Abrechnungsfrist: Erinnerungen und Deadlines im Tool setzen

Eine verpasste Frist kostet bares Geld: Reicht die Nebenkostenabrechnung zu spät beim Mieter ein, kann der Anspruch auf Nachzahlung entfallen. Statt dir den Stichtag im Kopf zu merken, trägst du ihn einmal in den Fristenkalender ein und das Tool warnt dich rechtzeitig vorher. Diese Anleitung ist eine reine Bedien-Anleitung; die rechtlichen Hintergründe zur Frist findest du separat in den Nebenkosten-Grundlagen.

Wo du den Fristenkalender findest

Den Fristenkalender erreichst du im eingeloggten Bereich unter Konto → Compliance & Fristen → Fristen. Dort siehst du alle angelegten Termine in einer Liste, gefiltert nach Offen, Alle oder Erledigt. Jede Frist ist farblich nach Dringlichkeit markiert: rot bedeutet überfällig, orange fällig in den nächsten sieben Tagen, gelb innerhalb von 30 Tagen und blau alles, was weiter entfernt liegt.

Die Fristenverwaltung ist Teil des Tarifs Vermieter Pro. Falls du noch im Free-, Einzel- oder Basis-Tarif bist, siehst du an dieser Stelle einen Upgrade-Hinweis. Welcher Tarif zu deinem Bestand passt, kannst du auf der Seite Preise vergleichen.

Eine Abrechnungsfrist anlegen

So trägst du die 12-Monats-Deadline für eine Abrechnungsperiode ein:

1. Klicke oben rechts auf Neue Frist.
2. Gib im Feld Titel einen klaren Namen ein, zum Beispiel "Nebenkostenabrechnung 2025".
3. Wähle als Typ den Eintrag Abrechnungsfrist. Weitere Typen wie Kündigung, Vertragsende, Wartung, Versicherung oder Steuer stehen ebenfalls zur Auswahl, falls du auch andere Termine sammeln willst.
4. Setze unter Fällig am das Datum, an dem die Abrechnung beim Mieter sein muss. Bei einer Abrechnungsperiode, die zum 31.12.2025 endet, ist das in der Regel der 31.12.2026.
5. Trage bei Erinnerung (Tage vorher) ein, wie viel Vorlauf du brauchst. Voreingestellt sind 14 Tage; du kannst jeden Wert zwischen 0 und 365 Tagen wählen.
6. Optional verknüpfst du die Frist über das Feld Objekt mit einem deiner Mietobjekte und ergänzt eine Beschreibung.
7. Klicke auf Frist anlegen.

Tipp: Setze den Vorlauf großzügig, etwa 30 oder 60 Tage. So bleibt nach der ersten Warnung genug Zeit, um Verbrauchsdaten zu erfassen und Belege hochzuladen, bevor es eng wird.

So wirst du gewarnt

Sobald eine offene Frist innerhalb der nächsten 14 Tage fällig ist, taucht sie in der Benachrichtigungen-Glocke oben im Konto auf. Liegt der Termin nur noch drei Tage entfernt oder ist er bereits überschritten, wird die Meldung als dringend rot hervorgehoben. Zusätzlich zeigt dir das Dashboard die nächste anstehende Frist mit der Anzahl verbleibender Tage an. So siehst du die Warnung jedes Mal, wenn du dich einloggst, ohne aktiv suchen zu müssen.

In den eigenen Kalender übernehmen

Wenn du Erinnerungen lieber in Google Kalender, Apple Kalender oder Outlook haben möchtest, nutze den iCal-Button oben rechts im Fristenkalender. Damit lädst du eine Datei fristen.ics herunter, die alle offenen Fristen als ganztägige Termine enthält. In jedem Termin steckt ein Alarm, der sich an der von dir gesetzten Vorlaufzeit orientiert, sodass dein gewohntes Kalenderprogramm dich zusätzlich erinnert. Importiere die Datei einmal in deinen Kalender, um die Termine dort sichtbar zu machen.

Frist abhaken oder löschen

Hast du die Abrechnung verschickt, klicke auf das Kästchen links neben dem Eintrag, um die Frist als erledigt zu markieren. Sie verschwindet dann aus dem Filter "Offen" und aus den Warnungen, bleibt aber unter "Erledigt" und "Alle" nachvollziehbar. Über das Papierkorb-Symbol kannst du eine Frist nach Rückfrage endgültig löschen. Lege für die nächste Periode am besten direkt eine neue Frist an, wenn du die Abrechnung erstellst.

Hinweis: Diese Funktion unterstützt dich bei der Terminorganisation und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung. Welches Datum in deinem Fall gilt, hängt vom genauen Ende deiner Abrechnungsperiode ab.