Selbstverwaltung oder Hausverwaltung: Kosten und Aufwand im Vergleich

Ob du deine Wohnungen selbst verwaltest oder eine Hausverwaltung beauftragst, ist vor allem eine Rechnung aus Geld und Zeit. Eine Mietverwaltung kostet laut Branchenverband VDIV im Schnitt rund 27 € je Wohneinheit und Monat, bei fünf Wohnungen also etwa 1.600 € im Jahr. Dafür nimmt sie dir Abrechnung, Mieterkontakt und Handwerkerkoordination ab. Wer selbst verwaltet, spart dieses Geld, muss aber Fristen, Belege und Mieterwechsel selbst im Griff haben. Dieser Vergleich zeigt beide Seiten und wie du mit mehreren Wohnungen einen Ablauf aufsetzt, der funktioniert.

Was kostet eine Hausverwaltung?

Für die Verwaltung von Mietwohnungen (Mietverwaltung, bei Eigentumswohnungen auch Sondereigentumsverwaltung genannt) sind zwei Preismodelle verbreitet:

• Pauschale je Einheit und Monat: das häufigste Modell. Der Verband der Immobilienverwalter Deutschland (VDIV) nennt in seinem Branchenbarometer 2024 für die Mietverwaltung einen durchschnittlichen Regelsatz von 26,74 € je Einheit und Monat (Wert für 2023). Kleine Häuser und Einzelwohnungen liegen je Einheit oft darüber, große Bestände darunter.
• Prozentsatz der Miete: Manche Verwalter rechnen einen Anteil der monatlichen Miete ab. Welcher Prozentsatz üblich ist, schwankt je nach Region und Leistungsumfang.

Prüfe bei jedem Angebot, ob die Beträge netto oder brutto genannt sind und welche Leistungen im Grundpreis stecken. Häufig extra berechnet werden die Neuvermietung, die Betreuung größerer Sanierungen, Gerichtsverfahren und Sonderbesichtigungen. Ob die jährliche Nebenkostenabrechnung im Grundpreis enthalten ist, steht im Verwaltervertrag.

Rechenbeispiel mit dem Durchschnittswert

Der Durchschnittswert ist nur ein Anhaltspunkt. Für eine Entscheidung brauchst du zwei oder drei konkrete Angebote für deine Wohnungen.

Zwei Punkte, die jede Rechnung verändern

• Nicht auf Mieter umlegbar: Die Kosten der Hausverwaltung sind Verwaltungskosten und keine Betriebskosten (§ 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV). Du trägst sie also vollständig selbst, auch wenn die Verwaltung die Nebenkostenabrechnung für dich erstellt.
• Steuerlich absetzbar: Was du tatsächlich an die Hausverwaltung zahlst, sind Werbungskosten bei den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung. Wie viel Steuer das spart, hängt von deinem persönlichen Grenzsteuersatz ab. Deine eigene Arbeitszeit als Selbstverwalter ist dagegen keine Werbungskostenposition: Abziehbar sind nur echte Ausgaben wie Software, Porto, Kontoführung oder Fahrtkosten.

Was Selbstverwaltung an Zeit kostet

Eine belastbare Stundenzahl für alle Fälle gibt es nicht. Der Aufwand hängt vom Zustand der Wohnungen, der Zahl der Mieterwechsel, der Ordnung deiner Unterlagen und davon ab, wie weit du von den Objekten entfernt wohnst. Die Aufgaben selbst sind aber immer dieselben:

• jährliche Nebenkostenabrechnung und Anpassung der Vorauszahlungen
• Mietverträge, Übergaben und Mieterwechsel
• Reparaturen beauftragen und Handwerker koordinieren
• Mieteingänge überwachen, Korrespondenz führen
• Belege sammeln und die Anlage V vorbereiten

Um die Entscheidung greifbar zu machen, schätze deine Stunden pro Jahr und Wohnung und bewerte sie mit einem Stundensatz, der für dich realistisch ist. Beispiel mit angenommenen Werten: 15 Stunden je Wohnung und 25 € je Stunde ergeben 375 € je Wohnung und Jahr, bei fünf Wohnungen 1.875 €. Das liegt in derselben Größenordnung wie die Verwaltergebühr aus dem Beispiel oben. Setzt du weniger Stunden an oder erledigst du die Verwaltung gern, spricht die Rechnung für die Selbstverwaltung. Diese Zeitrechnung ist eine Entscheidungshilfe, steuerlich zählt sie nicht.

Vor- und Nachteile im Überblick

Wichtig für die Haftung: Gegenüber dem Mieter bleibst du auch mit Hausverwaltung der Vertragspartner. Kommt die Abrechnung zu spät, ist die Nachforderung ausgeschlossen, es sei denn, du hast die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB). Ein Fehler des Verwalters wird dir dabei in der Regel zugerechnet.

Ab wann lohnt sich eine Hausverwaltung?

Eine feste Grenze gibt es nicht. Für eine Hausverwaltung sprechen vor allem:

• Du wohnst weit von den Wohnungen entfernt oder im Ausland.
• Deine Zeitrechnung von oben liegt deutlich über den Angeboten der Verwalter.
• Es stehen häufige Mieterwechsel oder größere Sanierungen an.
• Du willst dich mit Mietrecht und Abrechnung nicht beschäftigen.

Für die Selbstverwaltung sprechen wenige Wohnungen in der Nähe, stabile Mietverhältnisse und die Bereitschaft, sich einmal im Jahr gründlich mit der Abrechnung zu befassen. Dazwischen gibt es das Hybridmodell: Viele Verwalter bieten einzelne Leistungen an, etwa nur die Mietersuche oder nur die Nebenkostenabrechnung.

Selbst verwalten mit Software: was es kostet

Wer selbst verwaltet, kann die Abrechnung mit einem Werkzeug erledigen. Zum Vergleich mit den Verwalterkosten unsere eigenen Preise, jeweils inklusive Umsatzsteuer:

• Einzel-PDF: 12,90 € je Wohneinheit für eine fertige Abrechnung, ohne Konto
• 5er-Paket: 49 € für fünf Wohneinheiten, zwölf Monate gültig
• Vermieter Basis: 49 € für zwölf Monate (oder 4,99 € monatlich), mit Verwaltung von Objekten und Mietern für bis zu fünf Wohneinheiten
• Vermieter Ultra: 79 € (Ultra M, bis zu 20 Wohneinheiten) oder 149 € (Ultra L, bis zu 50 Wohneinheiten) für zwölf Monate, monatlich 7,99 € bzw. 14,99 €

Für fünf Wohnungen stehen also rund 49 bis 79 € im Jahr für die Abrechnung gegen rund 1.600 € für eine Vollverwaltung. Der Vergleich ist nicht eins zu eins: Eine Software rechnet und erstellt Dokumente, Mieterkontakt, Handwerker und Fristen bleiben deine Aufgabe. Einen Überblick über die Lösungsarten gibt der Vergleich von Software für die Nebenkostenabrechnung, was unser eigenes Werkzeug kann und was nicht, steht auf der Seite Vermieter-Software für private Vermieter.

Mehrere Wohnungen selbst verwalten: der Jahresablauf

Ab der zweiten Wohnung lohnt ein fester Ablauf, der für jedes Objekt gleich ist. So verpasst du keine Frist, auch wenn die Mieter zu unterschiedlichen Zeiten eingezogen sind.

Die Jahresroutine

• Jahresanfang: Zählerstände zum Stichtag ablesen oder vom Messdienst anfordern, Rechnungen des Vorjahres vollständig machen.
• Frühjahr bis Sommer: Sobald die Abrechnungen von Versorgern, Messdienst und gegebenenfalls der WEG-Verwaltung da sind, die Nebenkostenabrechnung erstellen und an die Mieter schicken. Direkt danach die Vorauszahlungen prüfen.
• Laufend: Einwände der Mieter bearbeiten. Mieter haben dafür zwölf Monate ab Zugang der Abrechnung Zeit (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB), und auf Verlangen musst du Einsicht in die Belege geben, seit 2025 auch elektronisch (§ 556 Abs. 4 BGB).
• Jahresende: Spätester Termin für die Abrechnung des Vorjahres ist der Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums, bei Kalenderjahr also der 31. Dezember des Folgejahres. Mit dem Abrechnungsfrist-Rechner prüfst du den Termin je Wohnung.

Vorauszahlungen richtig anpassen

Nach jeder Abrechnung können beide Seiten die Vorauszahlung durch Erklärung in Textform auf eine angemessene Höhe anpassen (§ 560 Abs. 4 BGB), eine E-Mail genügt. Maßstab sind die Kosten der letzten Abrechnung. Ein pauschaler Sicherheitszuschlag ist nicht erlaubt, konkret absehbare Steigerungen wie ein angekündigter höherer Gaspreis dürfen einfließen (BGH, Urteil vom 28.09.2011, VIII ZR 294/10). Wie du rechnest, zeigt der Ratgeber Nachzahlung und Vorauszahlung anpassen.

Checkliste für mehrere Objekte

• Einheitlicher Abrechnungszeitraum: Wenn alle Objekte nach Kalenderjahr abrechnen, erledigst du die Abrechnungen in einem Durchgang.
• Ein Belegordner je Objekt und Jahr: Rechnungen beim Eingang scannen und nach Kostenart ablegen.
• Umlageschlüssel je Objekt festhalten: Notiere, welcher Umlageschlüssel laut Mietvertrag für welche Kostenart gilt, etwa Wohnfläche oder Verbrauch.
• Nicht umlagefähige Kosten getrennt führen: Verwaltung, Reparaturen und Instandhaltung dürfen nicht in die Abrechnung (§ 1 Abs. 2 BetrKV). Eine eigene Spalte dafür erleichtert später die Anlage V. Die Übersicht der nicht umlagefähigen Kosten hilft bei der Zuordnung.
• Mieterwechsel sofort dokumentieren: Zählerstände am Auszugstag ins Übergabeprotokoll, damit du die Kosten später zeitanteilig und nach Verbrauch aufteilen kannst.
• CO2-Kosten je Objekt aufteilen: Bei Heizung mit Gas, Öl oder Fernwärme aus fossilen Brennstoffen müssen die CO2-Kosten nach dem CO2-Kostenaufteilungsgesetz zwischen dir und den Mietern verteilt werden.

Wie lange Unterlagen aufbewahren?

Die Aufbewahrungspflicht nach § 147 AO trifft private Vermieter in der Regel nicht, weil sie keine Bücher führen müssen. Eine Ausnahme gilt erst bei Überschusseinkünften von mehr als 500.000 € im Jahr, ab 2027 von mehr als 750.000 € (§ 147a AO). Aufheben solltest du Belege trotzdem: so lange, wie das Finanzamt den Steuerbescheid noch ändern kann, und so lange, wie mietrechtliche Ansprüche nicht verjährt sind. Die regelmäßige Verjährung beträgt drei Jahre ab dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist (§§ 195, 199 BGB). Beispiel: Die Abrechnung für 2025 geht dem Mieter im Dezember 2026 zu, eine Nachforderung verjährt dann Ende 2029.

Weitere Checklisten und Vorlagen für jede Phase der Vermietung bündelt das Vermieter-Handbuch. Für die jährliche Abrechnung selbst gibt es den Nebenkostenrechner, der Kostenarten nach BetrKV und die Heizkostenaufteilung abbildet. Er hilft, typische Rechenfehler zu vermeiden; die Frist und die Umlagevereinbarung im Mietvertrag bleiben deine Verantwortung.

Häufige Fragen

Was kostet eine Hausverwaltung pro Monat für eine Wohnung?

Üblich ist eine Pauschale je Wohneinheit und Monat. Der Verwalterverband VDIV nennt für die Mietverwaltung einen Durchschnitt von 26,74 € je Einheit und Monat (Branchenbarometer 2024, Wert für 2023). Einzelwohnungen und kleine Häuser kosten je Einheit oft mehr. Dazu können Gebühren für Sonderleistungen wie die Neuvermietung kommen.

Kann ich die Kosten der Hausverwaltung auf die Mieter umlegen?

Nein. Verwaltungskosten sind nach § 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV keine Betriebskosten und dürfen in der Nebenkostenabrechnung nicht auftauchen. Du kannst sie aber als Werbungskosten in deiner Steuererklärung absetzen.

Kann ich meine eigene Arbeitszeit als Werbungskosten absetzen?

Nein. Werbungskosten sind nur tatsächliche Ausgaben, etwa für Software, Porto, Kontoführung oder Fahrten zur Wohnung. Die Stunden, die du selbst in die Verwaltung steckst, mindern die Steuer nicht.

Ab wie vielen Wohnungen lohnt sich eine Hausverwaltung?

Das hängt weniger von der Zahl als von deiner Situation ab: Entfernung zu den Objekten, verfügbare Zeit, Zustand der Wohnungen und Zahl der Mieterwechsel. Vergleiche konkrete Angebote mit einer ehrlichen Schätzung deiner eigenen Stunden.

Kann ich nur einzelne Aufgaben an eine Hausverwaltung abgeben?

Ja. Viele Verwalter übernehmen einzelne Leistungen wie die Mietersuche, die Nebenkostenabrechnung oder die Betreuung von Handwerkern. So entlastest du dich gezielt dort, wo der Aufwand am größten ist.