Hausverwaltung

Die Hausverwaltung (auch Mietverwaltung oder Sondereigentumsverwaltung) übernimmt die kaufmännische, technische und rechtliche Verwaltung von Mietimmobilien im Auftrag des Eigentümers. Sie ist abzugrenzen von der WEG-Verwaltung, die das Gemeinschaftseigentum einer Wohnungseigentümergemeinschaft betreut.

Aufgabenbereiche im Detail

• Kaufmännische Verwaltung: Mietinkasso, Nebenkostenabrechnung, Heizkostenabrechnung, Mahnwesen, Buchhaltung, Zahlungsverkehr, Hausgeldeinzug
• Technische Verwaltung: Koordination von Handwerkern, Instandhaltungsplanung, Wartungsverträge, Schadensabwicklung mit Versicherungen, Wohnungsbegehungen
• Rechtliche Verwaltung: Mietverträge, Kündigungen, Mieterhöhungen, Modernisierungsankündigungen, Räumungsklagen, Mahnverfahren
• Mieterbetreuung: Beschwerdemanagement, Wohnungsabnahmen und -übergaben, Hausordnung, Streitvermittlung

Kosten 2026 im Marktüberblick

• Mietverwaltung (laufend): 20–35 € netto pro Einheit und Monat, in Ballungsräumen bis 40 €
• WEG-Verwaltung: 20–30 € netto pro Einheit und Monat
• Sondereigentumsverwaltung (Vermieter innerhalb einer WEG): zusätzlich 15–25 € pro Einheit
• Prozentuale Abrechnung: alternativ 3–5 % der Jahres-Nettokaltmiete
• Sonderleistungen: Neuvermietung ca. 1–2 Kaltmieten, Schadensabwicklung stundenweise

Nicht umlagefähig auf Mieter

Die Verwaltungskosten sind nach § 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV ausdrücklich nicht auf den Mieter umlagefähig. Das gilt für die gesamten Verwaltergebühren, Buchhaltungs-, Mahn- und Bürokosten. Taucht "Verwaltung" oder eine ähnliche Position in der Nebenkostenabrechnung auf, ist die Abrechnung formell fehlerhaft – der Mieter kann die Position kürzen.

Steuerliche Behandlung für Vermieter

Für den Vermieter sind Hausverwaltungskosten sofort abzugsfähige Werbungskosten in der Anlage V der Einkommensteuererklärung. Sie mindern die steuerpflichtigen Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung unmittelbar.

Rechtliche Rahmenbedingungen seit 2018

Gewerbsmäßige Hausverwalter benötigen seit dem 01.08.2018 eine Gewerbeerlaubnis nach § 34c Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 GewO. Bei WEG-Verwaltern kam mit der WEG-Reform 2020 die Pflicht zum Sachkundenachweis (§ 26a WEG) hinzu, der seit dem 01.12.2023 gilt. Pflicht ist außerdem eine Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung (Mindestdeckung 500.000 € je Schadensfall).

Praxis-Tipp: Verwaltervertrag prüfen

Achten Sie auf eine klare Leistungsbeschreibung, die Unterscheidung zwischen Pauschale und Sonderleistungen, Kündigungsfristen (max. 6 Monate) und Qualitätsstandards (z. B. Reaktionszeit bei Schäden). Ein schlechter Verwalter kann den Nebenkostenoptimierungs-Spielraum komplett aufzehren.

Rechtsgrundlagen: § 1 Abs. 2 BetrKV · § 34c GewO · § 26a WEG · § 9 Abs. 1 EStG (Werbungskostenabzug).