Nach Modernisierung abrechnen: Nebenkosten bei Sanierung, Heizungstausch

Wichtig vorab: In die Nebenkostenabrechnung gehören nur die laufenden Betriebskosten nach BetrKV § 2 – also der Verbrauch und Betrieb der neuen Anlage. Die Kosten der Modernisierung selbst (Anschaffung der Wärmepumpe, neue Fenster, Dämmung) sind keine Betriebskosten und legst du nicht über die Nebenkostenabrechnung um. Den Unterschied zwischen umlagefähigem Betrieb und nicht umlagefähiger Investition erklärt der Ratgeber zu Modernisierung und Instandhaltung.

Den Abrechnungszeitraum vor und nach der Sanierung trennen

Lief die alte Heizung bis Juni und die neue Anlage ab Juli, hast du faktisch zwei Kostenphasen mit unterschiedlichen Posten. Dafür gibt es zwei saubere Wege im Rechner:

• Eine Abrechnung über das volle Jahr mit beiden Anlagen als getrennte Kostenpositionen. Den alten Brennstoff trägst du unter Heizung / Gas / Öl / Fernwärme ein, die neue Energie (z. B. Wärmepumpen-Strom) als zusätzliche Position über die Kostenart Sonstige Betriebskosten mit eigener Bezeichnung – so bleiben beide Phasen in einer Jahresabrechnung getrennt sichtbar.
• Zwei Abrechnungen mit angepasstem Abrechnungszeitraum. Über die Felder Abrechnungszeitraum von / bis im Schritt Objektdaten grenzt du z. B. Januar–Juni (alte Heizung) und Juli–Dezember (neue Anlage) sauber voneinander ab.

In der Praxis ist die erste Variante meist einfacher, weil der Mieter eine zusammenhängende Jahresabrechnung erhält.

Heizungsumstellung: Gas oder Öl auf Wärmepumpe

Bei einer Umstellung von Gas oder Öl auf eine Wärmepumpe ändert sich der Energieträger – aus Brennstoffkosten wird Betriebsstrom. So bildest du das ab:

1. Alte Energiekosten (Gas/Öl für die Monate vor dem Tausch) trägst du unter der Kostenart Heizung / Gas / Öl / Fernwärme ein. Diese Position ist als Sammelposition für sämtliche Heizenergie gedacht.
2. Neue Energiekosten (Strom der Wärmepumpe) kannst du entweder im selben Jahresbetrag der Heizungs-Position mit erfassen oder – wenn du beide Phasen getrennt ausweisen willst – als eigene Position über die Kostenart Sonstige Betriebskosten mit einer sprechenden Bezeichnung anlegen. Ein eigenes Freitext-Bezeichnungsfeld steht nur bei Sonstige Betriebskosten zur Verfügung; die Kostenart Heizung lässt sich nicht zweimal anlegen.
3. Beide Heizkosten-Positionen verteilst du standardmäßig über den Schlüssel Verbrauch. Liegen keine getrennten Zählerwerte vor, ist auch Wohnfläche wählbar – Heizkosten müssen aber nach Heizkostenverordnung überwiegend verbrauchsabhängig abgerechnet werden.

Wurde mitten im Jahr abgelesen, trägst du die Verbrauchswerte je Mieter getrennt für beide Phasen ein. Wie du Zählerstände und Zwischenablesungen erfasst, liest du unter Verbrauchsdaten für Heizung und Wasser.

Vorauszahlungen anpassen

Sinkt oder steigt der Energieverbrauch nach der Sanierung deutlich, passen die bisherigen Vorauszahlungen oft nicht mehr. Nach der ersten Abrechnung mit der neuen Anlage darfst du die monatlichen Vorauszahlungen anpassen. In der Abrechnung trägst du je Mieter die monatliche Vorauszahlung des abgelaufenen Zeitraums ein – der Rechner rechnet sie automatisch auf die Monate des Abrechnungszeitraums hoch. Die geänderte künftige Vorauszahlung teilst du dem Mieter separat schriftlich mit.

Plausibilität und Vergleich nutzen

Nach einem Heizungstausch verschieben sich die Beträge spürbar. Hast du für ein Objekt mehrere Abrechnungen angelegt, zeigt dir der Vorjahresvergleich in der Objektansicht je Mieter Gesamtkosten, Vorauszahlungen, Ergebnis und den prozentualen Trend – so erkennst du sofort, ob die Veränderung zur Sanierung passt. Vor dem Versand kannst du die fertige Abrechnung zusätzlich über Nebenkostenabrechnung prüfen gegenchecken lassen.

Rechtlicher Rahmen

Die Rechtsprechung verlangt bei Heizungswechsel oder Brennstoffumstellung eine nachvollziehbare, verbrauchsgerechte Aufteilung der Kostenphasen. Voraussetzung für die Umlage neuer Posten als sonstige Betriebskosten (BetrKV § 2 Nr. 17) ist immer eine konkrete Benennung im Mietvertrag. Diese Anleitung ersetzt keine individuelle Rechtsberatung – bei strittigen Einzelfällen wende dich an eine fachkundige Stelle.