Komplettes Abrechnungspaket für Vermieter
Alles was Vermieter brauchen: Jahresabrechnung, Einzelabrechnungen pro Mieter, Anschreiben-Vorlagen.
So sieht Ihre Vorlage aus — sofort einsetzbar nach dem Download
Wann brauchen Sie diese Vorlage?
Diese typischen Situationen lösen den Bedarf an „Abrechnungspaket" aus — finden Sie sich wieder?
Mehrfamilienhaus-Komplett-Abrechnung
Mit dem Paket erstellen Sie die Jahresübersicht, die Einzelabrechnungen für jeden Mieter und das passende Anschreiben in einem Workflow — keine Excel-Hopperei.
Strukturierte Vermieter-Buchhaltung
Drei aufeinander abgestimmte Sheets (Jahresübersicht, Einzelabrechnung, Anschreiben) — jede Position muss nur einmal eingetragen werden, alles wird automatisch verteilt.
Anschreiben mit rechtssicherem Standard
Das Anschreiben enthält alle Pflicht-Angaben (Frist, Belegeinsichts-Hinweis, Kontaktdaten) — kein eigenes Formulieren mehr nötig.
Mehrere Mieter parallel abrechnen
Statt 5 Excels für 5 Mieter zu pflegen, haben Sie EINE Datei mit automatischer Aufteilung — spart bei 5 WE etwa 3 Stunden pro Jahr.
Was enthält diese Vorlage?
- ✓Excel-Jahresabrechnung mit automatischer Kostenverteilung nach BetrKV-Positionen
- ✓Individuelle Einzelabrechnungen für jede Mietpartei separat ausfüllbar
- ✓Anschreiben-Vorlage für Nachzahlungsforderungen mit korrekter Zahlungsfrist
- ✓Anschreiben-Vorlage für Guthabenerstattungen mit gesetzlicher Auszahlungsfrist
- ✓Automatische Anpassung der Vorauszahlungen gemäß § 560 BGB
- ✓Umlageschlüssel-Verwaltung für Fläche, Personenanzahl und Verbrauch
- ✓Übersicht aller Mieter, Vorauszahlungen und Abrechnungsergebnisse auf einen Blick
Für wen ist diese Vorlage geeignet?
Dieses Paket richtet sich an private Vermieter, die ein Mehrfamilienhaus oder mehrere Wohneinheiten in einem Objekt bewirtschaften und jährlich eine rechtssichere Betriebskostenabrechnung erstellen müssen. Besonders geeignet bist du, wenn du drei bis zwölf Mietparteien unter einem Dach hast und die gesamte Abrechnung inklusive Anschreiben ohne externe Hausverwaltung selbst erledigen möchtest. Auch Vermieter, die bisher mit handschriftlichen oder einfachen Tabellen gearbeitet haben und auf eine strukturierte Lösung umsteigen wollen, profitieren von diesem Komplettpaket.
Rechtlicher Hintergrund
Regelt die grundsätzliche Vereinbarung über Betriebskosten im Mietvertrag sowie die Pflicht zur jährlichen Abrechnung. Die Vorlage orientiert sich an dieser Vorschrift, indem sie alle abrechnungsfähigen Positionen strukturiert erfasst und die Abrechnungsfrist von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums abbildet.
Definiert den abschließenden Katalog umlagefähiger Betriebskosten, auf den sich alle Kostenpositionen im Excel-Blatt stützen. Nur Kosten, die in diesem Katalog aufgeführt sind, dürfen auf die Mieter umgelegt werden – das Paket hilft dir, nicht umlagefähige Positionen von Beginn an auszuschließen.
Bestimmt den Abrechnungsmaßstab und die zulässigen Umlageschlüssel wie Wohnfläche, Personenanzahl oder Verbrauch. Die Vorlage enthält vorbereitete Felder für alle gängigen Schlüssel, sodass du den im Mietvertrag vereinbarten Maßstab direkt übertragen kannst.
Ermöglicht die Anpassung von Betriebskostenvorauszahlungen auf eine angemessene neue Höhe nach erfolgter Abrechnung. Das Paket enthält eine eigene Berechnung und ein Anschreiben, das diese Anpassung formgerecht kommuniziert.
Setzt die Ausschlussfrist von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums fest, nach der Nachforderungen des Vermieters nicht mehr geltend gemacht werden können. Die Vorlage zeigt dir das Fristende automatisch an, damit du keine Nachforderung verfristest.
Hinweis: Rechtliche Informationen ersetzen keine individuelle Rechtsberatung. Im Zweifelsfall wende dich an einen Mieterverein oder Fachanwalt für Mietrecht.
So nutzt du die Vorlage
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Schritt 1: Objekt- und Mieterdaten eintragen
Öffne die Excel-Datei und trage im ersten Tabellenblatt die Stammdaten deines Objekts ein: Adresse, Abrechnungszeitraum und die Gesamtwohnfläche. Lege anschließend für jede Mietpartei Name, Einzugsdatum, anteilige Wohnfläche und die monatliche Vorauszahlung fest. Diese Angaben bilden die Berechnungsbasis für alle weiteren Blätter.
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Schritt 2: Betriebskosten nach BetrKV-Positionen erfassen
Trage im Blatt 'Jahreskosten' sämtliche Ausgaben des Abrechnungsjahres ein und ordne sie den Positionen gemäß § 2 BetrKV zu, zum Beispiel Grundsteuer, Wasser, Heizung oder Hausmeister. Hast du Belege für alle Positionen gesammelt, prüfe, ob einzelne Kosten nicht umlagefähig sind, und trage diese in die separat gekennzeichneten Felder für nicht umlegbare Kosten ein.
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Schritt 3: Umlageschlüssel festlegen und prüfen
Wähle für jede Kostenart den im Mietvertrag vereinbarten Umlageschlüssel aus dem Dropdown-Menü: Wohnfläche, Personenanzahl, Verbrauchseinheiten oder Miteigentumsanteil. Stimmt der Schlüssel im Paket nicht mit deinem Mietvertrag überein, passe ihn manuell an, bevor du die Einzelabrechnungen erzeugst, um Fehler nach § 556a BGB zu vermeiden.
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Schritt 4: Einzelabrechnungen je Mietpartei erzeugen
Wechsle zum Blatt 'Einzelabrechnung' und wähle die gewünschte Mietpartei über das Auswahlfeld. Die Abrechnung befüllt sich automatisch mit dem Kostenanteil, den geleisteten Vorauszahlungen und dem Ergebnis als Nachzahlung oder Guthaben. Drucke oder speichere die Abrechnung als PDF für jede Partei einzeln.
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Schritt 5: Anschreiben anpassen und versenden
Öffne das passende Anschreiben-Blatt – entweder für Nachzahlung oder für Guthaben. Prüfe die vorausgefüllten Angaben zu Betrag, Fälligkeit und Kontoverbindung und ergänze gegebenenfalls individuelle Hinweise. Achte darauf, dass Nachzahlungsforderungen eine angemessene Zahlungsfrist von mindestens dreißig Tagen enthalten, um Verzugsfragen nach § 286 BGB zu vermeiden.
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Schritt 6: Vorauszahlung für das Folgejahr anpassen
Im Blatt 'Vorauszahlungsanpassung' wird dir auf Basis der tatsächlichen Jahreskosten eine empfohlene neue monatliche Vorauszahlung je Mietpartei berechnet. Nimm diese Anpassung schriftlich im Anschreiben vor und kündige die neue Höhe gemäß § 560 BGB mit dem nächsten fälligen Zahlungstermin an.
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Schritt 7: Abrechnung dokumentieren und Frist überwachen
Speichere die fertige Excel-Datei und alle erzeugten PDFs in einem Ordner pro Abrechnungsjahr. Halte die gesetzliche Abrechnungsfrist von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums gemäß § 556 Abs. 3 BGB im Blick – das Paket zeigt dir das Fristende an, damit du nicht versehentlich Nachforderungsansprüche verlierst.
Häufige Fehler, die du vermeiden solltest
Fehler 1: Nicht umlagefähige Kosten eingetragen
Viele Vermieter tragen Verwaltungskosten, Instandhaltungsrücklagen oder Reparaturkosten in die Abrechnung ein, obwohl diese nicht im Katalog des § 2 BetrKV aufgeführt sind. Das führt dazu, dass Mieter die Abrechnung zu Recht anfechten und Gerichte die Nachforderung teilweise oder vollständig abweisen. Nutze die Kennzeichnung im Paket konsequent und verschiebe solche Kosten in das Feld für nicht umlegbare Ausgaben.
Fehler 2: Falscher oder nicht vereinbarter Umlageschlüssel
Wer im Mietvertrag die Umlage nach Wohnfläche vereinbart hat, aber in der Abrechnung nach Kopfzahl abrechnet, verstößt gegen § 556a BGB. Prüfe vor dem ersten Ausfüllen jeden Mietvertrag und stelle sicher, dass der im Paket gewählte Schlüssel exakt dem vertraglich vereinbarten Maßstab entspricht.
Fehler 3: Abrechnungsfrist versäumt
Wird die Abrechnung nicht innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zugestellt, erlischt der Nachforderungsanspruch des Vermieters gemäß § 556 Abs. 3 BGB unwiderruflich. Der Mieter hingegen behält seinen Anspruch auf ein etwaiges Guthaben. Trage das Fristende daher sofort nach Jahresabschluss in deinen Kalender ein.
Fehler 4: Vorauszahlungsanpassung ohne schriftliche Ankündigung
Eine Änderung der Betriebskostenvorauszahlung nach § 560 BGB muss dem Mieter schriftlich mitgeteilt werden und darf frühestens zum nächsten fälligen Zahlungstermin nach Zugang der Erklärung wirksam werden. Wer die neue Höhe einfach stillschweigend einzieht, riskiert, dass der Mieter zu Recht widerspricht und die alte Vorauszahlung weiter zahlt.
Fehler 5: Fehlende oder falsch zugeordnete Belege
Mieter haben das Recht, Belege zur Abrechnung einzusehen. Kannst du einzelne Kostenpositionen nicht durch Belege nachweisen oder hast du Gesamtrechnungen falsch auf die Wohneinheiten aufgeteilt, wird die betreffende Position im Streitfall nicht anerkannt. Sammle alle Originalbelege bereits während des Abrechnungsjahres und ordne sie den BetrKV-Positionen direkt zu.
Warum Vorlage, wenn es einfacher geht?
Im Vermieter Basis Plan erstellen Sie unbegrenzte Abrechnungen mit automatischer Berechnung und PDF-Export.
Diese Vorlage
- ✗Manuelles Ausfüllen
- ✗Formelfehler möglich
- ✗Kein PDF-Export
- ✗Keine Rechtsprüfung
- ✗Kein Support
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- ✓Automatische Berechnung
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Häufige Fragen zur Vorlage
Für wie viele Mietparteien ist das Paket geeignet?+
Das Paket ist auf Objekte mit bis zu zwölf Mietparteien ausgelegt. Für jede Partei gibt es ein eigenes Einzelabrechnungsblatt, das sich automatisch aus den Jahreskosten speist. Bei größeren Objekten empfiehlt sich der Einsatz einer spezialisierten Hausverwaltungssoftware.
Muss ich die Abrechnung dem Mieter zwingend als Papierversion zustellen?+
Eine gesetzliche Pflicht zur Papierzustellung besteht nicht, wenn im Mietvertrag oder per gesonderter Vereinbarung nach § 126b BGB die elektronische Übermittlung zugelassen ist. Ohne eine solche Vereinbarung empfiehlt sich der Postweg mit Nachweis, damit du den Zugang belegen kannst und die Zwölf-Monatsfrist nach § 556 Abs. 3 BGB gewahrt ist.
Darf ich die Betriebskosten nach Personenanzahl abrechnen, wenn der Mietvertrag Wohnfläche vorsieht?+
Nein. Der im Mietvertrag vereinbarte Umlageschlüssel ist bindend, und eine eigenmächtige Änderung verstößt gegen § 556a BGB. Möchtest du den Schlüssel dauerhaft ändern, bedarf es einer einvernehmlichen schriftlichen Vertragsänderung mit allen betroffenen Mietern.
Was passiert, wenn ich die Abrechnungsfrist um wenige Tage versäume?+
Verpasst du die Frist von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums gemäß § 556 Abs. 3 BGB, verlierst du deinen Nachforderungsanspruch endgültig, selbst wenn die Kosten tatsächlich entstanden sind. Der Mieter behält dagegen seinen Anspruch auf Guthaben. Eine Ausnahme gilt nur, wenn du das Fristversäumnis nicht zu vertreten hast, was in der Praxis selten anerkannt wird.
Wie hoch darf ich die Vorauszahlung nach der Abrechnung anpassen?+
Nach § 560 BGB kannst du die Vorauszahlung auf eine angemessene Höhe anheben oder absenken. Als Maßstab gilt der auf den Mieter entfallende Jahresbetrag aus der letzten Abrechnung geteilt durch zwölf. Eine übermäßige Erhöhung ohne Grundlage in den tatsächlichen Kosten ist nicht zulässig und kann vom Mieter angefochten werden.
Kann ich Heizkosten vollständig mit diesem Paket abrechnen?+
Heizkosten unterliegen der Heizkostenverordnung (§ 7 HeizKV), die vorschreibt, mindestens 50 und höchstens 70 Prozent der Heizkosten nach dem erfassten Wärmeverbrauch abzurechnen. Das Paket enthält eine entsprechende Aufteilung, setzt aber voraus, dass du die Verbrauchswerte aus deiner Messdiensterfassung korrekt einträgst. Ohne Verbrauchserfassung ist eine verbrauchsabhängige Heizkostenabrechnung nicht möglich.
Muss ich dem Mieter Belege aktiv zusenden oder reicht ein Einsichtsrecht?+
Grundsätzlich hat der Mieter nach ständiger BGH-Rechtsprechung nur ein Einsichtsrecht in die Originalbelege, keinen Anspruch auf automatische Zusendung von Kopien. Allerdings haben viele Gerichte entschieden, dass bei weiter Entfernung zur Belegeinsicht Kopien zugesandt werden müssen. Um Streit zu vermeiden, empfiehlt es sich, auf Anfrage Kopien oder Scans bereitzustellen.