Nachzahlungen bei Mietern: Raten und Zahlungsplan im Tool

Wenn eine Nebenkostenabrechnung eine hohe Nachzahlung ergibt, fragen Mieter häufig nach einer Ratenzahlung oder einem Zahlungsplan. Diese Anleitung zeigt dir den praktischen Weg im Tool: wie du die Vereinbarung erfasst, schriftlich festhältst und im Konto wiederfindest. Es geht hier nicht um die Rechtsfrage, ob du Raten gewähren musst, sondern um die operative Umsetzung.

Wichtig vorab: Das Tool berechnet die Nachzahlung und erzeugt die Abrechnung als PDF. Einen eigenen Ratenzahlungs-Planer mit Fälligkeiten und Zahlungseingängen gibt es im Rechner nicht. Die Ratenzahlung dokumentierst du deshalb über das frei editierbare Anschreiben und über die gespeicherte Abrechnung, nicht über einen automatischen Mahn- oder Buchungslauf.

So hältst du eine Ratenzahlung im Anschreiben fest

Der direkteste Weg führt über das Anschreiben zur Abrechnung. Wenn du im Rechner die Abrechnung erstellst, kannst du im Bereich Anschreiben wählen, ob dem PDF ein Brief vorangestellt wird. Es gibt drei Optionen: kein Anschreiben, ein formelles Standard-Anschreiben und einen eigenen Text. Das fertige PDF mit dem gewählten Anschreiben erhältst du beim bezahlten Download beziehungsweise mit aktivem Abo.

Für eine Ratenzahlung wählst du den eigenen Text. Das Tool füllt das Textfeld mit einem Vorschlag, der bereits die Nachzahlung und die geleisteten Vorauszahlungen nennt. Diesen Text kannst du komplett frei bearbeiten. Ersetze den Absatz zur Zahlung innerhalb von 30 Tagen durch deine Ratenvereinbarung, zum Beispiel:

• die Gesamthöhe der Nachzahlung,
• die Anzahl und Höhe der einzelnen Raten,
• die jeweiligen Fälligkeitstermine,
• das Konto, auf das überwiesen werden soll.

Damit liegt die Vereinbarung schriftlich in genau dem Dokument, das der Mieter ohnehin erhält. Das fertige PDF lädst du anschließend wie gewohnt herunter und versendest es. Den Ablauf dazu beschreibt Abrechnung als PDF exportieren und versenden.

Die gespeicherte Abrechnung als Beleg

Wenn du die Abrechnung im Konto-Rechner erstellst und speicherst, bleibt sie in deinem Konto erhalten und ist unter Objekte wiederzufinden. So hast du den Betrag, die zugrunde liegenden Kostenpositionen und das verwendete Anschreiben später parat, wenn du den Zahlungseingang abgleichst oder der Mieter Rückfragen hat.

Wenn die hohe Nachzahlung vor allem an einem ungewöhnlichen Anstieg liegt, etwa stark gestiegenen Heizkosten, lohnt es sich, das im Anschreiben kurz zu erklären. Das nimmt der Diskussion über die Ratenbitte oft die Schärfe, weil der Mieter den Grund nachvollziehen kann.

Die Vorlagen-Verwaltung steht dir bereits ab dem Tarif Vermieter Basis zur Verfügung; Serienbriefe sind im Tarif Vermieter Pro enthalten. Wenn du Ratenzahlungen öfter anbietest, kannst du dir einen Standardtext für die Ratenvereinbarung als Vorlage speichern und ihn pro Fall anpassen. Welche Funktionen zu welchem Tarif gehören, zeigt die Preisseite.

Praktischer Ablauf in der Uebersicht

1. Abrechnung im Rechner fertig berechnen, bis die Nachzahlung feststeht.
2. Anschreiben auf eigenen Text stellen und den Ratenplan in den Vorschlagstext einbauen.
3. PDF herunterladen, speichern und an den Mieter versenden.
4. Zahlungseingänge selbst im Blick behalten und mit der gespeicherten Abrechnung abgleichen.

Wenn die hohe Nachzahlung daran liegt, dass die monatliche Vorauszahlung zu niedrig war, lohnt es sich, diese für die kommende Periode anzupassen, damit sich der Fall nicht wiederholt. Wie du das im Tool machst, steht unter Vorauszahlungen anpassen und neu berechnen. Geht es um einen Mieterwechsel mit offener Nachzahlung, hilft dir Mieterwechsel: Gutschrift- und Nachzahlungs-Szenarien weiter.

Hinweis: Dieser Beitrag erklärt die Bedienung des Tools und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung. Ob und in welchem Umfang du eine Ratenzahlung gewährst, entscheidest du selbst.