Vorauszahlungen anpassen: Wann und wie – Schritt für Schritt

Wenn die fertige Nebenkostenabrechnung eine deutliche Nachzahlung oder ein hohes Guthaben zeigt, passt die monatliche Vorauszahlung nicht mehr zu den tatsächlichen Kosten. Diese Anleitung beschreibt den konkreten Ablauf im Tool: Du siehst, woran du den richtigen Zeitpunkt erkennst, welcher Betrag fachlich sinnvoll ist und wo du ihn pro Mieter hinterlegst. Es geht hier rein um den praktischen Workflow – die rechtlichen Voraussetzungen erklärt der verlinkte Ratgeber.

Wann eine Neuberechnung dran ist

Den Anhaltspunkt liefert die Abrechnung selbst. Öffne das Objekt unter Objekte und wechsle auf den Tab Abrechnungen. Pro Mieter siehst du dort die Zeile mit Kosten, Vorausz. und dem Ergebnis – farblich als Nachzahlung (rot) oder Guthaben (grün).

Faustregeln aus der Praxis:

• Größere Nachzahlung: Die Vorauszahlung war zu niedrig kalkuliert – eine Erhöhung beugt der nächsten Nachforderung vor.
• Deutliches Guthaben: Der Mieter hat über das Jahr zu viel gezahlt – eine Senkung ist fair und reduziert deinen Rückzahlungsaufwand.
• Ergebnis nahe Null: Die Vorauszahlung passt – keine Anpassung nötig.

Hast du im Objekt bereits mindestens zwei Abrechnungen erstellt, blendet das Tool unterhalb der Liste einen Vorjahresvergleich ein. Die Tabelle stellt Gesamtkosten, Vorauszahlungen und Ergebnis je Periode samt Trendpfeil gegenüber. So erkennst du, ob eine Abweichung ein Einmaleffekt war oder ein Dauertrend, der eine Anpassung rechtfertigt.

Den neuen Betrag berechnen

Die saubere Grundlage ist immer die letzte abgeschlossene Abrechnung. Teile die tatsächlichen Jahreskosten durch zwölf – das ergibt den Betrag, der die Kosten gerade eben gedeckt hätte. Rechne nach eigenem Ermessen einen kleinen Puffer auf, damit nicht schon eine moderate Kostensteigerung sofort wieder eine Nachzahlung auslöst.

Rechenbeispiel (entspricht dem Demo-Objekt im Tool):

• Geleistete Vorauszahlung: 12 × 200 EUR = 2.400 EUR
• Tatsächliche Jahreskosten des Mieters: 3.716 EUR
• Ergebnis: 1.316 EUR Nachzahlung – die Vorauszahlung war zu knapp
• Rechnerischer Richtwert: 3.716 EUR ÷ 12 ≈ 310 EUR pro Monat
• Mit selbst gewähltem Puffer von 5 % rundest du z. B. auf 325 EUR pro Monat auf

Das vom Tool erzeugte Anschreiben nennt dir bereits einen Orientierungswert: eine empfohlene monatliche Vorauszahlung auf Basis der hochgerechneten Jahreskosten (Jahreskosten ÷ 12). Den Puffer schlägst du anschließend selbst auf oder rundest bewusst. Bei einem Guthaben rechnest du analog nach unten.

Den Betrag im Tool hinterlegen

Die Vorauszahlung wird pro Mieter gespeichert, nicht pro Objekt. So gehst du vor:

1. Öffne das Objekt und wechsle auf den Tab Mieter.
2. Klicke beim betreffenden Mieter auf Bearbeiten.
3. Trage im Feld Vorauszahlung / Monat den neuen Betrag ein (z. B. 325).
4. Speichere mit Speichern. Der aktualisierte Wert erscheint direkt in der Mieterzeile.

Wichtig zur Reihenfolge: Ändere den Betrag erst, nachdem die zugehörige Abrechnung fertig ist. Die abgeschlossene Abrechnung rechnet mit der Vorauszahlung, die während ihres Zeitraums galt. Der neue Wert gilt dann für die kommende Periode – beim nächsten Durchlauf zieht das Tool ihn automatisch heran und multipliziert ihn mit den belegten Monaten.

Den geänderten Betrag musst du dem Mieter mitteilen, damit er greift. Das vom Tool erzeugte Anschreiben verweist beim Guthaben bereits auf die Verrechnung mit der nächsten Vorauszahlung – die formelle Anpassungserklärung selbst formulierst du separat.

Mehr zum Workflow findest du in Abrechnung als PDF exportieren und versenden, bei einem unterjährigen Wechsel in Mieterwechsel unterjährig: Endabrechnung und für Korrekturen in Abrechnung korrigieren und Storno. Hinweis: Diese Anleitung beschreibt die Tool-Schritte und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung.