Nebenkosten bei Gewerbemiete: Was Vermieter abrechnen dürfen

Anders als bei Wohnraum schreibt das Gesetz bei Gewerbeflächen nicht vor, welche Kosten umlagefähig sind. Maßgeblich ist allein der Mietvertrag: Was dort vereinbart ist, darfst du umlegen — und nur das. Die Betriebskostenverordnung (BetrKV) dient bei Gewerbe nur als Orientierung, nicht als zwingende Grenze. Für dich als Vermieter heißt das: Bevor du Beträge erfasst, holst du dir den Mietvertrag und prüfst die dortige Betriebskostenklausel.

Schritt für Schritt: Gewerbe-Abrechnung im Tool aufsetzen

Lege das Objekt wie gewohnt an und erfasse die Mieteinheit. Der Ablauf entspricht der ersten Nebenkostenabrechnung — mit drei Besonderheiten für Gewerbe:

1. Kostenarten erfassen, auch Vertrags-Posten: Heizung, Wasser, Müll, Grundsteuer und Versicherung findest du im Standardkatalog. Posten, die nur bei Gewerbe vereinbart werden — etwa Verwaltungskosten, Instandhaltung, Bewachung oder Centermanagement —, trägst du als freie Kostenart („Sonstige" mit eigener Bezeichnung) ein, wenn sie nicht in der Liste stehen.
2. Umlageschlüssel wählen: Es stehen Wohnfläche (hier: Nutz-/Mietfläche), Personenanzahl, Verbrauch und Anzahl der Einheiten zur Verfügung. Bei Gewerbe rechnest du fast immer nach Fläche oder nach Verbrauch ab. Den Schlüssel legst du pro Kostenart fest — mehr dazu unter Umlageschlüssel wählen.
3. Verbrauchsdaten hinterlegen: Hat die Gewerbeeinheit eigene Zähler für Strom, Wärme oder Wasser, erfasst du diese Werte direkt. Das ist bei Gewerbe häufiger als bei Wohnungen und verhindert Streit über Pauschalverteilungen.

Warum der Rechner bei Gewerbe-Posten warnt — und was das bedeutet

Wichtig zu wissen: Es gibt im Tool keinen eigenen „Gewerbe-Modus". Die Berechnung läuft identisch, Gewerbe und Mischnutzung lösen lediglich Hinweise aus. Die automatische Umlagefähigkeitsprüfung ist auf Wohnraum nach BetrKV geeicht. Trägst du also Verwaltungskosten oder Instandhaltung ein, kann eine Warnung „nicht umlagefähig" erscheinen.

Bei Gewerbe ist das in der Regel kein Fehler: Diese Posten dürfen umgelegt werden, sofern sie im Mietvertrag stehen. Du kannst die betreffende Abrechnung also bewusst freigeben — die Warnung dient nur als Kontrollpunkt. Umgekehrt prüfst du selbst, ob jeder Posten tatsächlich vertraglich gedeckt ist; diese Beurteilung nimmt dir das Tool nicht ab. Der KI-Check hilft dir, die fertige Abrechnung auf Plausibilität und Vollständigkeit gegenzulesen, ersetzt aber keine rechtliche Prüfung deiner Klauseln.

Typische Fehler bei der Gewerbe-Abrechnung

• Pauschalformel statt Einzelposten: Eine Klausel wie „sämtliche Betriebskosten" ist oft zu unbestimmt. Lege im Tool nur die Posten an, die du konkret zuordnen kannst.
• Umsatzsteuer übersehen: Hat dein Gewerbemieter zur Umsatzsteuer optiert, rechnest du die Nebenkosten meist netto ab und weist die USt gesondert aus. Das Tool rechnet mit den Beträgen, die du eingibst — kläre vorab, ob du brutto oder netto erfasst, und bleibe pro Objekt konsistent.
• Mischnutzung nicht getrennt: Wohnst und vermietest du Wohnen plus Gewerbe im selben Haus, trennst du verursachungsgerecht — Details unter Mischnutzung Wohnen/Gewerbe.
• Frist verpasst: Auch bei Gewerbe gilt regelmäßig die Jahresfrist. Liegt das Ende des Zeitraums mehr als zwölf Monate zurück, weist dich der Rechner darauf hin (§ 556 Abs. 3 BGB als Orientierung; bei Gewerbe kann die Frist vertraglich abweichen).

Hast du alle Posten erfasst, prüfst du die Summen, gibst die Abrechnung frei und erzeugst das PDF wie bei jeder anderen Abrechnung auch. Diese Anleitung ersetzt keine individuelle Rechtsberatung; bei strittigen Vertragsklauseln solltest du den Vertrag fachlich bewerten lassen.