Vermieter werden: der Leitfaden für Einsteiger

Wer zum ersten Mal eine Wohnung vermietet, muss sich um sechs Dinge kümmern: die Vorbereitung von Wohnung und Miethöhe, die Suche nach einem Mieter, einen Mietvertrag mit wirksamer Nebenkostenregel, Kaution und Übergabe, die jährliche Nebenkostenabrechnung und die Steuer. Dazu kommen einige Pflichten, die viele Einsteiger nicht kennen, etwa die Energieausweis-Angaben im Inserat oder die Wohnungsgeberbestätigung. Dieser Leitfaden führt dich der Reihe nach durch alle Schritte und endet mit einer Checkliste für den Start.

Wichtig vorweg: Vermieten ist kein passives Einkommen. Du bist Ansprechpartner für Reparaturen, musst Fristen einhalten und einmal im Jahr sauber abrechnen. Mit einem festen Ablauf ist das gut zu schaffen. Zu jedem Schritt findest du einen vertiefenden Ratgeber.

Schritt 1: Grundlagen klären

• Eigentum und Grundbuch: Bist du als Eigentümer eingetragen? Bei einer Eigentumswohnung gelten zusätzlich Teilungserklärung und Beschlüsse der Eigentümergemeinschaft, etwa zur Tierhaltung oder zur Nutzung.
• Versicherungen: Wohngebäudeversicherung (bei Eigentumswohnungen über die Gemeinschaft) und eine Haus- und Grundbesitzerhaftpflicht gehören zum Standard.
• Zustand: Ist die Wohnung vermietbar, oder sind vorher Reparaturen nötig? Rauchwarnmelder sind in allen Bundesländern vorgeschrieben; wer sie einbauen und warten muss, regelt die jeweilige Landesbauordnung.
• Kalkulation: Welche Miete ist realistisch, und welche Kosten bleiben bei dir, weil du sie nicht umlegen darfst, etwa Verwaltung, Reparaturen und bei Eigentumswohnungen die Erhaltungsrücklage?

Hast du die Wohnung geerbt, stellt sich zuerst die Frage, ob du sie überhaupt behalten willst. Für die Ausschlagung eines überschuldeten Erbes hast du in der Regel nur sechs Wochen ab Kenntnis. Die Abwägung erklärt der Ratgeber Wohnung geerbt: vermieten oder verkaufen?

Schritt 2: Wohnung vorbereiten und Miete festlegen

Behebe offensichtliche Mängel, dokumentiere den Zustand mit Fotos und besorge einen gültigen Energieausweis. Du musst ihn Interessenten spätestens bei der Besichtigung vorlegen und dem neuen Mieter nach Vertragsschluss übergeben (§ 80 Gebäudeenergiegesetz, seit Juli 2026 Gebäudemodernisierungsgesetz).

Bei der Miethöhe setzt die Mietpreisbremse in vielen Städten Grenzen: Dort darf die Miete bei Neuvermietung höchstens 10 % über der ortsüblichen Vergleichsmiete liegen (§ 556d BGB). Welche Gemeinden betroffen sind, regeln die Bundesländer per Verordnung, die längstens bis zum 31. Dezember 2029 gelten darf. Ausnahmen gibt es unter anderem für Wohnungen, die nach dem 1. Oktober 2014 erstmals genutzt und vermietet wurden, nach umfassender Modernisierung und bei einer höheren Vormiete. Auf eine Ausnahme musst du den Mieter vor Vertragsschluss unaufgefordert in Textform hinweisen. Mehr dazu auf der Seite zur Mietpreisbremse. Wer die Miete an die Inflation koppeln will, findet im Ratgeber zur Indexmiete die Vor- und Nachteile.

Plane die Nebenkosten gleich mit: Die Vorauszahlung sollte die zu erwartenden Betriebskosten realistisch abdecken. Mit dem Rechner für die Nebenkostenvorauszahlung leitest du sie aus den bisherigen Kosten ab. Bei einer Eigentumswohnung hilft die Unterscheidung zwischen Hausgeld und umlagefähigen Nebenkosten.

Schritt 3: Mieter finden und auswählen

Inseriere auf Immobilienportalen, in Kleinanzeigen oder in der Lokalzeitung. In Anzeigen in solchen kommerziellen Medien musst du die Kennwerte aus dem Energieausweis angeben: Art des Ausweises, Energiekennwert, wesentlicher Energieträger, Baujahr und Effizienzklasse (§ 87 Gebäudeenergiegesetz). Beauftragst du einen Makler, zahlst du ihn als Besteller selbst. Wie du Inserat und Besichtigung organisierst, zeigt der Ratgeber Mieter finden: Wohnung erfolgreich vermieten.

Für die Auswahl ist die Mieterselbstauskunft üblich. Zulässig sind Fragen nach Einkommen, Beruf, Zahl der einziehenden Personen und einem laufenden Insolvenzverfahren, sobald der Interessent die Wohnung mieten will. Tabu sind Fragen nach Familienplanung, Religion, Herkunft, Staatsangehörigkeit, Vorstrafen oder Mitgliedschaften. Details im Ratgeber Mieterselbstauskunft: was du fragen darfst. Als Faustregel für die Tragfähigkeit gilt: Die Warmmiete sollte nicht mehr als etwa ein Drittel des Haushaltsnettoeinkommens betragen. Die Unterlagen abgelehnter Bewerber musst du nach der Auswahl löschen.

Schritt 4: Mietvertrag, Kaution und Einzug

Achte im Mietvertrag auf eine wirksame Vereinbarung über die Betriebskosten, sonst kannst du keine Nebenkosten umlegen. Welche Formulierung trägt, erklärt der Ratgeber Nebenkostenklausel im Mietvertrag. Einen vollständigen Vertrag erstellst du mit dem Mietvertrag-Generator.

• Kaution: höchstens drei Monatsmieten ohne Nebenkostenvorauszahlungen. Der Mieter darf sie in drei gleichen Monatsraten zahlen, die erste zu Beginn des Mietverhältnisses. Du musst sie getrennt von deinem Vermögen anlegen (§ 551 BGB). Wie die Rückzahlung läuft, erklärt der Ratgeber Mietkaution: Rückzahlung und Frist.
• Übergabeprotokoll: Zustand, Mängel, Schlüssel und Zählerstände. Die Zählerstände brauchst du für die erste Abrechnung.
• Wohnungsgeberbestätigung: Der Mieter muss sich innerhalb von zwei Wochen nach Einzug anmelden. In dieser Frist musst du ihm den Einzug bestätigen (§ 19 Bundesmeldegesetz).

Schritt 5: laufende Pflichten und die Nebenkostenabrechnung

Deine wichtigste jährliche Pflicht ist die Nebenkostenabrechnung. Sie muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Kommt sie später, ist eine Nachforderung ausgeschlossen, es sei denn, du hast die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 BGB). Mehr dazu im Ratgeber zur Frist der Nebenkostenabrechnung. Wie du die Abrechnung aufbaust und mit welchem Werkzeug, zeigt der Ratgeber Nebenkostenrechner für Vermieter; rechnen kannst du direkt im Nebenkostenrechner.

Nach jeder Abrechnung kannst du die Vorauszahlungen in Textform an die tatsächlichen Kosten anpassen (§ 560 Abs. 4 BGB). Ein pauschaler Sicherheitszuschlag ist dabei nicht erlaubt, konkret absehbare Kostensteigerungen schon.

Möchtest du die Miete später erhöhen, gelten Grenzen: Eine Erhöhung bis zur ortsüblichen Vergleichsmiete kannst du frühestens ein Jahr nach der letzten Erhöhung verlangen, wirksam wird sie frühestens, wenn die Miete seit 15 Monaten unverändert ist (§ 558 Abs. 1 BGB). Die Kappungsgrenze erlaubt höchstens 20 % in drei Jahren, in vielen Städten nur 15 % (§ 558 Abs. 3 BGB). Die Berechnung erklärt der Ratgeber zur Kappungsgrenze, einen ersten Überblick gibt der Mieterhöhungs-Rechner.

Schritt 6: Steuer und Auszug

Deine Mieteinnahmen gibst du in der Anlage V der Einkommensteuererklärung an. Die Kaltmiete und die Nebenkostenvorauszahlungen der Mieter sind Einnahmen, die Betriebskosten, Zinsen, Reparaturen und die Abschreibung Werbungskosten. Wie das Formular aufgebaut ist, zeigt der Ratgeber Anlage V richtig ausfüllen, welche Ausgaben zählen, die Übersicht Werbungskosten für Vermieter.

Einer der größten Posten ist die Abschreibung (AfA) auf das Gebäude, nicht auf den Grund und Boden (§ 7 Abs. 4 EStG):

• 2,5 % jährlich bei Fertigstellung vor 1925
• 2 % jährlich bei Fertigstellung von 1925 bis 2022
• 3 % jährlich bei Fertigstellung ab 2023
• wahlweise 5 % degressiv vom Restwert für neue Wohngebäude, mit deren Bau zwischen dem 1. Oktober 2023 und dem 30. September 2029 begonnen wurde (§ 7 Abs. 5a EStG)

Für neue Mietwohnungen kann unter engen Voraussetzungen zusätzlich eine Sonderabschreibung nach § 7b EStG infrage kommen. Wie du die Bemessungsgrundlage ermittelst, zeigt der Ratgeber AfA für Gebäude berechnen.

Beim Auszug kann der Mieter mit einer Frist von drei Monaten kündigen, und zwar schriftlich mit Unterschrift (§ 573c, § 568 BGB). Du selbst kannst nur mit berechtigtem Interesse kündigen, etwa wegen Eigenbedarf (§ 573 BGB). Das ist ein Thema, bei dem fachlicher Rat sinnvoll ist, siehe Kündigung wegen Eigenbedarf. Nach dem Auszug folgen Übergabe, Abrechnung der Nebenkosten und Rückzahlung der Kaution.

Checkliste für den Start als Vermieter

Checklisten und Vorlagen für jede Phase, von der Selbstauskunft bis zur Kautionsabrechnung, bündelt das Vermieter-Handbuch.

Dieser Leitfaden bietet allgemeine Informationen und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.

Sobald du mehrere Mieter und Objekte führst, hilft eine Software für Vermieter mit 1 bis 10 Wohnungen, Abrechnung, Mieterdaten und Schreiben an einem Ort zu halten. Zum Einstieg reicht oft der kostenlose Rechner.

Häufige Fragen

Was muss ich als Vermieter zuerst beachten?

Kläre zuerst die Grundlagen: Eigentum und Grundbuch, Versicherungen, Zustand der Wohnung, Energieausweis und eine realistische Miete unter Beachtung der Mietpreisbremse. Erst dann geht es an Inserat, Mieterauswahl und Vertrag.

Brauche ich als privater Vermieter ein Gewerbe?

In der Regel nicht. Die Vermietung eigener Wohnungen gilt als private Vermögensverwaltung, die Einkünfte gibst du in der Anlage V an. Anders kann es sein, wenn zur Vermietung umfangreiche Zusatzleistungen kommen, etwa wie in einem Hotelbetrieb.

Welche Unterlagen brauche ich für die Vermietung?

Energieausweis, Mietvertrag mit Betriebskostenvereinbarung, Übergabeprotokoll, Wohnungsgeberbestätigung und bei Eigentumswohnungen die Hausordnung und die letzte Jahresabrechnung der Eigentümergemeinschaft, aus der du die umlagefähigen Kosten ablesen kannst.

Wie hoch darf die Kaution sein?

Höchstens drei Monatsmieten ohne Nebenkostenvorauszahlungen. Der Mieter darf sie in drei Monatsraten zahlen, und du musst sie getrennt von deinem eigenen Vermögen anlegen.