Nebenkosten in der Steuererklärung: Umlagen und umgelegte Kosten

Für Vermieter tauchen die Nebenkosten in der Steuererklärung zweimal auf: Die Vorauszahlungen und Nachzahlungen deiner Mieter sind Einnahmen (Umlagen, Anlage V Zeile 20 bis 23), die Betriebskosten, die du selbst an Stadtwerke, Versicherer oder Hausmeister zahlst, sind Werbungskosten (umgelegte Kosten, Zeile 73 bis 75). Kosten, die du nicht umlegen darfst, etwa für Verwaltung oder Reparaturen, sind reine Werbungskosten ohne Gegenposten. Es zählt jeweils das Jahr, in dem das Geld fließt. Dieser Ratgeber zeigt, wie das zusammenpasst, mit einem vollständigen Zahlenbeispiel.

Das Grundprinzip: Einnahmen und Werbungskosten getrennt

Als Vermieter ermittelst du deine Einkünfte als Überschuss der Einnahmen über die Werbungskosten. Die Nebenkosten laufen dabei durch beide Seiten:

• Einnahmen: Kaltmiete (Zeile 13 bis 15) und Umlagen, also Nebenkostenvorauszahlungen und Nachzahlungen der Mieter (Zeile 20 bis 23).
• Werbungskosten: die tatsächlich gezahlten Betriebskosten, die du umlegst (Zeile 73 bis 75), und alle übrigen Kosten der Vermietung.

Beides trägst du getrennt ein, weil der Vordruck es so vorsieht: Die Umlagen stehen im Einnahmenteil, die Kosten im Werbungskostenteil. Innerhalb der Umlagen werden Nachzahlungen und ausgezahlte Guthaben dagegen verrechnet, ein Guthaben steht in Zeile 21 mit Minuszeichen. Weil Vorauszahlungen und tatsächliche Kosten selten genau übereinstimmen, bleibt ein kleiner Saldo, der dein Ergebnis erhöht oder senkt.

Die Zeilenangaben folgen dem amtlichen Vordruck Anlage V 2025, den du 2026 für das Steuerjahr 2025 abgibst. Eine Anleitung für alle übrigen Zeilen mit ausgefülltem Beispiel findest du im Ratgeber Anlage V richtig ausfüllen.

Umlagen: welche Zeile für welche Zahlung?

Umgelegte und nicht umgelegte Kosten

Umgelegte Kosten (Zeile 73 bis 75)

Hier stehen alle Betriebskosten, die du im Jahr bezahlt hast und auf die Mieter umlegst: Grundsteuer, Wasser und Abwasser, Müllabfuhr, Straßenreinigung, Heizung und Warmwasser, Hausbeleuchtung, Schornsteinfeger, Versicherungen, Hauswart, Treppenhausreinigung, Aufzug und die weiteren Kostenarten aus § 2 der Betriebskostenverordnung. Der Vordruck fasst sie in einem Abschnitt zusammen, eigene Zeilen für einzelne Kostenarten gibt es nicht mehr.

Nicht umgelegte Kosten (Zeile 76 bis 78)

Kosten, die du nicht auf die Mieter umlegen darfst oder nicht umlegst, stehen der Steuer ohne Gegenposten gegenüber und senken dein Ergebnis direkt. Der Vordruck nennt hier Verwaltungskosten sowie Bank- und Kontoführungsgebühren, ausdrücklich ohne Erhaltungsrücklage. Typische Beispiele:

• Hausverwaltung bzw. Verwaltervergütung einer Eigentumswohnung
• Kontoführungsgebühren für das Mietkonto
• Software für die Abrechnung
• dein Anteil an den CO2-Kosten der Heizung, den du nach dem CO2-Kostenaufteilungsgesetz selbst trägst (mehr im Ratgeber CO2-Kostenaufteilung)
• Betriebskosten für Zeiten des Leerstands

Weitere Werbungskosten außerhalb der Nebenkosten

• Reparaturen und Instandhaltung: Erhaltungsaufwand, Zeile 55 ff. (siehe unten)
• Abschreibung des Gebäudes: Zeile 33 ff., mehr im Ratgeber AfA für Gebäude berechnen
• Schuldzinsen: Zeile 46 ff.
• Sonstige Kosten wie Fahrten zur Wohnung, Inserate, Porto, Rechtsberatung bei Mietstreitigkeiten, Beiträge zu Haus & Grund: Zeile 80 ff.

Eine vollständige Liste bietet die Übersicht Werbungskosten für Vermieter.

Zufluss und Abfluss: in welchem Jahr zählt was?

Einnahmen zählen in dem Jahr, in dem sie dir zufließen, Ausgaben in dem Jahr, in dem du sie leistest (§ 11 EStG). Für die Nebenkostenabrechnung heißt das:

• Die Nachzahlung für 2025, die dein Mieter im März 2026 überweist, ist eine Einnahme 2026.
• Das Guthaben für 2025, das du im April 2026 auszahlst, mindert die Einnahmen 2026.
• Die Nachzahlung an den Wasserversorger für 2025, die du im Februar 2026 bezahlst, gehört zu den Werbungskosten 2026.

Die Zehn-Tage-Regel um den Jahreswechsel

Regelmäßig wiederkehrende Zahlungen wie Mieten und Vorauszahlungen, die innerhalb von zehn Tagen vor oder nach dem 31. Dezember fällig sind und in diesem Zeitraum gezahlt werden, zählen zu dem Jahr, zu dem sie wirtschaftlich gehören (§ 11 Abs. 1 Satz 2 und Abs. 2 Satz 2 EStG). Zahlenbeispiel mit 250 € Vorauszahlung im Monat:

Im Beispiel stehen in Zeile 20 der Anlage V 2025 also nur elf Vorauszahlungen (2.750 €), die verspätete Dezemberzahlung erscheint in der Anlage V 2026.

Reparatur oder Modernisierung: sofort absetzen oder abschreiben?

Bei größeren Ausgaben für die Wohnung entscheidet die Einordnung darüber, ob du sie sofort oder über Jahrzehnte absetzt.

• Erhaltungsaufwand ist sofort abziehbar, in jeder Höhe. Dazu gehören Reparaturen und der Ersatz vorhandener Bauteile durch zeitgemäße, etwa der Austausch einer alten Heizung oder neuer Fenster anstelle der alten.
• Verteilung als Wahlrecht: Größeren Erhaltungsaufwand an überwiegend zu Wohnzwecken genutzten Gebäuden kannst du auf Wunsch gleichmäßig auf zwei bis fünf Jahre verteilen (§ 82b EStDV). Das ist ein Wahlrecht, keine Pflicht und an keinen Mindestbetrag gebunden.
• Vereinfachung bis 4.000 €: Kostet eine einzelne Baumaßnahme nicht mehr als 4.000 € ohne Umsatzsteuer, wird sie auf Antrag ohne weitere Prüfung als Erhaltungsaufwand behandelt (R 21.1 Abs. 2 EStR). Die Grenze ist also eine Vereinfachung, keine Obergrenze für den Sofortabzug.
• Anschaffungsnaher Herstellungsaufwand: Übersteigen Instandsetzungs- und Modernisierungskosten in den ersten drei Jahren nach dem Kauf 15 % der Gebäude-Anschaffungskosten (ohne Umsatzsteuer), werden sie der AfA zugeschlagen (§ 6 Abs. 1 Nr. 1a EStG).
• Herstellungsaufwand: Wird etwas Neues geschaffen, etwa ein Anbau, ein ausgebautes Dachgeschoss oder eine erstmals eingebaute Anlage, gehen die Kosten in die Gebäude-AfA.

Beispiel: Du tauschst zwei Jahre nach dem Kauf für 6.000 € die Heizung, weitere Arbeiten fallen nicht an, die Gebäude-Anschaffungskosten lagen bei 200.000 €. Die 15-%-Grenze von 30.000 € ist nicht überschritten, der Tausch einer vorhandenen Heizung ist Erhaltungsaufwand: Du ziehst 6.000 € im Zahlungsjahr ab oder verteilst sie auf bis zu fünf Jahre. Mehr zur Abgrenzung im Ratgeber Modernisierung oder Instandhaltung.

Zahlenbeispiel: vermietete Eigentumswohnung, Steuerjahr 2025

Eine Eigentumswohnung mit 90 m², Kaltmiete 1.350 € und Nebenkostenvorauszahlung 250 € im Monat. Die Abrechnung für 2024 ergab eine Nachzahlung von 180 €, die im März 2025 einging.

Die Nebenkosten allein ergeben einen kleinen Verlust: 3.180 € Umlagen (Zeile 20 und 21) stehen 3.320 € umgelegten Kosten gegenüber. Den Überschuss drücken vor allem AfA und Schuldzinsen. Für Fahrten zur Wohnung setzt du bei gelegentlichen Fahrten 0,30 € je gefahrenem Kilometer an.

Leerstand: Kosten trotzdem absetzen

Steht eine Wohnung zwischen zwei Mietverhältnissen leer, bleiben Nebenkosten, Zinsen und AfA abziehbar, solange du ernsthaft und nachweisbar vermieten willst. Belege das mit Inseraten, Maklerauftrag oder dokumentierten Besichtigungen. Bei langem Leerstand prüft das Finanzamt genauer; wer die Wohnung selbst nutzen oder verkaufen will, kann die Kosten ab dann nicht mehr als Werbungskosten abziehen.

Praxis-Tipps

• Eigenes Mietkonto: Ein separates Konto macht Zufluss und Abfluss auf einen Blick nachvollziehbar.
• Abrechnung als Beleg: Deine Nebenkostenabrechnung an den Mieter zeigt die umgelegten Kosten je Kostenart. Maßgeblich für die Steuer sind aber die im Jahr bezahlten Beträge, nicht die abgerechneten.
• Belege aufheben: Die Aufbewahrungspflicht nach § 147 AO trifft private Vermieter in der Regel nicht, weil sie keine Bücher führen müssen. Heb Rechnungen und Kontoauszüge trotzdem auf, mindestens solange der Steuerbescheid noch geändert werden kann.
• Elektronisch abgeben ist nicht Pflicht: Wer nur Einkünfte aus Vermietung und zum Beispiel aus einem Arbeitsverhältnis hat, darf die Erklärung auch auf Papier abgeben. Die Pflicht zur elektronischen Übermittlung knüpft an Gewinneinkünfte an (§ 25 Abs. 4 EStG). ELSTER ist trotzdem meist der bequemere Weg.
• Beträge über das Jahr sammeln: Das Anlage-V-Hilfsblatt ordnet deine Zahlungen den Zeilen zu.

Die Abrechnung an den Mieter erstellst du mit dem Nebenkostenrechner. Er rechnet die Umlage je Kostenart; welche Beträge du im Jahr tatsächlich gezahlt hast, entnimmst du deinen Kontoauszügen. Dieser Ratgeber ersetzt keine Steuerberatung im Einzelfall.

Für mehrere Objekte lohnt sich eine Software für Vermieter mit Anlage-V-Aufbereitung, die Einnahmen und Kosten je Objekt zusammenführt. Eine Steuerberatung ersetzt sie nicht.

Häufige Fragen

Sind Nebenkostenvorauszahlungen der Mieter steuerpflichtige Einnahmen?

Ja. Vorauszahlungen und Nachzahlungen der Mieter sind Einnahmen aus Vermietung und gehören in der Anlage V 2025 in Zeile 20 und 21. Im Gegenzug sind die Betriebskosten, die du selbst bezahlst, Werbungskosten in Zeile 73 bis 75. Unterm Strich wirkt sich nur die Differenz auf die Steuer aus.

Wann muss eine Nebenkostennachzahlung versteuert werden?

Im Jahr, in dem sie auf deinem Konto eingeht. Die Nachzahlung für 2025, die der Mieter im März 2026 überweist, ist eine Einnahme 2026. Ein Guthaben, das du auszahlst, mindert die Einnahmen im Jahr der Auszahlung.

Wo trage ich nicht umlagefähige Nebenkosten ein?

In der Anlage V 2025 in Zeile 76 bis 78 (nicht umgelegte Kosten), etwa Verwaltungskosten und Kontoführungsgebühren. Reparaturen haben eigene Zeilen für den Erhaltungsaufwand ab Zeile 55, Fahrtkosten und Inserate gehören zu den sonstigen Kosten ab Zeile 80. Zuführungen zur Erhaltungsrücklage einer Eigentumswohnung sind erst abziehbar, wenn die Rücklage ausgegeben wird.

Kann ich Nebenkosten bei Leerstand absetzen?

Ja, wenn du die Wohnung weiter vermieten willst und das belegen kannst, etwa durch Inserate oder Besichtigungstermine. Die Nebenkosten des Leerstands trägst du dann als nicht umgelegte Kosten ein.

Ist ein Heizungstausch sofort absetzbar?

In der Regel ja. Der Austausch einer vorhandenen Heizung ist Erhaltungsaufwand und im Zahlungsjahr abziehbar, auf Wunsch verteilt auf zwei bis fünf Jahre. Ausnahme: In den ersten drei Jahren nach dem Kauf kann die 15-%-Grenze für anschaffungsnahen Herstellungsaufwand greifen.