ein. Genau diese Stände brauchst du gleich für die Endabrechnung.
• Unterschriften — Vermieter und Mieter unterschreiben direkt auf dem Bildschirm (Touch oder Maus).
• Übersicht — prüfe alles, ergänze Notizen und schließe das Protokoll ab oder lade es als PDF herunter.

Tipp: Notiere die abgelesenen Zählerstände am besten parallel, denn sie sind die Brücke zum nächsten Schritt.

Schritt 3: Zählerstände als Verbrauchsdaten übernehmen

Damit die Endabrechnung verbrauchsgenau wird, überträgst du die im Protokoll erfassten Zählerstände in deine Verbrauchsdaten. Lege dort einen Eintrag für das Objekt an, wähle als Ablese-Art Zählerstand (Differenz) und trage den Start- und den End-Stand sowie das Ablesedatum (= Auszugstag) ein. Diese Übertragung machst du bewusst von Hand — so kannst du den Stand mit dem Protokoll abgleichen und ihm im Streitfall genau diesen unterschriebenen Beleg zuordnen. Hinterlege im selben Eintrag auch die zugehörigen Kosten, damit der Betrag später direkt in die Abrechnung fließen kann.

Schritt 4: Endabrechnung im Rechner erstellen

Öffne nun den Rechner und erstelle die Abrechnung für das Objekt und den Abrechnungszeitraum. Bei den Mieterdaten klappst du den Bereich Mieter ist unterjährig eingezogen / ausgezogen auf und trägst das Auszugsdatum aus Schritt 1 ein. Das Tool berechnet die umlagefähigen Kosten dann automatisch zeitanteilig — der Mieter zahlt nur für die Zeit, die er tatsächlich im Objekt gewohnt hat.

Über die Funktion Aus Verbrauchsdaten übernehmen ziehst du die in Schritt 3 erfassten Einträge als Kostenpositionen direkt in die Abrechnung. Wähle Objekt und Jahr im Filter, hake die passenden Einträge an und übernimm sie — sie werden den richtigen Kostenarten zugeordnet. So landen die Zählerstände aus dem Protokoll ohne erneute Tipparbeit in der Endabrechnung.

Schritt 5: Endabrechnung als PDF ausgeben

Ist die Berechnung fertig, findest du sie im Objekt unter dem Reiter Abrechnungen. Dort siehst du je Mieter Gesamtkosten, Vorauszahlungen und das Ergebnis (Nachzahlung oder Guthaben). Lade die Einzel-PDF des ausgezogenen Mieters herunter — sie ist seine offizielle Endabrechnung. Das separate Übergabeprotokoll-PDF aus Schritt 2 legst du als Anlage bei.

Das Zusammenspiel auf einen Blick

Der rote Faden ist das Auszugsdatum, das einmal am Mieter hinterlegt wird und in Protokoll und Abrechnung wiederkehrt. Die Zählerstände wandern vom Protokoll über die Verbrauchsdaten in die Endabrechnung. Weil Protokoll, Verbrauchsdaten und Abrechnung alle auf demselben Objekt- und Mieter-Datensatz aufsetzen, bleibt der gesamte Vorgang konsistent und nachvollziehbar.

Wie der unterjährige Mieterwechsel rechnerisch genau aufgeteilt wird, liest du unter Mieterwechsel unterjährig — Endabrechnung. Den reinen Protokoll-Ablauf erklärt Übergabeprotokoll erstellen.

Hinweis: Diese Anleitung beschreibt die Bedienung des Tools und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung. Prüfe Fristen und Pflichtangaben für deine konkrete Situation eigenständig.