Vom Wirtschaftsplan zur Jahresabrechnung: Hausgeld in der WEG-Verwaltung

In der WEG-Verwaltung hängen die Module in einer festen Reihenfolge zusammen: Der Wirtschaftsplan legt die Vorschüsse fest, daraus entsteht das Hausgeld-Soll, gegen das du die eingehenden Zahlungen erfasst. Am Jahresende verteilt die Jahresabrechnung die tatsächlichen Kosten und rechnet je Einheit die Abrechnungsspitze aus. Voraussetzung ist eine eingerichtete Gemeinschaft mit Einheiten, Miteigentumsanteilen und Eigentümern, siehe WEG-Verwaltung im Überblick.

1. Wirtschaftsplan anlegen und beschließen

1. Öffne im Bereich „WEG-Jahr“ den Wirtschaftsplan (/verwaltung/weg-wirtschaftsplan), wähle die WEG und das Wirtschaftsjahr und klicke auf „Wirtschaftsplan … anlegen“ (zum Beispiel „Wirtschaftsplan 2027 anlegen“).
2. Trage unter „Geplante Kosten“ jede Position mit Bezeichnung, Jahresbetrag und Verteilung ein: Miteigentumsanteile, je Einheit oder Wohnfläche. Die Zuführung zur Erhaltungsrücklage markierst du mit dem Häkchen „Rücklage“. Mit „Hinzufügen“ speicherst du die Position.
3. Die Seite rechnet die Einzelwirtschaftspläne je Einheit mit Jahresbetrag und Vorschuss pro Monat aus. Den Rechenweg je Einheit kannst du aufklappen.
4. Unter „Beschlussvorlage“ steht der Text für die Beschlussfassung. Nach dem Beschluss klickst du auf „Vorschüsse beschließen und übernehmen“: Die monatlichen Vorschüsse wandern in das Hausgeld-Soll.

Ein beschlossener Plan ist gesperrt. Musst du ihn ändern, holst du ihn mit „Zurück in den Entwurf, Vorschüsse laufen weiter“ zurück. War der Beschluss ein Versehen, nimmst du mit „Beschluss war ein Versehen, Vorschüsse mit zurücknehmen“ auch die übernommenen Vorschüsse wieder heraus.

2. Hausgeld-Soll und Zahlungen erfassen

Unter Hausgeld & Rücklagen (/verwaltung/hausgeld) siehst du je Einheit das Hausgeld-Soll pro Monat mit Rücklagenanteil. Ohne Wirtschaftsplan setzt du das Soll direkt: Einheit wählen, Betrag pro Monat und „davon Rücklage“ eintragen, dann „Soll setzen“. Stammt der Vorschuss aus einem beschlossenen Wirtschaftsplan, änderst du ihn über den Plan: in den Entwurf zurückholen und neu beschließen.

Eingehende Zahlungen erfasst du von Hand in der Karte „Zahlung erfassen“:

1. Einheit wählen.
2. Datum und Betrag eintragen.
3. Art wählen: Hausgeld, Sonderumlage oder Sonstiges. Den Rücklagenanteil kannst du angeben; lässt du das Feld leer, übernimmt die Seite ihn aus dem Soll-Verhältnis der Einheit. Sonderumlagen haben keinen Rücklagenanteil.
4. Auf „Erfassen“ klicken.

Aus Anfangsbestand, Zahlungen und Ausgaben berechnet die Seite den Kassenstand, die Erhaltungsrücklage (IST, es zählen nur tatsächlich gezahlte Zuführungen) und die Rückstände je Einheit. Einen Bank-Import gibt es in der WEG-Verwaltung nicht.

3. Rückstände im Blick: Offene Posten und Mahnwesen

Offene Posten (/verwaltung/weg-offene-posten) zeigt die Hausgeld-Rückstände je Einheit, die überfälligsten zuerst, gestaffelt nach Alter. Eine Monatsrate ist am 1. des Monats fällig, Zahlungen tilgen die ältesten Raten zuerst. Sonderumlagen tilgen das Hausgeld-Soll nicht.

Im Mahnwesen (/verwaltung/weg-mahnwesen) mahnst du überfällige Hausgelder je Einheit und Schuldner:

• Zinssatz und Mahngebühr stellst du oben ein. Die Zahlungserinnerung bleibt gebührenfrei, die Mahngebühr gilt ab der 1. Mahnung.
• Mit „Mahnen (Stufe …)“ erzeugst du die nächste Stufe: Zahlungserinnerung, 1. Mahnung, 2. Mahnung und letzte Mahnung. Das Schreiben lädst du über „Mahnschreiben als PDF laden“.
• Zwischen zwei Stufen muss ein Mindestabstand liegen. Bis dahin steht in der Zeile „Pausiert“, nach der letzten Stufe „Höchststufe“.
• Eine versehentliche Mahnung stornierst du über „Stornieren“, nachdem du einen Storno-Grund eingetragen hast. Der Vermerk bleibt in der Historie.

Grundlage des Mahnwesens ist der beschlossene Wirtschaftsplan.

4. Kosten und Belege ablegen

Unter Kosten & Belege (/verwaltung/weg-kosten) erfasst du die tatsächlichen Kosten des Jahres mit „Kostenposition erfassen“: Zahldatum, Bezeichnung, Betrag, Kategorie und Verteilerschlüssel (MEA, je Einheit, Wohnfläche, Verbrauch, direkt oder Heizkosten nach § 7 HeizkostenV). Optional kommen der Verwendungszweck, die Rechnung als PDF oder Foto, das Häkchen „auf Mieter umlagefähig (BetrKV), für vermietete Einheiten“, der Ausweis nach § 35a EStG und das Häkchen „Entnahme aus der Erhaltungsrücklage“ dazu. Die Beträge trägst du selbst ein, eine automatische Belegauslesung gibt es hier nicht.

5. Jahresabrechnung erstellen und festschreiben

1. Öffne die Jahresabrechnung (/verwaltung/weg-abrechnung) und wähle das Abrechnungsjahr. Die Seite berechnet aus Kosten, Hausgeld-Soll und Zahlungen je Einheit Kostenanteil, Zuführung zur Rücklage, Soll, gezahlte Beträge, Rückstand und die Abrechnungsspitze (Nachschuss oder Guthaben). Ein Klick auf eine Zeile zeigt den Rechenweg.
2. Unter „Einzelabrechnungen zum Versand“ lädst du je Eigentümer ein eigenes PDF. Es enthält keine Daten anderer Eigentümer. Die Gesamtübersicht druckst du mit „Verwalter-Unterlage drucken“, sie ist für dich bestimmt und nicht für den Versand.
3. Die Beschlussvorlage steht unten auf der Seite. Nach dem Beschluss trägst du ihn unter Beschlüsse & Versammlung in die Sammlung ein.
4. Unter „Abrechnung festschreiben“ wählst du diesen Beschluss aus der Sammlung und klickst auf „Festschreiben“. Spätere Buchungen in diesem Jahr ändern die beschlossene Fassung dann nicht mehr. Passend ist nur ein Beschluss über die Jahresabrechnung dieses Jahres, gefasst nach dem 31.12., dessen Titel oder Wortlaut „Jahresabrechnung“ mit der Jahreszahl nennt.

Eine Fehl-Festschreibung nimmst du mit Begründung zurück, der Beschluss selbst bleibt unverändert. Kosten, die aus der Erhaltungsrücklage bezahlt wurden, erscheinen nicht in den Einzelabrechnungen.

6. Vermögensbericht bereitstellen

Der Vermögensbericht (/verwaltung/weg-vermoegensbericht) zeigt zum 31.12. das Geldvermögen mit Erhaltungsrücklage, die Forderungen einschließlich Hausgeldrückständen, die Verbindlichkeiten und das Reinvermögen. Posten, die die Software nicht kennen kann, etwa eine offene Handwerkerrechnung, trägst du unter „Posten erfassen“ ein. Mit „Drucken / PDF“ erstellst du den Bericht für die Eigentümer.

Eigentümer sehen ihre Einzelabrechnung und den Vermögensbericht auch über ihren persönlichen Lese-Link, siehe Eigentümer-Zugänge. Die Hinweise in der Software sind Orientierung und keine Rechtsberatung.