Wasserkosten abrechnen: Verbrauch vs. Personenanzahl – Tool-Workflow

Bei der Position Wasserversorgung stehen Dir im Rechner drei Verteilerschlüssel zur Auswahl: Verbrauch, Wohnfläche (m²) und Personenanzahl. Voreingestellt ist Verbrauch. Dieselbe Auswahl bekommst Du bei der Position Entwässerung, die Du parallel zur Wasserabrechnung führst. Welcher Schlüssel der richtige ist, hängt vor allem davon ab, ob in jeder Wohnung ein geeichter Zähler hängt – und was in Deinem Mietvertrag vereinbart wurde.

Entscheidungshilfe: Wann Verbrauch, wann Personenanzahl?

Die kurze Faustregel: Zähler vorhanden und ablesbar → nach Verbrauch. Kein oder unvollständiger Zählerbestand → Personenanzahl oder Wohnfläche. Anders als bei den Heizkosten gibt es bei Kaltwasser keine gesetzliche Pflicht zur verbrauchsabhängigen Abrechnung. Du darfst also frei wählen – solange Du Dich an die Vereinbarung im Mietvertrag hältst.

• Nach Verbrauch ist die verursachergerechteste Variante. Sinnvoll, wenn in jeder Einheit ein Zähler hängt und Du für den Abrechnungszeitraum vollständige Ablesewerte hast. Ein Single zahlt dann weniger als die fünfköpfige Familie nebenan.
• Nach Personenanzahl bildet den Wasserverbrauch näherungsweise ab, ohne dass Du ablesen musst. Gute Wahl, wenn keine Wohnungszähler verbaut sind, der Verbrauch aber stark von der Bewohnerzahl abhängt.
• Nach Wohnfläche ist zulässig, aber am wenigsten verursachergerecht – eine große Wohnung mit einer Person zahlt mehr als eine kleine mit vier Personen. Eher Notlösung.

Hast Du Zähler nur in einem Teil der Wohnungen, ist eine saubere Verbrauchsabrechnung für das ganze Haus nicht möglich. Dann ist Personenanzahl meist die fairere und einfachere Wahl.

Schritt für Schritt: Wasser nach Verbrauch einstellen

So gehst Du im Abrechnungs-Assistenten vor:

1. Lege im Schritt Kosten die Position Wasserversorgung an und trage den Jahresbetrag (Gesamtkosten) ein.
2. Stelle den Verteilerschlüssel auf Verbrauch. Daraufhin erscheint pro Mieter ein Eingabefeld für den individuellen Verbrauchswert (in m³).
3. Trage für jede Wohnung den abgelesenen Wasserverbrauch ein. Das Tool verteilt die Gesamtkosten dann automatisch im Verhältnis der eingetragenen Werte.
4. Wiederhole das für die Position Entwässerung – das Schmutzwasser hängt in der Regel am Frischwasserverbrauch.

Wenn Du eingeloggt bist und unter Verbrauchsdaten Einträge mit hinterlegten Kosten gepflegt hast, kannst Du über den Button Aus Verbrauchsdaten übernehmen die passenden Kostenpositionen samt Jahresbetrag automatisch in die Abrechnung übernehmen, statt sie neu anzulegen. Der Button befüllt allerdings nur die Gesamtbeträge der Kostenarten – die Verbrauchswerte je Wohnung trägst Du weiterhin manuell in den Feldern pro Mieter ein. Wie Du Deine Ablesewerte (Kategorie Kaltwasser, Einheit m³) erfasst und pflegst, liest Du im Artikel Verbrauchsdaten für Heizung und Wasser erfassen.

Wichtig: Lässt Du bei aktivem Verbrauchsschlüssel die Felder leer oder ergeben die Werte in Summe Null, fällt der Rechner automatisch auf eine Verteilung nach Wohnfläche zurück. Prüfe also vor dem Abschluss, dass wirklich alle Verbrauchswerte gesetzt sind.

Personenanzahl einstellen – und der unterjährige Sonderfall

Für die Verteilung nach Köpfen wählst Du bei der Position einfach Personenanzahl als Verteilerschlüssel. Grundlage ist die Personenzahl, die Du pro Mieter hinterlegt hast. Eine Verbrauchseingabe ist hier nicht nötig.

Praktisch wird es bei Veränderungen im Jahr: Zieht jemand aus oder kommt ein Kind dazu, rechnet das Tool den Personenschlüssel automatisch zeitanteilig. Eine zusätzliche Person für ein halbes Jahr zählt also als halber Personenanteil. Wie Du Mieterwechsel innerhalb der Abrechnungsperiode sauber abbildest, liest Du unter Mieterwechsel unterjährig und Endabrechnung.

Zwei Fallbeispiele

• Fall A – Mehrfamilienhaus mit Wohnungszählern: In allen sechs Einheiten hängen geeichte Kaltwasserzähler. Du wählst Verbrauch, trägst die m³ je Wohnung ein und rechnest auch die Entwässerung verbrauchsabhängig ab. Ergebnis: maximale Fairness, kaum Angriffsfläche bei Rückfragen.
• Fall B – Altbau ohne Wohnungszähler: Es gibt nur einen Hauptzähler für das Gebäude. Eine Verbrauchsabrechnung pro Wohnung ist nicht möglich, also wählst Du Personenanzahl. Wechselt ein Mieter im Juli, sorgt die Zeitanteilslogik für die korrekte Aufteilung.

Ein Hinweis aus der Praxis: Der gewählte Schlüssel sollte zu dem passen, was im Mietvertrag steht. Fehlt dort eine Regelung, gilt für flächenbezogene Kosten als gesetzlicher Standard die Wohnfläche – bei Wasser ist ein Wechsel des Schlüssels aber innerhalb des zulässigen Rahmens gut begründbar. Das ist eine allgemeine Einordnung und keine Rechtsberatung zu Deinem Einzelfall. Welcher Schlüssel wofür typisch ist, fasst der Artikel Umlageschlüssel wählen zusammen.