Betriebskostenvorauszahlung anpassen und neu berechnen: Anleitung

Hat ein Mieter dauerhaft eine deutliche Nachzahlung oder ein hohes Guthaben, stimmt die monatliche Vorauszahlung nicht mehr. Eine zu niedrige Vorauszahlung führt Jahr für Jahr zu unangenehmen Nachforderungen, eine zu hohe bindet unnötig Geld des Mieters. Mit der passenden Berechnung und einer formell korrekten Ankündigung bringst du beide Seiten auf einen realistischen Stand.

Die neue Vorauszahlung berechnen

Grundlage ist immer die zuletzt erstellte Jahresabrechnung. Die einfache Formel lautet: Gesamtkosten des Mieters geteilt durch 12 ergibt die monatliche Basis-Vorauszahlung. Auf diesen Wert schlägst du einen kleinen Puffer auf, um Kostensteigerungen bei Heizung, Wasser oder kommunalen Gebühren abzufangen.

1. Mieteranteil ermitteln: Nimm den Gesamtbetrag, den der Mieter laut Abrechnung schuldet (nicht die Objektkosten, sondern seinen Anteil).
2. Durch 12 teilen: Beispiel: 3.000 € Jahresanteil ergeben 250 € pro Monat.
3. Puffer aufschlagen: 5 bis 10 Prozent sind üblich. Bei 250 € wären das mit 5 % rund 263 €, mit 10 % rund 275 €.
4. Auf einen runden Betrag bringen: In der Praxis kannst du auf volle Euro runden, etwa 265 €.

Den Mieteranteil findest du in der mit unserem Tool erstellten Abrechnung als Ergebnis je Mieter wieder: Dort stehen Gesamtkosten, geleistete Vorauszahlungen und der Saldo (Nachzahlung oder Guthaben). Diesen Anteil teilst du wie oben beschrieben durch 12. Mehr zum Ablauf der Abrechnung selbst steht in Erste Nebenkostenabrechnung erstellen.

Reine Plausibilitätsprüfung gewünscht? Im kostenlosen Vorauszahlungs-Optimierer gibst du aktuelle Vorauszahlung, letzte Jahresabrechnung und Wohnfläche ein. Das Tool teilt die Abrechnung durch 12 und bewertet die Abweichung: Bei mehr als 10 Prozent über dem Optimum gilt die Vorauszahlung als zu hoch, bei mehr als 10 Prozent darunter als zu niedrig, dazwischen als angemessen. So siehst du auf einen Blick, ob eine Anpassung überhaupt sinnvoll ist.

Wann du anpassen darfst und wie du es ankündigst

Eine Anpassung der Vorauszahlung ist erst nach einer Abrechnung möglich. Du kannst sie nicht mitten im laufenden Abrechnungszeitraum aus dem Bauch heraus erhöhen. Erst wenn eine formell korrekte Abrechnung vorliegt, ergibt sich daraus die angemessene neue Höhe.

Nach § 560 Abs. 4 BGB kann jede Vertragspartei nach einer Betriebskostenabrechnung eine Anpassung der Vorauszahlungen auf eine angemessene Höhe verlangen. Das gilt für beide Richtungen: Du als Vermieter darfst erhöhen, wenn die Abrechnung eine Nachzahlung ergab; der Mieter kann eine Senkung verlangen, wenn ein Guthaben entstanden ist.

Wichtig sind drei Punkte für die Ankündigung:

• Textform: Die Erklärung muss in Textform erfolgen, etwa per Brief oder E-Mail. Eine mündliche Ankündigung reicht nicht.
• Bezug zur Abrechnung: Begründe die neue Höhe nachvollziehbar mit dem Ergebnis der letzten Abrechnung. Nur eine angemessene, also an den realen Kosten orientierte Höhe ist zulässig.
• Wirksamkeit ab dem Folgemonat: Die angepasste Vorauszahlung gilt ab dem auf den Zugang der Erklärung folgenden Monat.

Praktisch erklärst du die Anpassung am besten direkt mit dem Versand der Abrechnung. So sieht der Mieter Saldo und neue Vorauszahlung im Zusammenhang.

Beispiel und häufige Stolperfallen

Beispiel: Die Abrechnung weist für den Mieter einen Anteil von 2.880 € aus, bisher zahlte er 200 € monatlich (2.400 € im Jahr). Es bleibt eine Nachzahlung von 480 €. Die neue Vorauszahlung berechnest du mit 2.880 € / 12 = 240 €, plus 5 % Puffer ergibt rund 252 €, gerundet 255 €. Diese 255 € kündigst du in Textform an.

Achte darauf, ein Guthaben nicht eigenmächtig mit künftigen Vorauszahlungen zu verrechnen. Ein Guthaben ist grundsätzlich auszuzahlen; eine Verrechnung setzt die Zustimmung des Mieters voraus. Trenne deshalb sauber zwischen dem Saldo der alten Periode und der neuen Vorauszahlung.

Berücksichtige bei der Hochrechnung auch absehbare Sondereffekte: Lag eine einmalig hohe Position in der Abrechnung (zum Beispiel ein Nachzahlungsbescheid des Versorgers), solltest du die künftige Vorauszahlung nicht eins zu eins darauf aufbauen, sondern den Normalverbrauch ansetzen. Umgekehrt machen anstehende Gebühren- oder Energiepreissteigerungen einen etwas höheren Puffer sinnvoll.

Diese Anleitung beschreibt die Berechnung und den Ablauf. Geht es dir dagegen um die rechtlichen Voraussetzungen, Fristen oder einen Streit mit dem Mieter über die Höhe, hilft dir der Ratgeber zu Vorauszahlungen und den Rechten beider Parteien weiter. Bei einer konkreten rechtlichen Auseinandersetzung wende dich an den Mieterbund oder eine anwaltliche Beratung; diese Anleitung ersetzt keine individuelle Rechtsberatung.