Eigentümerversammlung und Beschlüsse: Einladung, Abstimmung, Niederschrift

Unter Beschlüsse & Versammlung (/verwaltung/weg-beschluesse) führst du die Beschluss-Sammlung und planst Versammlungen. Der Versammlungs-Ablauf (/verwaltung/weg-versammlung/ablauf) führt dich Schritt für Schritt durch eine Eigentümerversammlung. Beides findest du im Menü unter „Gemeinschaft“.

Versammlung Schritt für Schritt

Im Versammlungs-Ablauf legst du eine Versammlung mit Termin, Ort und Form (Präsenz oder Hybrid) an und klickst auf „Anlegen und starten“. Danach arbeitest du fünf Schritte ab:

1. Einladung: Status (Entwurf, Versandt, Zugestellt), „Versand am“ und „Zugang am“ eintragen und „Einladung speichern“ klicken. Die Seite weist auf die Drei-Wochen-Frist ab Zugang hin (§ 24 Abs. 4 WEG). Eine knappe Frist warnt, sperrt aber nichts.
2. Anwesenheit: In der Eigentümer-Checkliste die anwesenden Einheiten abhaken. Die Seite zeigt, wie viele Einheiten und Miteigentumsanteile anwesend sind. Mit „Anwesenheit speichern“ sichern.
3. Abstimmung: Tagesordnungspunkte mit „TOP anlegen“ erfassen, optional mit Beschlussvorlage. Je TOP über „Beschluss erfassen“ Titel, Wortlaut und Ergebnis eintragen und „In die Sammlung eintragen“ klicken. Einen schon erfassten Beschluss ordnest du mit „Bestehenden Beschluss zuordnen“ zu.
4. Niederschrift: Text erfassen und „Niederschrift speichern“ klicken. Unterschrieben wird auf dem Ausdruck, die Software ersetzt die Unterschrift nicht.
5. Abschluss: Die Seite fasst Einladung, Anwesenheit, Beschlüsse und Niederschrift zusammen und zeigt, ob die Versammlung vollständig dokumentiert ist.

Ein Schritt öffnet sich erst, wenn der vorherige erledigt ist. Fehlt etwas, nennt die Seite den Grund.

Einladung und Niederschrift als PDF

Auf der Seite Beschlüsse & Versammlung legst du eine Versammlung auch direkt an: In der Karte „Versammlung planen“ Termin, „Einladung am“, Form, Ort und Tagesordnung eintragen und „Versammlung anlegen“ klicken. Jede Versammlung bekommt den Link „Einladung (PDF)“. Sobald die Niederschrift erfasst ist (über „jetzt erfassen“ bzw. „ansehen und ändern“), erscheint zusätzlich „Niederschrift (PDF)“. Frühere Fassungen der Niederschrift bleiben einsehbar.

Mit dem Häkchen „im Eigentümer-Portal zeigen“ gibst du Einladung und Niederschrift einer Versammlung für die Eigentümer-Zugänge frei.

Abstimmung auszählen

In der Karte „Abstimmung auszählen (§ 25 WEG)“ wählst du das Stimmprinzip der Gemeinschaft und die erforderliche Mehrheit, setzt je Stimmberechtigtem Ja, Nein, Enthaltung oder nicht vertreten und klickst auf „Auszählen“. Mit „Ergebnis in den Beschluss übernehmen“ landet das Ergebnis im Formular „Beschluss eintragen“. Welche Mehrheit ein Gegenstand verlangt, entscheidest du selbst.

Beschlüsse eintragen und pflegen

1. In der Karte „Beschluss eintragen“ Datum, Ort, Art (Versammlung oder Umlaufbeschluss) und Ergebnis (angenommen oder abgelehnt) wählen.
2. Titel und den vollständigen Wortlaut eintragen, keine Zusammenfassung.
3. Auf „In die Sammlung eintragen“ klicken. Die laufende Nummer vergibt das System fortlaufend und lückenlos.

Zu jedem Beschluss zeigt die Sammlung, bis wann er angefochten und die Anfechtung begründet werden kann. Nachträglich vermerkst du „als angefochten vermerken“ oder „als aufgehoben vermerken“. Einen Fehleintrag streichst du mit Grund, statt ihn zu löschen: Die Nummer bleibt vergeben, alle Vermerke bleiben mit Zeitstempel stehen.

Umlaufbeschluss

Die Karte „Umlaufbeschluss prüfen (§ 23 Abs. 3 WEG)“ rechnet aus der Zahl der Stimmberechtigten und der Zustimmungen in Textform, ob ein Umlaufbeschluss zustande kommt. Wurde für den Gegenstand die Absenkung auf Mehrheit beschlossen, setzt du das entsprechende Häkchen. Den Beschluss trägst du danach mit der Art „Umlaufbeschluss“ in die Sammlung ein.

Wie die Jahresabrechnung mit einem Beschluss festgeschrieben wird, steht in Vom Wirtschaftsplan zur Jahresabrechnung. Die Fristenhinweise sind Orientierung und keine Rechtsberatung.