KI-Check Ergebnis verstehen und auf Fehler reagieren

Du kannst den KI-Check unter Nebenkostenabrechnung prüfen auch für deine eigene Abrechnung nutzen — als Gegenprobe, bevor sie zum Mieter geht. Das Ergebnis ist aber kein einfaches Gut/Schlecht: Jeder Prüfpunkt bekommt einen eigenen Status, und die richtige Reaktion hängt davon ab, welcher das ist. Was der KI-Check grundsätzlich prüft und wie der Upload abläuft, liest du im KI-Check erklärt. Hier geht es nur um die Auswertung.

Die fünf Status — und was sie für dich bedeuten

Oben im Prüfbericht siehst du eine Zusammenfassung mit farbigen Zählern. Die Findings sind nach Schwere sortiert, das Gravierendste steht oben. Jeder Prüfpunkt trägt einen von fünf Status:

• Formfehler (rot, Symbol Verbotsschild): Ein formeller Mangel, etwa ein fehlender Abrechnungszeitraum, kein nachvollziehbarer Verteilerschlüssel oder eine überschrittene Abrechnungsfrist. Der Bericht weist hier ausdrücklich darauf hin, dass die Nachforderung dadurch hinfällig werden kann. Für dich heißt das: vor dem Versand korrigieren, sonst riskierst du, dass die ganze Nachzahlung nicht durchsetzbar ist.
• Inhaltsfehler (rot, durchgestrichenes Kreuz): Ein Posten ist sachlich falsch — zum Beispiel eine nicht umlagefähige Kostenart wie Instandhaltung oder Verwaltung in der Umlage. Das führt selten zur Unwirksamkeit der ganzen Abrechnung, aber der Betrag ist zu hoch angesetzt.
• Warnung (gelb): Etwas ist auffällig oder konnte nicht eindeutig geprüft werden, weil eine Information im Dokument fehlt. Eine Warnung ist kein Beweis für einen Fehler, aber ein Punkt, den du gegenprüfen solltest.
• Hinweis (blau): Eine Anmerkung zur Orientierung, etwa zur Plausibilität im Vergleich zum Betriebskostenspiegel. Meist kein Handlungsbedarf.
• OK (grün): Der Punkt ist aus Sicht der KI in Ordnung.

So reagierst du auf ein Finding — Schritt für Schritt

Im kostenlosen Schnellcheck siehst du drei der Prüfpunkte vollständig plus die geschätzte Erstattungssumme. Die übrigen Punkte sind nur als Titel mit einem Schloss-Symbol gelistet; die Details, der Status und die Rechtsgrundlagen werden erst nach Freischaltung des Vollberichts sichtbar. Gehe dann so vor:

1. Status zuerst, Reihenfolge von oben. Arbeite Formfehler und Inhaltsfehler vor Warnungen und Hinweisen ab — sie haben das größte Risiko.
2. Begründung lesen. Zu jedem Finding nennt der Bericht in Details, warum der Status vergeben wurde, und die passende Rechtsgrundlage (zum Beispiel einen Paragrafen aus BetrKV, HeizKV oder BGB), bei manchen Punkten zusätzlich ein Aktenzeichen.
3. Empfehlung beachten. Bei jedem Finding außer OK steht eine konkrete Empfehlung, was zu tun ist. Das ist dein Startpunkt für die Korrektur.
4. In deiner Abrechnung korrigieren. Passe den betroffenen Posten an — etwa eine nicht umlagefähige Position entfernen oder den Verteilerschlüssel berichtigen. Hilfreich dazu: Abrechnung korrigieren und stornieren.
5. Gegenprüfen, nicht blind übernehmen. Eine Warnung wegen fehlender Information bedeutet oft nur, dass die KI eine Angabe im PDF nicht gefunden hat — prüfe selbst, ob die Information vorhanden, aber schlecht erkennbar war.

Beispiel 1 — Formfehler Abrechnungsfrist: Der Check meldet, dass der Zugang später als zwölf Monate nach Periodenende liegt. Reaktion: prüfe das Versanddatum; ist die Frist verstrichen, kannst du eine Nachforderung in der Regel nicht mehr durchsetzen, eine Gutschrift dagegen schon. Beispiel 2 — Inhaltsfehler nicht umlagefähige Kosten: Verwaltungskosten tauchen in der Umlage auf. Reaktion: Position herausrechnen und die Abrechnung neu erstellen. Beispiel 3 — Warnung Heizkosten: Der verbrauchsabhängige Anteil ist nicht klar erkennbar. Reaktion: prüfe die Abrechnung des Messdienstleisters auf die 50-70-Prozent-Aufteilung.

Was der KI-Check nicht leistet

Der Bericht ist eine automatisierte Erstanalyse zur Orientierung und keine Rechtsberatung im Sinne des Rechtsdienstleistungsgesetzes. Er ersetzt deine eigene Prüfung nicht: Eine als OK markierte Position kann trotzdem unvollständig dokumentiert sein, und eine Warnung muss kein echter Fehler sein. Nutze die Findings als Checkliste für die Endkontrolle, nicht als Freigabe. Bei strittigen oder komplexen Fällen ist ein Fachanwalt für Mietrecht die richtige Anlaufstelle. Wenn du anschließend Vorauszahlungen anpassen willst, hilft dir Vorauszahlungen anpassen und neu berechnen weiter.