Hausgeldabrechnung erstellen — Anleitung für die WEG
Einmal im Jahr rechnet die Gemeinschaft ab: Was wurde ausgegeben, was haben die Eigentümer vorausgezahlt — und wer zahlt nach oder bekommt etwas zurück? Diese Anleitung zeigt den Muster-Ablauf in 5 Schritten, von der Gesamtabrechnung bis zur Einzelabrechnung je Eigentümer.
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Was gehört in die Hausgeldabrechnung?
Die Hausgeldabrechnung besteht aus zwei Teilen — vier Punkte muss sie erfüllen:
Gesamtabrechnung
Alle Einnahmen (Hausgeld-Vorauszahlungen) und alle Ausgaben der Gemeinschaft im Abrechnungsjahr — je Kostenart aufgeschlüsselt. Sie zeigt, ob die Gemeinschaft insgesamt im Plus oder Minus steht.
Einzelabrechnung je Eigentümer
Der Anteil jedes Eigentümers an den Gesamtkosten — verteilt nach Miteigentumsanteilen oder beschlossenem Schlüssel — mit Name, Einheit und Abrechnungszeitraum.
Abgleich mit den Vorauszahlungen
Die tatsächlich geleisteten Hausgelder werden gegen den Kostenanteil gerechnet. Ergebnis: Nachzahlung oder Guthaben je Eigentümer.
Beschluss der Versammlung
Auf Grundlage der Abrechnung beschließt die Eigentümerversammlung über Nachschüsse oder die Anpassung der Vorschüsse (§ 28 Abs. 2 WEG). Erst mit dem Beschluss werden Nachzahlungen fällig — Einladung und Beschluss gehören dazu.
Die Grundlage der Vorauszahlungen erklärt die Anleitung zum Wirtschaftsplan; den Überblick über alle Funktionen gibt die WEG-Verwaltung Software.
Muster-Ablauf: in 5 Schritten zur fertigen Abrechnung
- 1
Belege sammeln
Alle Rechnungen, Verträge und Kontoauszüge des Abrechnungsjahres je Kostenart erfassen: Versicherung, Hausmeister, Treppenhausreinigung, Allgemeinstrom, Instandhaltung und mehr.
- 2
Gesamtabrechnung erstellen
Einnahmen und Ausgaben gegenüberstellen — je Kostenart. Das Ergebnis zeigt die wirtschaftliche Lage der Gemeinschaft im abgelaufenen Jahr.
- 3
Auf die Eigentümer verteilen
Jede Kostenart nach dem geltenden Schlüssel aufteilen: Standard sind die Miteigentumsanteile, für einzelne Positionen gilt der beschlossene Schlüssel.
- 4
Vorauszahlungen abgleichen
Die geleisteten monatlichen Hausgelder je Eigentümer gegenrechnen. Differenz ausweisen: Nachzahlung oder Guthaben — für jeden Eigentümer einzeln.
- 5
Beschließen und zustellen
In der Eigentümerversammlung auf Grundlage der Abrechnung über Nachschüsse oder die Anpassung der Vorschüsse beschließen (§ 28 Abs. 2 WEG), danach jedem Eigentümer seine Einzelabrechnung zustellen — einsehbar im Eigentümerportal.
Rechenbeispiel: Einzelabrechnung nach Miteigentumsanteilen
Eine Gemeinschaft mit 8 Einheiten hat im Jahr 19.200 € laufende Kosten (ohne Zuführung zur Erhaltungsrücklage). Die Wohnung Nr. 3 hält 125/1.000 Miteigentumsanteile und hat monatlich 190 € Vorschuss für die laufenden Kosten gezahlt.
- Anteil Nr. 3: 19.200 € × 125/1.000
- 2.400 €
- Vorschüsse: 12 × 190 €
- 2.280 €
- Nachschuss Nr. 3
- 120 €
Fällig wird der Nachschuss erst mit dem Beschluss der Versammlung. Die Zuführung zur Erhaltungsrücklage läuft über den Wirtschaftsplan getrennt; ihren Stand zeigt der Vermögensbericht nach § 28 Abs. 4 WEG.
Hausgeldabrechnung per Tabelle? Die typischen Fallstricke
Eine Tabellenkalkulation rechnet Summen, prüft aber nicht die WEG-Logik. Häufige Fehler selbstverwalteter Gemeinschaften:
- ⚠ Falscher Verteilungsschlüssel — MEA mit beschlossenem Schlüssel vermischt.
- ⚠ Vorauszahlungen unvollständig gegengerechnet — Nachzahlungen stimmen nicht.
- ⚠ Erhaltungsrücklage und laufende Kosten in einen Topf geworfen.
- ⚠ Kein Beschluss über die Abrechnung — Nachforderungen bleiben in der Schwebe.
Die WEG-Software hält Gesamt- und Einzelabrechnung, Schlüssel und Beschluss zusammen — vom Wirtschaftsplan bis zur Zustellung an die Eigentümer.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Gesamt- und Einzelabrechnung?▾
Die Gesamtabrechnung zeigt alle Einnahmen und Ausgaben der Gemeinschaft im Abrechnungsjahr. Die Einzelabrechnung verteilt diese Kosten auf jeden Eigentümer — nach Miteigentumsanteilen oder beschlossenem Schlüssel — und rechnet die geleisteten Hausgeld-Vorauszahlungen dagegen. Jeder Eigentümer erhält seine eigene Einzelabrechnung.
Nach welchem Schlüssel wird die Hausgeldabrechnung verteilt?▾
Standard ist die Verteilung nach Miteigentumsanteilen (MEA). Die Gemeinschaft kann per Beschluss für einzelne Kostenarten andere Schlüssel festlegen, etwa Verbrauch oder Einheiten. Entscheidend ist, was in der Teilungserklärung steht und was die Versammlung beschlossen hat.
Was passiert, wenn das Hausgeld nicht zu den Kosten passt?▾
Das ist der Normalfall und genau der Sinn der Abrechnung: Liegen die tatsächlichen Kosten über den Vorauszahlungen, zahlt der Eigentümer nach (Nachzahlung). Liegen sie darunter, bekommt er ein Guthaben. Der Wirtschaftsplan des Folgejahres kann die Vorauszahlungen dann anpassen.
Wer beschließt die Hausgeldabrechnung?▾
Die Eigentümerversammlung beschließt nach § 28 Abs. 2 WEG über die Einforderung von Nachschüssen oder die Anpassung der beschlossenen Vorschüsse. Grundlage dafür ist die Jahresabrechnung, die der Verwalter bzw. in einer selbstverwalteten WEG der beauftragte Eigentümer aufstellt. Erst mit dem Beschluss werden Nachzahlungen fällig. Deshalb gehören Abrechnung, Einladung und Beschluss-Sammlung zusammen.
Was gehört neben der Abrechnung in den Jahresabschluss der WEG?▾
Nach Ablauf des Kalenderjahres ist zusätzlich ein Vermögensbericht aufzustellen (§ 28 Abs. 4 WEG). Er zeigt den Stand der Erhaltungsrücklage und eine Aufstellung des wesentlichen Gemeinschaftsvermögens und wird jedem Eigentümer zur Verfügung gestellt.
Was kostet das Erstellen mit der WEG-Software?▾
Die WEG-Verwaltung ist nach Größe gestaffelt, je Gemeinschaft ein Abo: WEG-Verwaltung S bis 10 Einheiten 14,90 €/Monat, WEG-Verwaltung M bis 30 Einheiten 29,90 €/Monat; über 30 Einheiten gesondertes Angebot. Enthalten sind Hausgeldabrechnung, Wirtschaftsplan, Beschluss-Verwaltung und Eigentümerportal. Alle Details stehen auf der Preis-Seite.
Hinweis: allgemeine Orientierung, keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind das WEG und die Beschlüsse der Gemeinschaft im Einzelfall.
Hausgeldabrechnung ohne Tabellen-Chaos
Gesamt- & Einzelabrechnung, Wirtschaftsplan und Eigentümerportal, ab 14,90 €/Monat je Gemeinschaft.