Nebenkostenabrechnung Vorlage und Muster als PDF
So sieht eine fertige Betriebskostenabrechnung aus: Anschreiben, Kostenaufstellung, Heizkosten nach HeizKV und Belegliste. Blättere durch das Muster oder lade es kostenlos als PDF herunter, ohne Anmeldung.
Die Seiten des Musters
Seite 1 von 4: Anschreiben an den Mieter
Muster-PDF herunterladen
Fiktives Beispiel: Musterstraße 42, Berlin, Abrechnungsjahr 2025, eine Mietpartei.
Das PDF enthält:
- Anschreiben an den Mieter mit Zusammenfassung
- 10 Kostenarten mit Verteilerschlüssel und Anteil je Position
- Heizung und Warmwasser nach HeizKV (Grund- und Verbrauchskosten)
- Nachzahlung, Fälligkeit und empfohlene Vorauszahlung
- Rechenweg je Zeile, Belegliste und Zählerstände
Das Muster-PDF trägt ein Wasserzeichen und dient nur zur Ansicht. Deine eigene Abrechnung mit echten Daten kannst du online als Nebenkostenabrechnung erstellen.
Aufbau einer Nebenkostenabrechnung
Eine Abrechnung besteht fast immer aus drei Teilen. Das Anschreiben nennt Zeitraum, Ergebnis und Fälligkeit. Die Kostenaufstellung führt jede Kostenart vom Gesamtbetrag über den Verteilerschlüssel zum Anteil des Mieters. Die Anlagen zeigen Rechenwege, Belege und Zählerstände, damit der Mieter die Zahlen prüfen kann.
Im Muster trägt der Vermieter die Kosten der drei leerstehenden Wohnungen selbst; das steht als Hinweis im Anschreiben. Heizung und Warmwasser sind zu 30 % nach Fläche und zu 70 % nach Verbrauch verteilt.
Was in der Abrechnung stehen muss
Abrechnungszeitraum
In der Regel zwölf Monate, zum Beispiel das Kalenderjahr (§ 556 Abs. 3 BGB).
Gesamtkosten je Kostenart
Was im ganzen Haus angefallen ist, getrennt nach den Kostenarten aus § 2 BetrKV.
Verteilerschlüssel
Wonach verteilt wird (Wohnfläche, Personen, Einheiten, Verbrauch) und wie er zu verstehen ist.
Anteil des Mieters
Die Rechnung vom Gesamtbetrag zum Anteil, nachvollziehbar für jede Position.
Vorauszahlungen
Die tatsächlich geleisteten Vorauszahlungen im Abrechnungszeitraum.
Heizkosten nach HeizKV
50 bis 70 % nach Verbrauch, der Rest als Grundkosten; die CO2-Kosten werden nach Gebäudestufe aufgeteilt.
Fehlt eine dieser Angaben oder ist sie nicht nachvollziehbar, kann die Abrechnung formell angreifbar sein. Welche Kosten umlagefähig sind, steht in der Übersicht der 17 Kostenarten nach § 2 BetrKV.
Mit deinen Zahlen: dieselbe Abrechnung für deine Mieter
Rechnen und Vorschau sind kostenlos. Bezahlt wird erst das fertige PDF ohne Wasserzeichen.
Einmal abrechnen
12,90 €
je Wohneinheit, einmalig, ohne Abo
Objekt, Mieter und Kosten eintragen, Vorschau prüfen, PDF je Mieter herunterladen.
Nebenkostenabrechnung erstellenMehrere Wohnungen
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5 Wohneinheiten, 12 Monate gültig
Günstiger als der Einzelkauf ab der 4. Wohneinheit.
Paket ansehenJedes Jahr wieder
4,99 €/Monat
12 Monate = 59,88 €, oder 49 €/Jahr · Vermieter Basis, bis 5 Wohneinheiten
Objekte, Mieter und Zählerstände bleiben gespeichert, das Vorjahr ist die Vorlage fürs nächste Jahr.
Tarife ansehenAndere Formate
- Lieber in einer Tabelle rechnen? Nebenkostenabrechnung Vorlage für Excel (wer eine Vorlage zum Ausfüllen sucht, findet dort den Vergleich der Wege)
- Was ein Muster erklärt und worauf du achten musst: Nebenkostenabrechnung Muster erklärt
- Word-Vorlagen, Widerspruch und Übergabeprotokoll: alle Vorlagen
Häufige Fragen zur Vorlage
Wie sieht eine korrekte Nebenkostenabrechnung aus?
Eine nachvollziehbare Nebenkostenabrechnung weist den Abrechnungszeitraum, die Gesamtkosten pro Kostenart, den Verteilerschlüssel, den Anteil des Mieters und die geleisteten Vorauszahlungen aus. Der Saldo, also Nachzahlung oder Guthaben, ist das rechnerische Ergebnis daraus. Das Muster auf dieser Seite zeigt diese Angaben Seite für Seite.
Ist die Vorlage als PDF kostenlos?
Ja. Das Muster kannst du hier ansehen und als PDF mit Wasserzeichen kostenlos herunterladen. Eine Abrechnung mit deinen eigenen Zahlen rechnest du im Nebenkostenrechner kostenlos durch; das fertige PDF ohne Wasserzeichen kostet 12,90 € je Wohneinheit.
Kann ich das Muster als Vorlage ausfüllen?
Das Muster-PDF ist ein Beispiel mit fiktiven Daten und nicht ausfüllbar. Für deine eigene Abrechnung trägst du Objekt, Mieter und Kosten im Rechner ein; er verteilt die Kosten und erzeugt dasselbe Layout mit deinen Zahlen. Wer lieber in einer Tabelle arbeitet, findet eine Excel-Vorlage auf der Seite zur Nebenkostenabrechnung-Vorlage.
Welche Unterlagen brauche ich für meine eigene Abrechnung?
Die Rechnungen und Bescheide des Jahres (Grundsteuer, Wasser, Müll, Versicherung, Heizung), die Wohnflächen, die Personenzahl je Wohnung, die Zählerstände bzw. die Heizkostenabrechnung des Messdienstes und die Vorauszahlungen jedes Mieters.