WEG-Hausgeld vs. Betriebskosten: Für Eigentümer erklärt

Als vermietender Wohnungseigentümer arbeitest Du mit zwei verschiedenen Abrechnungen: der WEG-Jahresabrechnung, die Du von der Hausverwaltung erhältst, und der Nebenkostenabrechnung, die Du selbst für Deinen Mieter erstellst. Das monatliche Hausgeld an die WEG ist dabei nie der Betrag, den Du dem Mieter in Rechnung stellst. Worum es hier nicht geht: die steuerliche oder rechtliche Theorie dahinter. Es geht um die konkrete Hand-Arbeit — wie Du die Werte aus der WEG-Abrechnung in eine saubere Mieter-Abrechnung im Rechner überträgst, Schritt für Schritt.

Schritt 1: Die WEG-Abrechnung bereinigen

Bevor Du Kosten in Deine Abrechnung überträgst, streichst Du aus der WEG-Jahresabrechnung alles, was Du nicht auf den Mieter umlegen darfst. Das sind in der Regel:

• Verwaltungskosten (Honorar der Hausverwaltung, Kontoführung, Porto)
• Zuführung zur Instandhaltungsrücklage — nicht zu verwechseln mit Reparaturen, die tatsächlich daraus bezahlt wurden
• Sonderumlagen für größere Maßnahmen
• Bank- und Mahngebühren der Gemeinschaft

Übrig bleiben die laufenden Betriebskosten nach Betriebskostenverordnung. Nur diese trägst Du in Deine Abrechnung ein. Eine ungeprüfte Weiterreichung der kompletten WEG-Abrechnung ist nicht zulässig.

Mischpositionen aufteilen

Manche WEG-Positionen mischen umlagefähige und nicht umlagefähige Anteile — etwa eine Sammelposition aus Hausmeisterdienst und kleinen Reparaturen. Solche Positionen splittest Du, bevor Du sie erfasst: Nur der laufende Betriebskostenanteil gehört in Deine Abrechnung. Lade die WEG-Abrechnung als Beleg hoch, damit die Herkunft Deiner Werte später nachvollziehbar bleibt — siehe Belege hochladen und ordnen.

Schritt 2: Vom Miteigentumsanteil zum Umlageschlüssel

Die WEG rechnet intern nach Miteigentumsanteilen (MEA) aus der Teilungserklärung ab. Deine Nebenkostenabrechnung gegenüber dem Mieter folgt aber dem im Mietvertrag vereinbarten Verteilerschlüssel. Im Rechner stehen Dir genau vier Schlüssel zur Verfügung: Wohnfläche, Verbrauch, Personenanzahl und Wohneinheiten. Einen MEA-Schlüssel gibt es bewusst nicht, weil der Miteigentumsanteil für das Mietverhältnis nicht maßgeblich ist.

Das ist für Dich aber meist unkritisch: Da Du nur eine einzige Wohnung in einem größeren Objekt vermietest, hast Du in Deiner Abrechnung in der Regel nur einen Mieter. Du erfasst dann die bereits auf Deine Wohnung entfallenden Beträge aus der WEG-Abrechnung als Gesamtkosten der jeweiligen Position. Eine Aufteilung auf mehrere Parteien entfällt — der gewählte Schlüssel wirkt sich erst aus, wenn Du eine Position weiter aufteilen müsstest.

Wichtig bleibt die Heizung: Heiz- und Warmwasserkosten musst Du verbrauchsabhängig abrechnen, eine pauschale Übernahme aus der WEG-Abrechnung nach Fläche reicht nicht. Wie Du Verbrauchsdaten erfasst, zeigt Heizkosten und Verbrauchsdaten.

Schritt 3: Vorauszahlung und Hausgeld nicht verwechseln

Das Hausgeld zahlst Du als Eigentümer an die WEG — es ist nicht die Vorauszahlung Deines Mieters. Setze die Nebenkosten-Vorauszahlung für den Mieter nur auf Basis der voraussichtlichen umlagefähigen Betriebskosten an, nicht auf Basis des vollen Hausgelds. Die Differenz (Verwaltung, Rücklage) trägst Du selbst. Wenn die WEG-Abrechnung jährlich stark schwankt, kannst Du die Vorauszahlung anpassen — wie das geht, beschreibt Vorauszahlungen anpassen und neu berechnen.

Frist im Blick behalten

Ein typisches Problem bei vermieteten Eigentumswohnungen: Die Hausverwaltung liefert die WEG-Jahresabrechnung oft erst spät. Deine eigene Abrechnungsfrist gegenüber dem Mieter läuft trotzdem. Plane den Erhalt der WEG-Abrechnung frühzeitig ein und fordere sie aktiv an, damit Dir genug Zeit zur Aufbereitung bleibt.

Wenn Du die bereinigten Beträge erfasst hast, kannst Du Deine fertige Abrechnung zusätzlich über den KI-Check laufen lassen. Er gleicht die einzelnen Positionen gegen regionale Vergleichswerte ab und weist Dich etwa darauf hin, wenn ein Betrag deutlich über üblichen Werten liegt oder Verbrauchsdaten fehlen. Das ersetzt keine individuelle Rechtsberatung, gibt Dir aber eine zweite Kontrolle, bevor die Abrechnung an den Mieter geht.