Nebenkosten-Rechner online kostenlos nutzen: Anleitung

Unser Online-Nebenkostenrechner ist kostenlos, läuft direkt im Browser und braucht keine Anmeldung. Die Berechnung deiner Salden läuft dabei lokal in deinem Browser, und deine Eingaben werden bei uns nicht gespeichert. Für die PDF-Live-Vorschau werden deine Daten kurz an den Server übertragen, dort aber nur zur Erzeugung der Vorschau verwendet und nicht abgelegt. Diese Anleitung führt dich Feld für Feld durch die Bedienung, vom ersten Eintrag bis zum fertigen Ergebnis. Wenn du nur schnell sehen willst, wie eine fertige Abrechnung aussieht, klicke oben in der Leiste auf Beispiel laden — dann sind alle Felder mit Musterwerten gefüllt, die du danach mit deinen eigenen überschreiben kannst. Mit Zurücksetzen leerst du alles wieder.

Schritt für Schritt: Daten eingeben

Der Rechner ist in drei Abschnitte gegliedert, die du oben im Mini-Stepper (Objekt, Mieter, Kosten) jederzeit ansteuern kannst. Ein Häkchen zeigt dir an, welcher Abschnitt vollständig ist.

1. Objekt: Trage Straße & Hausnummer, PLZ, Ort und die Gesamtwohnfläche in Quadratmetern ein. Optional kannst du die Anzahl Wohneinheiten angeben. Wichtig ist der Abrechnungszeitraum von/bis — er darf nach § 556 BGB höchstens zwölf Monate umfassen, sonst weist dich der Rechner darauf hin.
2. Mieter: Hier erfasst du pro Mietpartei den Namen, die Wohnfläche und die monatliche Vorauszahlung. Die Personenanzahl ist optional und nur relevant, wenn du eine Kostenart nach Personen verteilst. Bei einem Mieterwechsel kannst du Einzugs- und Auszugsdatum setzen — dann wird tagesgenau abgerechnet.
3. Kosten: Für den schnellen Start sind bereits fünf gängige Positionen vorbereitet (Grundsteuer, Wasser, Heizung, Müllbeseitigung, Versicherungen). Trage je Position den Jahresbetrag ein. Über + Kostenart ergänzt du weitere aus den 17 Positionen der Betriebskostenverordnung.

Verteilerschlüssel wählen und Ergebnis ablesen

Zu jeder Kostenposition wählst du einen Verteilerschlüssel: Wohnfläche, Personenanzahl, Wohneinheiten oder Verbrauch. Der Rechner schlägt pro Kostenart bereits einen üblichen Schlüssel vor (z. B. Grundsteuer nach Wohnfläche, Heizung nach Verbrauch). Welcher Schlüssel zulässig ist, hängt von deinem Mietvertrag und den gesetzlichen Vorgaben ab — mehr dazu im Ratgeber Umlageschlüssel.

Rechts (auf dem Smartphone über den Reiter Ergebnis) siehst du die Live-Vorschau als echtes PDF, das sich bei jeder Eingabe sofort aktualisiert. Die Vorschau trägt ein MUSTER-Wasserzeichen, und die Endbeträge sind bis zum kostenpflichtigen Download unscharf. Sobald alle Pflichtfelder ausgefüllt sind, erscheint zusätzlich die Karte Berechnung fertig: Sie zeigt die Gesamtkosten der Abrechnung sowie pro Mieter den Saldo — also ob eine Nachzahlung oder ein Guthaben entsteht. Die genaue Aufteilung je Position bleibt dem PDF vorbehalten.

Während der Eingabe läuft eine automatische Plausibilitätsprüfung mit: Liegt eine Position deutlich über dem Durchschnitt des Betriebskostenspiegels, erscheint ein Hinweis unter der Vorschau. Auch sehr hohe Nachzahlungen oder formelle Probleme (etwa ein ungültiger Abrechnungszeitraum) werden farblich nach Schweregrad gruppiert angezeigt. So erkennst du Auffälligkeiten, bevor du weitermachst.

Berechnung kostenlos — PDF optional

Die komplette Berechnung inklusive Vorschau und Plausibilitätsprüfung ist und bleibt kostenlos. Geld kostet nur das fertige PDF ohne Wasserzeichen: einmalig 9,90 Euro pro Abrechnung oder unbegrenzt im Vermieter-Abo. Optional kannst du vor dem Download über den Bereich Anschreiben einen Standard-Brief oder einen eigenen Text als erste PDF-Seite hinzufügen. Klickst du auf PDF-Abrechnung jetzt erstellen — 9,90 €, öffnet sich die Produktauswahl mit der Bezahlung über Stripe. Wie der Download genau abläuft, erklärt PDF herunterladen; warum die Vorschau unscharf ist, steht in PDF-Vorschau verschwommen.

Hinweis: Diese Anleitung beschreibt die Bedienung des Tools und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung. Bei strittigen rechtlichen Fragen zu deiner Abrechnung wende dich an den Mieterbund oder eine Anwaltskanzlei.