Anlage V Nebenkosten richtig ausfuellen: Vermieter-Guide 2026

Die Anlage V der Steuererklärung ist für private Vermieter das zentrale Dokument, um Mieteinnahmen und Werbungskosten korrekt gegenüber dem Finanzamt darzustellen. Gerade bei Nebenkosten unterlaufen dabei häufig Fehler, die zu Nachzahlungen oder entgangenen Steuervorteilen führen. Dieser Ratgeber zeigt Ihnen Schritt für Schritt, welche Kostenart in welche Zeile gehört, wie das Zufluss-Abfluss-Prinzip nach § 11 EStG funktioniert und worauf Sie als Vermieter mit zwei Wohnungen besonders achten müssen.

Grundstruktur der Anlage V: Einnahmen und Werbungskosten im Überblick

Die Anlage V gliedert sich in zwei große Bereiche: Auf der einen Seite stehen die Einnahmen aus Vermietung und Verpachtung, auf der anderen Seite die abziehbaren Werbungskosten. Für jeden einzelnen Mietgegenstand – also jede Wohnung oder jedes Objekt – ist eine separate Anlage V auszufüllen. Als Vermieter mit zwei Wohnungen benötigen Sie daher mindestens zwei dieser Formulare.

Im Einnahmenteil (Zeilen 9–21) tragen Sie die tatsächlich erhaltenen Mietzahlungen ein, einschließlich der Betriebskostenvorauszahlungen Ihrer Mieter. Im Werbungskostenteil (Zeilen 33–56) erfassen Sie sämtliche Ausgaben, die im wirtschaftlichen Zusammenhang mit dem vermieteten Objekt stehen. Dazu zählen unter anderem laufende Betriebskosten, Instandhaltungsmaßnahmen, Versicherungen und Verwaltungskosten.

Die wichtigsten Zeilen für Nebenkosten im Überblick

• Zeile 13: Vereinnahmte Umlagen und Vorauszahlungen der Mieter (gehören zu den Einnahmen)
• Zeile 45: Laufende Betriebskosten nach § 2 BetrKV (z. B. Grundsteuer, Müllabfuhr, Hausmeister)
• Zeile 46: Heizkosten und Warmwasserversorgung (ggf. Heizkostenabrechnung nach § 7 HeizKV)
• Zeile 47: Gebäudeversicherungen und sonstige Versicherungen
• Zeile 48: Hausmeister- und Reinigungskosten
• Zeile 50: Verwaltungskosten (soweit nicht als Betriebskosten umgelegt)

Wichtig: Nicht umlagefähige Kosten wie Verwaltungsgebühren oder Reparaturrücklagen tragen Sie ausschließlich als Werbungskosten ein – nie als Einnahmen. Welche Kosten überhaupt auf Mieter umgelegt werden dürfen, erfahren Sie im Detail im Ratgeber zur Betriebskostenverordnung.

Das Zufluss-Abfluss-Prinzip nach § 11 EStG richtig anwenden

Das Zufluss-Abfluss-Prinzip ist das Herzstück der steuerlichen Erfassung für Vermieter, die ihren Gewinn als Überschuss der Einnahmen über die Werbungskosten ermitteln. Gemäß § 11 EStG gilt: Einnahmen sind in dem Kalenderjahr zu versteuern, in dem sie Ihnen tatsächlich zugeflossen sind. Ausgaben sind in dem Jahr abzuziehen, in dem Sie diese tatsächlich geleistet haben.

Das klingt einfach, hat aber praktische Tücken. Wenn Ihr Mieter die Dezember-Miete erst am 5. Januar des Folgejahres überweist, gehört diese Zahlung steuerlich ins neue Jahr – nicht ins abgelaufene. Umgekehrt gilt: Wenn Sie im Dezember eine Rechnung für Heizöl bezahlen, ist dieser Abfluss noch im laufenden Jahr als Werbungskosten anzusetzen, auch wenn das Heizöl erst im Januar verbraucht wird.

Besonderheit: Regelmäßig wiederkehrende Einnahmen und Ausgaben

§ 11 EStG enthält eine praxisrelevante Ausnahme für regelmäßig wiederkehrende Zahlungen: Betriebskostenvorauszahlungen, die kurze Zeit vor oder nach dem Jahreswechsel fällig und auch gezahlt werden (bis zu 10 Tage), können dem Fälligkeitsjahr zugeordnet werden. Diese sogenannte „10-Tage-Regelung" gilt jedoch nur, wenn sowohl die Fälligkeit als auch der tatsächliche Zu- bzw. Abfluss innerhalb des 10-Tage-Fensters liegen.

Für Ihre Nebenkostenabrechnung bedeutet das: Guthaben, die Sie einem Mieter im Dezember erstatten, mindern Ihre Einnahmen im Dezember. Nachzahlungen, die Ihr Mieter im Januar für das Vorjahr leistet, erhöhen Ihre Einnahmen erst im Januar. Eine saubere Buchführung ist daher unerlässlich – der Nebenkostenrechner von mein-nebenkostenrechner.de hilft Ihnen dabei, Abrechnungsbeträge korrekt zu ermitteln und zu dokumentieren.

Praktische Beispielrechnung: Vermieter mit zwei Wohnungen

Herr Müller vermietet zwei Eigentumswohnungen in München. Beide Wohnungen haben je 70 m² Wohnfläche. Hier sind seine relevanten Zahlen für das Steuerjahr 2025:

• Wohnung 1: Kaltmiete 900 €/Monat + 200 € Betriebskostenvorauszahlung = 1.100 €/Monat Gesamtmiete
• Wohnung 2: Kaltmiete 850 €/Monat + 180 € Betriebskostenvorauszahlung = 1.030 €/Monat Gesamtmiete

Einnahmen (Anlage V, Zeile 9 + 13):
Wohnung 1: 12 × 1.100 € = 13.200 €
Wohnung 2: 12 × 1.030 € = 12.360 €

Tatsächliche Betriebskosten laut Jahresabrechnung:
Wohnung 1: Grundsteuer 480 €, Müllgebühren 240 €, Gebäudeversicherung 360 €, Heizung 1.800 €, Hausmeister 480 € = 3.360 €
Wohnung 2: Grundsteuer 480 €, Müllgebühren 240 €, Gebäudeversicherung 360 €, Heizung 1.680 €, Hausmeister 480 € = 3.240 €

Zusätzliche nicht umlagefähige Werbungskosten:
Steuerberatungskosten anteilig: 400 €, Fahrtkosten zu den Objekten: 150 €, Verwaltungskosten: 600 €

Überschuss Wohnung 1: 13.200 € – 3.360 € – 575 € = 9.265 €
Überschuss Wohnung 2: 12.360 € – 3.240 € – 575 € = 8.545 €
Gesamtüberschuss aus Vermietung: 17.810 €

Hinweis: Vorauszahlungen der Mieter (insgesamt 4.560 € für Wohnung 1 und 2.160 € für Wohnung 2) sind zunächst als Einnahmen zu erfassen. Da die tatsächlichen Kosten höher waren, ergeben sich für beide Mieter Nachzahlungen, die im Zahlungsjahr erneut als Einnahmen zu buchen sind. Mehr zu nicht umlagefähigen Kosten lesen Sie im Ratgeber zu nicht umlagefähigen Betriebskosten.

Häufige Fehler beim Ausfüllen der Anlage V

Ein klassischer Fehler ist die Verwechslung von Einnahmen- und Ausgabenseite bei Nebenkostenabrechnungen. Viele Vermieter tragen die vereinnahmten Vorauszahlungen nicht als Einnahme ein oder vergessen, die tatsächlich gezahlten Betriebskosten auf der Ausgabenseite zu erfassen. Das Ergebnis: eine verzerrte Steuererklärung und mögliche Nachfragen durch das Finanzamt.

Ein weiterer Fehler betrifft die Abgrenzung zwischen Erhaltungsaufwand und Herstellungskosten. Laufende Reparaturen sind sofort als Werbungskosten nach § 9 EStG abziehbar. Größere Modernisierungsmaßnahmen hingegen müssen über die Nutzungsdauer abgeschrieben werden. Wer hier falsch einordnet, riskiert Probleme bei der Betriebsprüfung. Den Fehler-Checker auf dieser Plattform können Sie nutzen, um typische Abrechnungsfehler vorab zu erkennen.

Vergessen werden häufig auch die anteiligen Kosten für gemischt genutzte Positionen. Wenn Sie für beide Wohnungen eine gemeinsame Versicherungspolice abgeschlossen haben, müssen Sie den Beitrag sachgerecht auf beide Anlagen V aufteilen – in der Regel nach Miteigentumsanteilen oder Wohnfläche. Die korrekte Anwendung von Verteilerschlüsseln erläutert der Ratgeber zu Verteilerschlüsseln für Vermieter.

Praxis-Tipps für Vermieter

• Belege chronologisch ablegen: Sortieren Sie alle Rechnungen und Kontoauszüge nach Datum und Objekt – das Finanzamt kann Belege bis zu 10 Jahre rückwirkend anfordern (§ 147 AO).
• Betriebskostenabrechnung und Steuererklärung synchronisieren: Erstellen Sie Ihre Nebenkostenabrechnung möglichst vor der Steuererklärung, damit alle Nachzahlungen und Gutschriften korrekt im richtigen Jahr erfasst werden.
• Vorauszahlungen immer als Einnahmen buchen: Auch wenn Sie das Geld noch „durchleiten", gelten vereinnahmte Betriebskostenvorauszahlungen steuerlich als Einnahmen.
• Jahreswechsel-Zahlungen genau prüfen: Kontrollieren Sie Zahlungseingänge und -ausgänge rund um den 31. Dezember auf die 10-Tage-Regelung nach § 11 EStG.
• Nicht umlagefähige Kosten separat dokumentieren: Verwaltungskosten, Kontoführungsgebühren und Rechtsberatungskosten gehören in die Werbungskosten, nicht in die Nebenkostenabrechnung gegenüber dem Mieter.
• Digitale Tools nutzen: Ein strukturierter Nebenkostenrechner spart nicht nur bei der Mieterabrechnung Zeit, sondern liefert auch die steuerlich relevanten Zahlen auf einen Blick.

Häufige Fragen

Müssen Betriebskostenvorauszahlungen der Mieter in der Anlage V als Einnahmen angegeben werden?

Ja, unbedingt. Alle Zahlungen des Mieters – also sowohl die Kaltmiete als auch die Betriebskostenvorauszahlungen – sind in dem Jahr als Einnahmen zu erfassen, in dem sie Ihnen zugeflossen sind. Im Gegenzug tragen Sie die tatsächlich angefallenen Betriebskosten auf der Ausgabenseite ein. Das Ergebnis aus Vorauszahlung und tatsächlichen Kosten gleicht sich damit steuerlich aus.

Was passiert, wenn meine Nebenkostenabrechnung erst nach dem 31. Dezember fertig ist?

Das ist der Normalfall. Nachzahlungen, die der Mieter aufgrund der Abrechnung im Folgejahr leisten muss, sind erst in diesem Folgejahr als Einnahmen zu buchen. Guthaben, die Sie dem Mieter erstatten, mindern entsprechend Ihre Einnahmen im Zahlungsjahr. Das Zufluss-Abfluss-Prinzip nach § 11 EStG ist hier strikt anzuwenden.

Kann ich die Kosten für den Nebenkostenrechner steuerlich absetzen?

Ja. Kosten für Software oder Online-Dienste, die Sie ausschließlich für die Verwaltung Ihrer Mietobjekte nutzen, sind als Werbungskosten nach § 9 EStG abziehbar. Tragen Sie diese Ausgaben in die entsprechende Zeile für Verwaltungskosten in der Anlage V ein.

Wie gehe ich mit der CO₂-Abgabe in der Anlage V um?

Seit dem Brennstoffemissionshandelsgesetz müssen Vermieter je nach energetischem Zustand des Gebäudes einen Teil der CO₂-Kosten selbst tragen. Dieser Vermieteranteil ist nicht auf den Mieter umlegbar und daher als Werbungskosten in der Anlage V abzusetzen. Details zur Aufteilung finden Sie im Ratgeber zur CO₂-Kostenaufteilung.

Was gilt, wenn ich eine Wohnung nur teilweise vermietet habe?

Bei teils selbstgenutzten, teils vermieteten Objekten dürfen Sie Werbungskosten nur anteilig für den vermieteten Zeitraum bzw. die vermietete Fläche ansetzen. Haben Sie beispielsweise eine 100-m²-Wohnung zu 60 % vermietet und 40 % selbst genutzt, sind nur 60 % der anfallenden Kosten steuerlich absetzbar. Eine sorgfältige Dokumentation der Nutzungszeiträume ist unerlässlich.