WEG-Verwaltung im Überblick: Alle Module und wo du sie findest

Mit der WEG-Verwaltung führst du eine Wohnungseigentümergemeinschaft durch das ganze Jahr. Nach dem Login landest du in der Verwaltung: Links steht das Menü der WEG-Verwaltung, ganz unten der Bereich „Konto & Service“ mit Abo, Profil und Support. Die Module bauen aufeinander auf: Aus dem Wirtschaftsplan entsteht das Hausgeld-Soll, aus Hausgeld, Zahlungen und Kosten am Jahresende die Jahresabrechnung.

Einstieg: Übersicht, Start, Vergleich und Jahresabschluss

• Übersicht (/verwaltung): die Startseite der WEG-Verwaltung mit offenen Hausgeldern, Versammlung und Beschlüssen und den nächsten Schritten.
• Start (/verwaltung/start): ein geführter Einstieg vom WEG-Objekt über Einheiten, Eigentümer und Hausgeld-Soll bis zum ersten Abrechnungslauf.
• Vergleich: Vorjahr gegen aktuelles Jahr für die Kosten der Gemeinschaft und die Entwicklung der Rücklage.
• Jahresabschluss: ein Assistent, der live prüft, ob alles bereit ist, um das Abrechnungsjahr abzuschließen.

Geld: Hausgeld, offene Posten und Mahnwesen

• Hausgeld & Rücklagen (/verwaltung/hausgeld): Anfangsbestand zum Stichtag der Übernahme, Hausgeld-Soll je Einheit und Monat mit Rücklagenanteil und die Karte „Zahlung erfassen“. Daraus berechnet die Seite Kassenstand, Erhaltungsrücklage (IST) und Rückstände.
• Offene Posten (/verwaltung/weg-offene-posten): Hausgeld-Rückstände je Einheit, gestaffelt nach Alter (bis 30, 31 bis 60, 61 bis 90 und über 90 Tage).
• Mahnwesen (/verwaltung/weg-mahnwesen): überfällige Hausgelder je Einheit mahnen, von der Zahlungserinnerung bis zur letzten Mahnung, jeweils als PDF.

Zahlungseingänge erfasst du von Hand. Einen Bank-Import gibt es in der WEG-Verwaltung nicht.

WEG-Jahr: Einheiten, Wirtschaftsplan, Kosten und Abrechnung

• Einheiten & Eigentümer (/verwaltung/objekte): die Gemeinschaft mit ihren Einheiten und Miteigentumsanteilen. In der Objektansicht liegen die Karten „Teilungserklärung (WEG)“ und „Eigentümer (WEG)“.
• Wirtschaftsplan (/verwaltung/weg-wirtschaftsplan): geplante Kosten, Einzelwirtschaftspläne und Beschlussvorlage. Mit dem Beschluss wandern die Vorschüsse ins Hausgeld-Soll.
• Kosten & Belege (/verwaltung/weg-kosten): Kostenpositionen mit Verteilerschlüssel und optional der Rechnung als PDF oder Foto. Die Beträge trägst du selbst ein, eine automatische Belegauslesung gibt es in der WEG-Verwaltung nicht.
• Zähler & Verbrauch: Zähler und Verbrauchswerte für Kosten, die nach Verbrauch verteilt werden.
• Jahresabrechnung (/verwaltung/weg-abrechnung): Gesamtabrechnung und Einzelabrechnungen mit Abrechnungsspitze, je Eigentümer ein eigenes PDF.
• Vermögensbericht (/verwaltung/weg-vermoegensbericht): der Bericht nach § 28 Abs. 4 WEG mit Geldvermögen, Forderungen, Verbindlichkeiten und Reinvermögen.
• Fristen & Pflichten: der Katalog der gesetzlichen Pflichten.

Gemeinschaft: Beschlüsse, Versammlung und Zugänge

• Beschlüsse & Versammlung (/verwaltung/weg-beschluesse): die Beschluss-Sammlung, Versammlungen mit Einladung und Niederschrift als PDF, das Auszählen von Abstimmungen und die Prüfung eines Umlaufbeschlusses.
• Versammlungs-Ablauf (/verwaltung/weg-versammlung/ablauf): führt in fünf Schritten von der Einladung bis zum Abschluss einer Versammlung.
• Eigentümer-Zugänge (/verwaltung/weg-zugaenge): persönliche Lese-Links für Eigentümer und den Verwaltungsbeirat.
• Kontakte (/verwaltung/kontakte): Hier legst du Eigentümer und Dienstleister an.
• Dateien: deine abgelegten Dateien, etwa die Rechnungen aus „Kosten & Belege“.

Unter Mehr Werkzeuge (per Klick auf die Überschrift aufklappen) findest du Aufgaben, Mängel & Schäden, Notizen, Dokumente und die Historie, unter System die Einstellungen.

So legst du los

1. Öffne Einheiten & Eigentümer und klicke auf „Gemeinschaft anlegen“. Trage Bezeichnung, Adresse und die „Miteigentumsanteile gesamt (Nenner)“ aus der Teilungserklärung ein, zum Beispiel 1000 bei Tausendstel-Anteilen.
2. Lege in der Gemeinschaft die Einheiten an, jeweils mit ihrem Miteigentumsanteil (Zähler).
3. Erfasse in der Karte „Teilungserklärung (WEG)“ MEA-Nenner, Stimmprinzip, Standard-Umlageschlüssel, optional den Scan und das Datum „Gültig ab“. Spätere Änderungen speicherst du mit „Neue Fassung speichern“, frühere Fassungen bleiben sichtbar.
4. Lege die Eigentümer unter Kontakte mit der Rolle „Eigentümer“ an und ordne sie in der Karte „Eigentümer (WEG)“ ihren Einheiten zu.
5. Trage unter Hausgeld & Rücklagen den Anfangsbestand zum Stichtag der Übernahme ein: Kontostand gesamt und davon Rücklage.

Danach geht es mit dem Wirtschaftsplan weiter, siehe Vom Wirtschaftsplan zur Jahresabrechnung. Versammlungen und Beschlüsse erklärt Eigentümerversammlung und Beschlüsse, einen Verkauf Eigentümerwechsel erfassen und die Lese-Links Eigentümer-Zugänge.

Ein Abo je Gemeinschaft

Ein WEG-Abo gilt für eine Gemeinschaft. Legst du eine weitere Gemeinschaft an, bietet dir der Dialog „Weiteres WEG-Abo abschließen“ an. Stufen und Preise findest du unter Preise und in Tarife im Überblick. Du möchtest dir die WEG-Verwaltung vorher ansehen? Die Live-Demo enthält eine Beispiel-Gemeinschaft.

Die Hinweise in der Software, etwa zu Fristen und Mehrheiten, sind Orientierung und keine Rechtsberatung.