Mieterwechsel: Gutschrift/Nachzahlung berechnen – 3 Szenarien

Die zeitanteilige Aufteilung der Kosten erledigt der Rechner automatisch: Sobald du beim Mieter Einzugs- und Auszugsdatum hinterlegst, berechnet das Tool seinen Anteil tagegenau und stellt ihm die geleisteten Vorauszahlungen gegenüber. In der Ergebnisübersicht erscheint pro Mieter ein Saldo – grün als Guthaben oder rot als Nachzahlung. Wie du diesen Saldo danach praktisch auflöst, hängt vom Vorzeichen und von der Situation ab. Hier die drei häufigsten Fälle.

Szenario 1: Der ausgezogene Mieter hat ein Guthaben

Steht in der Abrechnung ein Guthaben zugunsten des Alt-Mieters, musst du es auszahlen – das gilt auch dann, wenn die 12-Monats-Frist für deine Nachforderung bereits abgelaufen wäre. Ein Guthaben verfällt nicht.

1. Lege im Konto unter Objekte beim betreffenden Mieter das Auszugsdatum an, damit nur sein Wohnzeitraum berechnet wird.
2. Erstelle die Abrechnung und prüfe in der Ergebnisübersicht den ausgewiesenen Guthaben-Betrag.
3. Lade die fertige Abrechnung als PDF herunter und sende sie an die letzte bekannte Adresse des Mieters. So überweist du nur einen nachvollziehbar belegten Betrag.

Überweise das Guthaben zeitnah auf das Konto, von dem die Miete kam, oder fordere eine aktuelle Bankverbindung an. Eine Verrechnung mit offener Miete oder einer Nachzahlung aus einer früheren Periode ist nur zulässig, wenn die jeweilige Forderung unstrittig und fällig ist – dokumentiere eine solche Aufrechnung schriftlich im Begleitschreiben.

Szenario 2: Nachzahlung – Aufrechnung mit der Kaution

Bleibt eine Nachzahlung offen, forderst du sie zunächst regulär mit Zahlungsziel an. Reagiert der Alt-Mieter nicht, kommt die Kaution ins Spiel.

• Kaution einbehalten: Du darfst einen angemessenen Teil der Kaution zurückbehalten, bis die Nebenkosten abgerechnet sind. Behalte nur einen plausibel geschätzten Betrag ein, nicht pauschal die gesamte Summe.
• Verrechnen: Steht die Nachzahlung fest, kannst du sie mit der Kaution aufrechnen und den Rest auszahlen. Stelle die Rechnung transparent dar: Kaution minus belegte Nachzahlung gleich Rückzahlbetrag.
• Reihenfolge: Erst die Abrechnung als PDF erstellen, dann verrechnen – nie umgekehrt. Der Mieter muss nachvollziehen können, woraus sich der einbehaltene Betrag ergibt.

Wichtig: Die Vorauszahlungen rechnet das Tool bereits an. Der Saldo, der in der Ergebnisübersicht steht, ist also der reine Nachzahlbetrag – genau dieser Wert geht in die Kautionsabrechnung ein. Wie du die monatlichen Vorauszahlungen für die laufende Periode des Neu-Mieters anpasst, erfährst du unter Vorauszahlungen anpassen und neuberechnen.

Szenario 3: Streitfall – sauber dokumentieren

Widerspricht der Alt-Mieter dem Saldo oder ist er nicht mehr erreichbar, zählt die lückenlose Dokumentation. Drei Belege solltest du immer parat haben:

• die Abrechnung als PDF mit ausgewiesenem Abrechnungszeitraum, Verteilerschlüssel und der tagegenauen Aufteilung des Wohnzeitraums,
• der Nachweis der Vorauszahlungen, die der Mieter geleistet hat (im Tool als monatlicher Betrag hinterlegt),
• das Übergabeprotokoll mit den Zählerständen beim Auszug – die Schnittstelle für die Verbrauchskosten zwischen Alt- und Neu-Mieter.

Da das PDF die Berechnung Schritt für Schritt zeigt, kannst du es im Streitfall direkt als Beleg vorlegen. Die Verzahnung von Auszugszählerständen und Endabrechnung beschreibt Übergabeprotokoll mit Endabrechnung; den vollständigen Ablauf der unterjährigen Endabrechnung findest du unter Mieterwechsel unterjährig: Endabrechnung.

Die Mieter- und Objektverwaltung mit Einzugs- und Auszugsdaten ist ab dem Vermieter-Basis-Tarif verfügbar; die Tarife siehst du unter Preise. Diese Anleitung ersetzt keine individuelle Rechtsberatung – sie hilft dir, den vom Tool berechneten Saldo operativ korrekt aufzulösen.