Ausgangslage

Der Vermieter verwaltet das Haus seit Jahren selbst mit einer Excel-Tabelle. Jede Jahresabrechnung dauert einen kompletten Sonntag, weil Verteilerschlüssel, Heizkostenaufteilung nach HeizKV und zeitanteilige Berechnungen bei Mieterwechseln manuell nachgehalten werden. Zwei Mal ist eine Nachforderung durch Fristversäumnis verfallen.

Die Hürden

Die 17 Kostenarten sauber zu trennen, die 50/70-Regel bei Heizung anzuwenden und die Abrechnung gerichtsfest zu begründen ist mit Excel fehleranfällig. Eine externe Hausverwaltung hatte Angebote zwischen 20 und 35 €/Einheit/Monat — das summiert sich bei 6 Einheiten auf 1.440 bis 2.520 €/Jahr. Zu viel für ein einzelnes Haus.

Die Lösung mit dem Nebenkostenrechner

Einmal das Objekt angelegt (Adresse, 420 m², Abrechnungszeitraum), dann 6 Mieter mit Fläche, Personenanzahl und genauen Mietzeiten. Die 17 BetrKV-Kostenarten einzeln mit passendem Verteilerschlüssel erfasst — Heizung automatisch 50/70 aufgeteilt. Die Plausibilitätsprüfung hat sofort angezeigt, dass die Summe der Einzelabrechnungen exakt mit den Gesamtkosten übereinstimmt.

Ergebnis im Rechenbeispiel

Gesamtkosten 18.240 €, Ø 3.040 €/Mieter/Jahr. Eine Einheit mit 70 m² und 2 Personen zahlt 253 €/Monat NK. Vier Mieter hatten 150–280 € Nachzahlung, zwei ein Guthaben von 120–200 €. Das PDF pro Mieter mit Anschreiben war nach 5 Minuten exportiert — inklusive aller Pflichtangaben nach § 556 BGB.

Fazit

Einmaliger PDF-Export: 12,90 € je Wohneinheit, hier also 77,40 € für alle sechs Wohnungen, oder Vermieter Ultra M (bis 20 Wohneinheiten) für 24,90 €/Monat mit unbegrenzten Abrechnungen. Gegenüber dem günstigsten Beispielangebot einer Hausverwaltung (1.440,00 €/Jahr) ergibt der Einzel-PDF-Export in diesem Rechenbeispiel eine Differenz von 1.362,60 € im Jahr. Eine Hausverwaltung übernimmt allerdings mehr als die Abrechnung; der Vergleich betrifft nur die Abrechnung selbst.