Welche Software für kleine Vermieter? Excel, KI oder Programm

Kurzantwort: Welche Software zu dir passt, entscheidet vor allem die Zahl deiner Wohneinheiten. Bei einer Wohnung und einer Abrechnung pro Jahr reichen der kostenlose Nebenkostenrechner und bei Bedarf das fertige PDF für 12,90 € je Wohneinheit (inkl. MwSt.). Für zwei bis fünf Wohneinheiten mit dauerhaft gespeicherten Mieterdaten gibt es Vermieter Basis für 49 € für zwölf Monate (inkl. MwSt.). Ab sechs Wohneinheiten brauchst du einen Tarif der Stufe Vermieter Ultra. Den ausführlichen Vergleich der Lösungsarten findest du im Ratgeber Nebenkostenabrechnung-Software für private Vermieter, was unsere Vermieter-Software kann und was nicht, steht dort offen.

Die Frage ist nicht, welches Tool die meisten Funktionen hat — sondern welches zu Deiner Situation passt. Drei Faktoren entscheiden das: wie viele Einheiten Du abrechnest, wie kompliziert die Verteilung ist und wie sicher Du Dich rechtlich fühlst. Geh die folgenden Fragen der Reihe nach durch.

Frage 1: Wie viele Einheiten rechnest Du ab?

Die Objektanzahl ist der wichtigste Hebel, weil sie bestimmt, ob Du Stammdaten ein einziges Mal anlegen willst (Software) oder jedes Jahr neu eintippst (Excel).

• 1 Einheit, einmal im Jahr: Hier reicht oft die kostenlose Berechnung im Browser-Rechner. Du gibst Deine Zahlen ein, bekommst alle 17 Kostenarten nach BetrKV und einen Plausibilitäts-Check — ohne Konto. Brauchst Du am Ende ein versandfertiges PDF, kostet die Einzel-Abrechnung 12,90 Euro je Wohneinheit, ganz ohne Abo.
• 2 bis 5 Einheiten: Jetzt lohnt es sich, Mieter und Objekte einmal zu hinterlegen, statt jedes Jahr von vorn zu beginnen. Der Tarif Vermieter Basis (4,99 Euro/Monat oder 49 Euro/Jahr) deckt insgesamt bis zu fünf Wohneinheiten und unbegrenzte PDF-Abrechnungen ab. Vorab kannst du alles in der kostenlosen Demo ohne Anmeldung ansehen; die Laufzeit beträgt 12 Monate und endet ohne Verlängerungs-Opt-in automatisch.
• 6 und mehr Einheiten: Für größere Bestände gibt es Vermieter Ultra, gestaffelt nach aktiven Wohneinheiten: Ultra M bis 20 (7,99 Euro/Monat oder 79 Euro/Jahr) und Ultra L bis 50 (14,99 Euro/Monat oder 149 Euro/Jahr), beide mit Vorjahresvergleich und Fristen-Verwaltung. Die Wohnungszahlen sind Obergrenzen: Ultra M oder L kannst du auch mit einem kleineren Bestand buchen.

Frage 2: Wie komplex ist Deine Verteilung?

Nicht die Anzahl, sondern die Komplexität kann Excel schnell zum Risiko machen. Stell Dir diese Fragen:

• Hast Du gemischte Umlageschlüssel (Heizung nach Verbrauch, Muell nach Personen, Grundsteuer nach Fläche)? Eine verschobene Formel fällt in Excel nicht auf — eine Software rechnet konsistent.
• Gibt es unterjährige Mieterwechsel oder Leerstand? Die zeitanteilige Berechnung erfordert in selbstgebauten Tabellen besondere Sorgfalt.
• Musst Du Heizkosten nach HeizkostenV (50/50 oder 70/30) und die CO2-Aufteilung berücksichtigen? Diese Regeln ändern sich und sind in der Software hinterlegt.

Faustregel: Ein einziger glatter Verteilerschlüssel bei einer Wohnung ist mit Excel beherrschbar. Sobald mehrere Schlüssel, Wechsel oder Heizkosten zusammenkommen, überwiegt der Nutzen einer geführten Eingabe.

Frage 3: Wie sicher bist Du beim Rechtlichen — und wofür ist der KI-Check da?

Hier werden oft zwei Dinge verwechselt. Die Software hilft Dir, eine Abrechnung zu erstellen. Der KI-Check dagegen prüft eine bereits fertige Abrechnung: Du lädst ein PDF hoch, die KI geht 30 Prüfpunkte nach BetrKV, HeizkostenV und BGB durch. Der Prüfbericht kostet einmalig 9,90 Euro; wie er aussieht, kannst Du vorab im Beispielbericht ansehen.

So setzt Du beide sinnvoll ein:

1. Unsicher beim Erstellen? Nutze die geführte Software-Eingabe mit integriertem Fehler-Checker (21 Prüfpunkte) — sie warnt Dich schon während der Eingabe.
2. Abrechnung steht, aber Du zweifelst? Schick sie durch den KI-Check als zweite Meinung, bevor sie an den Mieter geht.
3. Mieter widerspricht? Lies Fristen und Widerspruch und korrigiere bei Bedarf über Storno und Neuberechnung.

Kurz zusammengefasst: 1 Wohnung und einfache Verteilung — Browser-Rechner plus Einzel-PDF. Bis zu fünf Wohneinheiten oder gemischte Schlüssel — Vermieter Basis. Mehr als fünf Wohneinheiten oder zusätzlicher Bedarf an Fristen und Vergleich — Vermieter Ultra. Den KI-Check nimmst Du zusätzlich, wenn Du eine fertige Abrechnung gegenprüfen willst. Dieser Artikel ist eine sachliche Orientierung und keine individuelle Rechtsberatung.

Häufige Fragen

Welche Software brauche ich als kleiner Vermieter mit ein bis fünf Wohnungen?

In der Regel ein spezialisiertes Online-Tool, das die Kostenarten nach § 2 BetrKV und die Heizkostenaufteilung nach Heizkostenverordnung beherrscht. Eine dauerhafte Verwaltung mit gespeicherten Mietern lohnt sich, sobald du jedes Jahr dieselben Daten wieder eintippen würdest.

Reicht Excel für die Nebenkostenabrechnung?

Bei einer Wohnung mit einem Verteilerschlüssel und ohne Mieterwechsel ist das machbar. Mehrere Schlüssel, Heizkosten nach Verbrauch oder ein Mieterwechsel im Jahr sind in einer selbstgebauten Tabelle fehleranfällig, weil sie keine Regelprüfung hat.

Kann ich eine fertige Abrechnung prüfen lassen?

Ja. Beim KI-Check lädst du die vorhandene Abrechnung hoch; Lena bewertet jede Position einzeln und geht 30 Prüfpunkte durch. Der Prüfbericht kostet einmalig 9,90 Euro. Er ist eine automatisierte Erstanalyse und keine Rechtsberatung.