Leerstandszeit: Nebenkosten richtig berechnen und umlegen

Du musst Leerstand nicht von Hand herausrechnen. Der Rechner verteilt die Kosten automatisch korrekt, sobald du zwei Dinge sauber pflegst: die Gesamtwohnfläche bzw. Anzahl der Wohneinheiten deines Objekts und das Einzugs- und Auszugsdatum jedes Mieters. Daraus ergibt sich, welcher Anteil bei dir als Vermieter bleibt — ganz ohne Taschenrechner.

Die zwei Felder, die über Leerstand entscheiden

Im Schritt Objektdaten trägst du die Gesamtwohnfläche in m² und optional die Anzahl Wohneinheiten ein. Diese Werte sind der Bezugspunkt für die Verteilung. Wenn die Summe der belegten Mieterflächen kleiner ist als die Gesamtwohnfläche, rechnet das Tool nur den belegten Anteil auf die Mieter um. Der Rest bleibt automatisch als Leerstandsanteil bei dir — er wird also nicht auf die übrigen Mieter aufgeschlagen.

Wichtig dabei: Trägst du keine Gesamtwohnfläche ein, nimmt der Rechner als Notlösung die Summe der Mieterflächen — dann verschwindet der Leerstand rechnerisch. Pflege die Gesamtwohnfläche deshalb immer vollständig, sonst greift die automatische Trennung nicht.

Im Schritt Mieterdaten setzt du pro Mieter Einzugsdatum und Auszugsdatum. Beide Felder sind optional; sobald du sie füllst, berechnet das Tool den Anteil tagesgenau über den eingegebenen Abrechnungszeitraum. Lässt du sie leer, gilt der Mieter für den gesamten Zeitraum als anwesend.

Szenario 1: Ein Monat Leerstand zwischen zwei Mietern

Angenommen, eine 70-m²-Wohnung war bis 31.05. vermietet, stand im Juni leer und ist ab 01.07. neu vermietet. So gehst du vor:

1. Lege im Schritt Mieterdaten beide Parteien getrennt an: den alten Mieter mit Auszugsdatum 31.05., den neuen mit Einzugsdatum 01.07.
2. Den leeren Juni trägst du nicht als eigenen Mieter ein. Es entsteht automatisch eine Lücke, weil kein Mieter diesen Zeitraum abdeckt.
3. Stelle sicher, dass der Abrechnungszeitraum im Schritt Objektdaten korrekt das ganze Jahr (oder den tatsächlichen Zeitraum) umfasst und die Gesamtwohnfläche der vollen Wohnungsgröße entspricht.

Das Tool legt jedem Mieter nur seine tatsächlichen Wohntage zu. Den Junianteil verbuchst du als Vermieter — er taucht nicht in den Mieterabrechnungen auf. Wie du die beiden Endabrechnungen sauber abgrenzt, findest du in der Anleitung zu unterjährigem Mieterwechsel.

Szenario 2: Eine von mehreren Wohnungen steht leer

Im Mehrparteienhaus mit vier Einheiten ist eine Wohnung das ganze Jahr nicht vermietet. Trage im Schritt Objektdaten 4 Wohneinheiten und die volle Gesamtwohnfläche ein. Du legst nur die drei tatsächlichen Mieter an. Weil der Rechner durch alle vier Einheiten teilt, bleibt rund ein Viertel der nach Wohneinheiten verteilten Kosten bei dir.

Bei den Heizkosten ermittelt das Tool den Belegungsgrad gesondert (flächengewichtet) und legt nur den belegten Anteil um. Den nicht umlagefähigen Leerstandsanteil weist der Ergebnis-Schritt im Block „Leerstandskosten (HKVO)“ je Kostenart aus — du musst bei Heizkosten und Verbrauchsdaten nichts manuell korrigieren.

Vor dem Versand prüfen

Im Ergebnis-Schritt läuft die Plausibilitätsprüfung. Erkennt sie eine Lücke zwischen belegter und Gesamtwohnfläche, zeigt sie einen Hinweis „Leerstand erkannt“ mit dem geschätzten Vermieteranteil in Prozent. Das ist deine Kontrolle, ob die Eingaben stimmen — fehlt der Hinweis trotz bekannten Leerstands, prüfe noch einmal Gesamtwohnfläche und Ein-/Auszugsdaten.

Stimmt alles, kannst du die fertige Abrechnung als PDF exportieren und versenden. Im kostenlosen Rechner siehst du die Verteilung in der Vorschau; den vollständigen PDF-Download schaltest du über ein Abo oder den Einzelkauf frei — Details findest du unter Preise.

Diese Anleitung erklärt die Bedienung des Tools, keine individuelle Rechtsberatung. Welche Kosten rechtlich bei dir bleiben, hängt vom Einzelfall ab.