KI-Check: Wie die automatische Nebenkostenprüfung funktioniert

Der KI-Check liest deine Nebenkostenabrechnung ein und prüft sie automatisch auf typische Fehler. Diese Seite ist die praktische Bedienungsanleitung: Sie zeigt dir, wie du den Check Schritt für Schritt startest, wie du die Statusfarben im Ergebnis liest und wie du die Vorschläge richtig einordnest. Was im Hintergrund konzeptionell passiert, erklärt der KI-Check erklärt-Ratgeber – hier geht es um die konkrete Anwendung.

Schritt für Schritt: den Check starten

Du startest den KI-Check unter Nebenkostenabrechnung prüfen. Hochladen, Lesbarkeits-Check und Vergleichswerte kommen vor der Bestellung; die eigentliche Prüfung beginnt erst nach Konto, Bestellung und Zahlung. Der Ablauf:

1. Datei auswählen. Zieh deine Abrechnung in das Upload-Feld oder klick darauf, um sie auszuwählen. Erlaubt sind PDF, JPG und PNG bis 10 MB. Das beste Ergebnis liefert ein digitales PDF, weil die Texterkennung dort am zuverlässigsten arbeitet. Lädst du ein Foto hoch, achte auf gerade Ausrichtung, gute Beleuchtung und dass alle Zahlen vollständig sichtbar sind.
2. Häkchen setzen. Bevor der Upload startet, willigst du ein, dass der erkannte Text und Bilder der hochgeladenen Seiten für die KI-Analyse an Anthropic (USA) übermittelt werden; das geschieht erst, wenn du die Prüfung bestellt hast. Lädst du Fotos hoch, bestätigst du zusätzlich, dass alle Seiten dabei sind. Ein Hinweis erinnert dich daran, dass der Check eine KI-gestützte Analyse und keine Rechtsberatung ist.
3. Lesbarkeits-Check abwarten. Nach dem Upload prüft der Dienst, ob das Dokument sauber lesbar ist. Das dauert meist nur wenige Sekunden und enthält noch keine Prüfung und keinen Befund. Ließ sich das Dokument nicht lesen, lädst du eine schärfere Aufnahme oder die PDF-Datei neu hoch.
4. Zustelldatum und Angaben eintragen. Du gibst das Datum an, an dem dir die Abrechnung zugestellt wurde, und ergänzt PLZ, Ort, Wohnfläche, Abrechnungszeitraum, Abrechnungsergebnis und Vorauszahlungen. Erkannte Felder sind vorausgefüllt; bitte prüfe sie.
5. Vergleichswerte und Fristen ansehen. Die Seite zeigt dir errechnete Vergleichswerte und deine Fristen. Das sind Rechenwerte aus deinen Angaben, keine Prüfung und kein Befund.
6. Konto erstellen oder anmelden. Für die Bestellung brauchst du ein Konto. Deine Angaben bleiben erhalten.
7. Bestellen und bezahlen. Du wählst den Prüfbericht (9,90 € einmalig) oder den Prüfbericht mit Widerspruchsbrief (19,90 € einmalig), bestätigst die AGB und dass die Leistung sofort beginnen soll, und zahlst. Die Datei musst du nicht erneut hochladen.
8. Geöffnet bleiben. Die Prüfung dauert meist 4 bis 8 Minuten. Die Seite aktualisiert sich automatisch und zeigt den fertigen Prüfbericht; er liegt danach auch in deinem Konto.

Upload, Lesbarkeits-Check und Texterkennung laufen auf unserem Server in Deutschland. Für die KI-Analyse gehen der erkannte Text und, bei Fotos, Bilder der hochgeladenen Seiten an Anthropic (USA, EU-Standardvertragsklauseln). Das geschieht erst nach deiner Bestellung. Die hochgeladene Datei löschen wir automatisch: spätestens nach 72 Stunden, wenn du nicht bestellst, und nach 90 Tagen beim bezahlten Prüfbericht (Einzelheiten in der Datenschutzerklärung). Pro Tag sind mehrere Checks möglich; bei sehr vielen Versuchen aus demselben Anschluss kann die Funktion kurzzeitig gesperrt sein.

Die Fehler-Kategorien verstehen

Im Prüfbericht bewertet die KI jeden Punkt mit einem von fünf Status, farblich gekennzeichnet. Genau das macht den Bericht lesbar – du erkennst auf einen Blick, wie schwer eine Auffälligkeit wiegt:

• Formfehler (rot, ⛔). Ein formeller Mangel, der die gesamte Abrechnung unwirksam machen kann – etwa ein zu langer Abrechnungszeitraum oder eine versäumte Abrechnungsfrist. Folge: Eine Nachforderung kann ganz hinfällig sein.
• Inhaltsfehler (rot, ✗). Eine einzelne Position ist falsch, zum Beispiel nicht umlagefähige Kosten oder ein Rechenfehler. Dann musst du diese Position nicht tragen – die KI schätzt dazu einen Erstattungsbetrag.
• Warnung (gelb, ⚠). Möglicherweise fehlerhaft, aber ohne vollständige Unterlagen nicht eindeutig – etwa ungewöhnlich hohe Kosten im Vergleich zum Betriebskostenspiegel.
• Hinweis (blau, ℹ). Nicht zwingend falsch, aber prüfenswert – zum Beispiel die Empfehlung, Belegeinsicht zu verlangen.
• OK (grün, ✓). Bei diesem Punkt wurde kein Fehler erkannt.

Die geprüften Punkte sind in drei Blöcke gegliedert: die formelle Prüfung (Zeitraum, Frist, Absender/Empfänger, Verteilerschlüssel, Rechenwege), die Umlagefähigkeit der einzelnen Kostenarten nach § 2 BetrKV (Grundsteuer, Wasser, Heizung, Aufzug, Versicherungen, Hauswart und weitere) sowie die übergreifende Prüfung (versteckte nicht umlagefähige Posten, CO2-Aufteilung, Vergleich mit dem Betriebskostenspiegel, Belegeinsichtsrecht). Oben im Bericht fasst eine Leiste zusammen, wie viele Form-, Inhalts-, Warn- und Hinweis-Punkte gefunden wurden, plus das geschätzte Erstattungspotenzial.

Vorschläge richtig interpretieren und nutzen

Jeder Punkt nennt neben dem Status eine kurze Begründung, die Rechtsgrundlage (z. B. § 556 Abs. 3 BGB), bei Bedarf ein passendes BGH-Urteil und – bei Inhaltsfehlern – einen geschätzten Erstattungsbetrag. Steht dort „unter Vorbehalt – Belegeinsicht empfohlen“, konnte die KI nicht alle Zahlen eindeutig ablesen; der Betrag ist dann eine Orientierung, kein Festwert. Zu jeder Auffälligkeit gibt es eine konkrete Empfehlung, was als Nächstes sinnvoll ist.

Der Prüfbericht zeigt dir alle Punkte mit sämtlichen Details, Rechtsgrundlagen und Beträgen; dazu bewertet Lena jede einzelne Position deiner Abrechnung, ob sie umlagefähig, richtig verteilt und richtig gerechnet ist. Der Prüfbericht kostet einmalig 9,90 €. Für 19,90 € einmalig bekommst du zusätzlich einen bearbeitbaren Entwurf eines Widerspruchsbriefs, in dem die Befunde samt Paragrafen bereits aufbereitet sind. Du kannst den Brief vor dem Versand anpassen; er entsteht nur, wenn die Prüfung beanstandbare Punkte findet. Es gibt kein Abo. Wie ein Bericht aussieht, siehst du im Beispielbericht. Alle Preise verstehen sich inklusive Umsatzsteuer; einen Überblick über alle übrigen Preise des Nebenkostenrechners gibt die Preisübersicht.

Wichtig: Du bezahlst die Prüfung, nicht das Ergebnis. Findet die Prüfung keinen Fehler, wird der Preis nicht erstattet (AGB Fassung 2026-10-07, § 3a Abs. 6). Bleibt die Prüfung aus technischen Gründen aus, wiederholen wir sie oder erstatten den Preis.

Der Bericht zeigt dir die Nächsten Schritte: Befunde prüfen, den Widerspruch möglichst per Einschreiben an den Vermieter senden und eine Frist zur Korrektur setzen. Mit Lena kannst du den Bericht in deinem Konto 90 Tage lang besprechen. Der KI-Check ist eine automatisierte Erstanalyse zur Orientierung und keine Rechtsberatung. Bei strittigen oder komplexen Fällen sind ein Mieterverein oder ein Fachanwalt für Mietrecht die richtige Anlaufstelle. Wie du eine Abrechnung grundsätzlich kontrollierst, zeigt dir der Einstieg Abrechnung prüfen.