Wasser- und Abwasserkosten abrechnen: Berechnung Schritt für Schritt

Wasser ist in der Praxis der fehleranfälligste Block deiner Abrechnung: Frischwasser, Abwasser und Warmwasser folgen unterschiedlichen Regeln. Diese Anleitung führt dich durch die konkrete Bedienung im Rechner — vom Anlegen der Positionen bis zum fertigen PDF. Wenn du die rechtlichen Hintergründe (Wassergeld, Eichkosten, Niederschlagswasser) im Detail nachlesen möchtest, findest du das im ausführlichen Ratgeber; hier geht es um das praktische Vorgehen.

Die drei Wasser-Positionen richtig anlegen

Im Rechner stehen dir drei getrennte Kostenarten zur Verfügung, die du jeweils als eigene Position einträgst:

• Wasserversorgung (BetrKV § 2 Nr. 2) — das Kaltwasser inklusive Wassergeld, Grundgebühren, Zählermiete und Eichkosten.
• Entwässerung (BetrKV § 2 Nr. 3) — Schmutz- und Niederschlagswasser, also die Kanal- und Kläranlagengebühren.
• Warmwasser (BetrKV § 2 Nr. 5) — wird als Heizkostenart behandelt und folgt der Heizkostenverordnung, nicht der freien Verteilung wie Kaltwasser.

Trage für jede dieser Positionen den Jahresbetrag aus deiner Versorger- bzw. Gemeinderechnung ein. Wichtig: Kaltwasser und Abwasser sind zwei getrennte Posten — auch wenn die Gemeinde sie auf einem Bescheid zusammenfasst, gibst du sie für eine saubere, nachvollziehbare Abrechnung getrennt ein.

Verteilerschlüssel wählen: Verbrauch, Personen oder Fläche

Für Wasserversorgung und Entwässerung kannst du im Rechner zwischen Verbrauch, Personenanzahl und Wohnfläche wählen. Die Voreinstellung ist „Verbrauch“, weil das die fairste Verteilung ist. So entscheidest du dich:

1. Sind in allen Wohnungen Wasserzähler vorhanden? Dann rechne nach Verbrauch ab. Sobald auch nur in einer Einheit ein Zähler fehlt, ist eine rein verbrauchsabhängige Verteilung nicht möglich.
2. Keine oder unvollständige Zähler? Dann ist Personenanzahl meist verursachergerechter als Wohnfläche, weil der Wasserverbrauch eher von der Bewohnerzahl als von der Quadratmeterzahl abhängt.
3. Abweichende Regelung im Mietvertrag? Ein vereinbarter Schlüssel geht vor — wähle dann den im Vertrag genannten.

Beim Abwasser gilt in der Regel: gleicher Schlüssel wie beim Frischwasser. Der Abwasserpreis basiert üblicherweise auf der bezogenen Frischwassermenge, deshalb ist es konsistent, beide Positionen identisch zu verteilen. Mehr zur Auswahl liest du unter Umlageschlüssel wählen.

Verbrauchswerte und Zählerstände erfassen

Wenn du nach Verbrauch verteilst, brauchst du pro Mieter einen Wert in Kubikmetern (m³). Du kannst entweder den abgelesenen Verbrauch direkt eintragen oder Anfangs- und Endstand des Zählers erfassen — der Rechner bildet die Differenz. Trage die Stände korrekt herum ein: Liegt der Endstand unter dem Anfangsstand, warnt der Rechner dich, weil die Verbrauchsberechnung sonst negativ würde. Auch ein unveränderter Stand (Endstand = Anfangsstand) löst einen Hinweis aus.

Die Summe der einzelnen Mieterverbräuche sollte ungefähr dem über den Hauptzähler bezogenen Gesamtverbrauch entsprechen. Eine Differenz zwischen Hauptzähler und Summe der Wohnungszähler (Schwund durch Allgemeinwasser, Leckagen oder Ablesedifferenzen) ist normal — die im Rechner eingetragenen Gesamtkosten werden vollständig auf die erfassten Verbräuche verteilt. Hast du für eine Position keine Verbrauchswerte hinterlegt, fällt der Rechner automatisch auf die Wohnflächen-Verteilung zurück.

Warmwasser: Sonderfall Heizkostenverordnung

Warmwasser ist keine frei verteilbare Position. Es zählt zu den Heizkosten und muss zu mindestens 50 % nach Verbrauch abgerechnet werden. Erfasst du beim Warmwasser keine Verbrauchsdaten, weist der Rechner dich darauf hin, dass der Mieter seinen Anteil nach § 12 HeizKV um 15 % kürzen darf. Lassen sich Heizung und Warmwasser nicht getrennt messen, nutze die Position „Verbundene Heizung und Warmwasser“ — dort wird der Warmwasseranteil über die gesetzliche Formel des § 9 HeizKV ermittelt.

Plausibilität prüfen und PDF erzeugen

Sobald die Beträge stehen, läuft die Plausibilitätsprüfung automatisch mit. Liegt deine Wasser- oder Abwasserposition deutlich über dem Betriebskostenspiegel-Durchschnitt (Wasserversorgung rund 0,24 €/m²/Monat, Entwässerung rund 0,20 €/m²/Monat), bekommst du eine Warnung mit dem Hinweis auf Belegeinsicht. Diese Hinweise sind ein Selbstcheck — sie blockieren nichts, helfen aber, einen späteren Widerspruch zu vermeiden.

Stimmen die Werte, erzeugst du das fertige PDF mit Einzelabrechnung und Anschreiben pro Mieter. Der Download kostet einmalig 9,90 € pro Abrechnung oder ist im Vermieter-Abo unbegrenzt enthalten — Details unter Preise. Hast du Unsicherheiten bei einer konkreten Position, kannst du die fertige Abrechnung zusätzlich über den Fehler-Checker gegenprüfen lassen.

Dieser Artikel erklärt die Bedienung des Rechners und gibt keine individuelle Rechtsberatung. Bei strittigen Verteilungsfragen oder einem konkreten Konflikt mit dem Mieter wende dich an den Mieterbund oder einen Fachanwalt für Mietrecht.