Funkzähler-Pflicht 2027: Einbau, Kosten, Abrechnung erklärt

Die Funkzähler-Pflicht wirft bei Vermietern vor allem eine praktische Frage auf: Was darfst Du von den Geräten am Ende auf die Mieter umlegen — und wie taucht das in der Nebenkostenabrechnung auf? Dieser Artikel beantwortet genau diesen Abrechnungsteil. Den größeren Ueberblick zu Fristen, Technik und Anbietern liefert Dir die Seite Funkzähler-Pflicht 2027; hier geht es ausschließlich um Kosten und Umlage.

Wer zahlt — und was ist umlagefähig?

Die Umrüstung beauftragst und bezahlst zunächst Du als Vermieter. Ob und wie Du die Kosten weitergibst, hängt davon ab, ob Du die Zähler mietest oder kaufst:

• Mietmodell: Die laufenden Mietgebühren für die Messgeräte (typisch einige Euro pro Heizkörper und Jahr) sind als Betriebskosten umlagefähig. Sie wandern jedes Jahr vollständig in die Heizkostenabrechnung.
• Kaufmodell: Die einmaligen Anschaffungskosten darfst Du nicht im Kaufjahr komplett umlegen. Stattdessen verteilst Du sie nach § 4 Abs. 2 HeizkostenV über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer der Geräte (in der Regel rund zehn Jahre) als Ausstattungskosten auf die Heizkosten.

Wichtig: Reine Montage- oder Installationsarbeiten am Gebäude sowie Verwaltungs- und Instandhaltungsanteile gehören nicht in die Umlage — sie sind keine Betriebskosten. In die Abrechnung gehören nur die laufende Gerätemiete bzw. der jährliche Abschreibungsanteil im Kaufmodell sowie die Kosten der Ablesung und Verbrauchsinformation. Was generell nicht umlagefähig ist, ordnet der Ratgeber Nicht umlagefähige Kosten ein.

So erfasst Du die Funkzähler-Kosten im Rechner

Im Rechner trägst Du die Gerätekosten als Teil der Heizkosten ein. Funkzähler-Kosten sind sachlich „Kosten der Verbrauchserfassung" und damit Bestandteil der Heizkostenposition. Konkret:

1. Lege im Abschnitt Betriebskosten die Position Heizung an (bzw. Warmwasser, wenn die Geräte dort sitzen).
2. Rechne in den Jahresbetrag der Heizkosten die Gerätemiete bzw. den jährlichen Kauf-Abschreibungsanteil sowie die Ablese- und Servicegebühr Deines Messdienstes mit ein. Auf der Abrechnung des Dienstleisters (z. B. Techem, Ista, Brunata, Minol) sind diese Posten meist separat ausgewiesen.
3. Brauchst Du dafür eine eigene, klar benannte Zeile, kannst Du sie über + Kostenart als Sonstige Betriebskosten (§ 2 Nr. 17) mit eigener Bezeichnung, etwa „Gerätemiete Messdienst", anlegen. Achtung beim Freitext: Begriffe wie „Instandhaltung" oder „Reparatur" lösen im Rechner eine Nicht-umlagefähig-Warnung aus — formuliere die Bezeichnung daher als Mess- oder Gerätekosten.

Die eigentlichen Verbrauchswerte je Wohnung pflegst Du separat unter Verbrauchsdaten — wie das geht, zeigt Verbrauchsdaten für Heizung und Wasser erfassen. Den Gesamtbetrag der Position und den passenden Verteilerschlüssel stellst Du wie in Kostenarten erfassen und Umlageschlüssel wählen beschrieben ein.

Kürzungsrecht: Warum korrektes Abrechnen ab 2027 bares Geld spart

Beim Kürzungsrecht der Mieter musst Du zwei Tatbestände auseinanderhalten. Rechnest Du gar nicht verbrauchsabhängig ab, dürfen Mieter ihren Heizkostenanteil schon nach § 12 Abs. 1 HeizkostenV pauschal um 15 Prozent kürzen. Daneben gibt es ab dem 01.01.2027 für nicht fernablesbare Geräte ein eigenständiges Kürzungsrecht von 3 Prozent. Aus Abrechnungssicht heißt das: Die Investition in fernablesbare Geräte schützt nicht nur vor möglichen Kürzungen, sie macht die jährliche Abrechnung auch deutlich einfacher, weil die Werte ohne Wohnungsbegehung vorliegen.

Bevor die Abrechnung zum Mieter geht, kannst Du sie als PDF oder Bild in den KI-Check laden. Er prüft unter anderem, ob der verbrauchsabhängige Anteil erkennbar ist und ob umlagefähige Posten korrekt eingeordnet sind (ausführlicher Bericht kostenpflichtig, ab 9,90 €). Wie die Auswertung funktioniert, liest Du in KI-Check erklärt.

Häufige Stolperfallen bei der Umlage

• Kaufkosten komplett im ersten Jahr umgelegt: Nicht zulässig — nur der jährliche Anteil über die Nutzungsdauer gehört in die Abrechnung.
• Mietmodell doppelt erfasst: Steht die Gerätemiete schon in der Heizkostensumme des Messdienstes, lege sie nicht zusätzlich als eigene Position an.
• Position nach Fläche statt verbrauchsabhängig: Heizung und Warmwasser tragen im Rechner ein HeizKV-Kennzeichen — der verbrauchsabhängige Anteil ist Pflicht.

Diese Hinweise sind eine sachliche Einordnung und keine individuelle Rechtsberatung. Bei strittigen Härtefällen (§ 11 HeizkostenV) oder unklaren Vertragsklauseln hilft Dir ein Vermieter- oder Mieterverband oder ein Fachanwalt für Mietrecht weiter.