Nebenkostenabrechnung für Gewerbe: § 556 BGB gilt nicht

Bei der Miete von Gewerberäumen gilt § 556 BGB nicht. Der Vermieter muss zwar auch hier innerhalb eines Jahres nach Ende des Abrechnungszeitraums abrechnen, verliert seine Nachforderung bei Verspätung aber nicht automatisch: Die Ausschlussfrist des § 556 Abs. 3 Satz 3 BGB ist auf Gewerberaum auch nicht entsprechend anwendbar (BGH, Urteil vom 27.01.2010, XII ZR 22/07); § 578 BGB verweist nicht auf § 556 BGB. Auch die zwölfmonatige Einwendungsfrist für Mieter gilt nicht kraft Gesetzes. Welche Kosten du trägst, bestimmt allein der Vertrag. Formularklauseln müssen aber klar und angemessen sein, sonst sind sie unwirksam.

Abgrenzung: Dieser Ratgeber betrifft die reine Gewerberaummiete. Wie hoch die Nebenkosten für Büro, Laden oder Praxis typischerweise sind, zeigt die Seite Nebenkosten Gewerbe. Wie in einem gemischt genutzten Haus Wohn- und Gewerbeanteile getrennt werden, erklärt der Ratgeber zum Vorwegabzug im gemischt genutzten Gebäude.

Warum § 556 BGB bei Gewerberaum nicht gilt

Welche Vorschriften des Wohnraummietrechts auch für andere Räume gelten, regelt § 578 BGB abschließend. Die §§ 556, 556a und 560 BGB stehen dort nicht. Der Gesetzgeber hat diese Regeln also nicht auf die Gewerbemiete übertragen, deshalb gelten sie dort nicht. Für die Ausschlussfrist des § 556 Abs. 3 Satz 3 BGB hat der BGH auch eine entsprechende Anwendung abgelehnt (BGH, XII ZR 22/07).

Die Folgen für die Nebenkosten:

• Der Katalog der Betriebskostenverordnung ist keine Obergrenze. Auch Verwaltungs- oder Instandhaltungskosten können umgelegt werden, wenn der Vertrag das wirksam vorsieht.
• Es gibt keinen gesetzlichen Standard-Umlageschlüssel wie die Wohnfläche nach § 556a BGB. Fehlt eine Regel im Vertrag, muss der Vermieter nach billigem Ermessen verteilen.
• Die Anpassung der Vorauszahlungen folgt dem Vertrag, nicht § 560 BGB.

Fristen in der Gewerbe-Nebenkostenabrechnung

Abrechnungsfrist des Vermieters

Auch bei Gewerberaum muss der Vermieter über die Vorauszahlungen innerhalb einer angemessenen Frist abrechnen; sie endet regelmäßig ein Jahr nach Ende des Abrechnungszeitraums, wenn nichts anderes vereinbart ist (BGH, XII ZR 22/07). Hält er die Frist nicht ein, kannst du die Abrechnung verlangen und nach verbreiteter Rechtsprechung weitere Vorauszahlungen zurückhalten, bis sie vorliegt. Seine Nachforderung verliert er dadurch aber nicht.

Keine Ausschlussfrist

Anders als bei Wohnraum kann der Vermieter eine Nachzahlung auch noch verlangen, wenn er erst nach mehr als zwölf Monaten abrechnet. Grenzen setzen nur ein vertraglich vereinbarter Ausschluss, die Verjährung und im Ausnahmefall die Verwirkung. Dass der Vermieter jahrelang nicht abgerechnet hat, genügt allein nicht, um eine stillschweigende Vertragsänderung oder einen Verzicht anzunehmen.

Keine gesetzliche Einwendungsfrist

Die Regel, dass Mieter Einwendungen spätestens zwölf Monate nach Zugang der Abrechnung erheben müssen (§ 556 Abs. 3 Satz 5 und 6 BGB), gilt ebenfalls nur für Wohnraum. Enthält dein Vertrag eine eigene Einwendungsfrist, ist diese maßgeblich. Prüfe den Vertrag darauf, bevor du eine Abrechnung liegen lässt.

Verjährung und Verwirkung

Die Nachforderung wird mit Zugang einer prüffähigen Abrechnung fällig und verjährt nach drei Jahren, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem die Abrechnung zugegangen ist (§§ 195, 199 BGB). Verwirkt ist ein Anspruch nur, wenn der Vermieter sehr lange untätig war und besondere Umstände hinzukommen, auf die du dich verlassen durftest. Das ist die Ausnahme.

Welche Kosten umgelegt werden dürfen

Umlegen darf der Vermieter, was im Vertrag klar vereinbart ist. Der Begriff „Betriebskosten“ wird dabei auch im Gewerbemietrecht im Sinne der Betriebskostenverordnung verstanden. Alles, was darüber hinausgeht, muss ausdrücklich und verständlich benannt sein. Formularklauseln unterliegen der AGB-Kontrolle nach § 307 BGB, auch unter Unternehmern.

Pauschale Formulierungen wie „alle Nebenkosten“ reichen für Positionen außerhalb des üblichen Betriebskostenbegriffs in der Regel nicht aus. Je ungewöhnlicher eine Kostenart ist, desto genauer muss sie im Vertrag stehen.

Was trotz Vertragsfreiheit gilt

• Wirtschaftlichkeitsgebot: Auch im Gewerbemietverhältnis muss der Vermieter auf ein angemessenes Kosten-Nutzen-Verhältnis achten. Verursacht er unnötig hohe Kosten, muss er dich davon freistellen.
• Prüffähige Abrechnung: Die Abrechnung muss Gesamtkosten, Umlageschlüssel, deinen Anteil und die geleisteten Vorauszahlungen nachvollziehbar enthalten.
• Belegeinsicht: Du kannst die Rechnungen einsehen, die der Abrechnung zugrunde liegen.
• Treu und Glauben (§ 242 BGB): Widersprüchliches Verhalten oder eine extrem verspätete Abrechnung können im Einzelfall Grenzen finden.

CO2-Kosten bei Gewerberäumen

Für Räume in einem Nichtwohngebäude sind Vereinbarungen unwirksam, nach denen der Mieter mehr als 50 Prozent der CO2-Kosten trägt (§ 8 Abs. 1 CO2KostAufG). Das im Gesetz angekündigte Stufenmodell für Nichtwohngebäude ist bisher nicht in Kraft, es bleibt bei der hälftigen Teilung. Liegt dein Laden oder Büro dagegen in einem Gebäude, das überwiegend dem Wohnen dient, gilt auch für dich das Stufenmodell für Wohngebäude (§ 6 Abs. 1 CO2KostAufG). Wie die Aufteilung berechnet wird, erklärt der Ratgeber zur CO2-Kostenaufteilung.

Umsatzsteuer auf die Nebenkosten

Die Vermietung von Gewerberäumen ist grundsätzlich umsatzsteuerfrei. Der Vermieter kann aber zur Umsatzsteuer optieren, wenn du die Räume für Umsätze nutzt, die den Vorsteuerabzug nicht ausschließen (§ 9 UStG). Dann werden in der Praxis auch die Nebenkosten mit Umsatzsteuer abgerechnet, weil sie als Nebenleistung der Miete folgen. Für dich heißt das: Die Nachzahlung erhöht sich um die Umsatzsteuer, die du als vorsteuerabzugsberechtigtes Unternehmen in der Regel zurückholst. Achte darauf, dass die Abrechnung die Steuer korrekt ausweist.

Rechenbeispiel

Du mietest ein Ladenlokal mit 120 m² in einem Objekt mit 600 m² vermietbarer Fläche, dein Anteil ist 20 Prozent.

• Grundsteuer, Versicherung, Reinigung, Wartung: 24.000 Euro
• Verwaltungskosten, im Vertrag ausdrücklich umgelegt: 6.000 Euro
• Umlagefähig insgesamt: 30.000 Euro, dein Anteil 6.000 Euro netto
• Vorauszahlungen: 12 × 450 Euro = 5.400 Euro
• Nachzahlung: 600 Euro netto, bei Option zur Umsatzsteuer zuzüglich 19 Prozent, also 714 Euro brutto

Die Verwaltungskosten sind hier nur umlagefähig, weil der Vertrag sie ausdrücklich nennt. Bei einer Wohnung wären sie es nicht.

Häufige Fragen

Gilt die 12-Monats-Frist des § 556 BGB bei Gewerbe?

Der Vermieter muss zwar innerhalb eines Jahres abrechnen, die Ausschlussfrist gilt aber nicht. Eine verspätete Abrechnung führt deshalb nicht zum Verlust der Nachforderung (BGH, XII ZR 22/07). Etwas anderes gilt nur, wenn dein Vertrag eine eigene Ausschlussfrist enthält.

Gibt es für Gewerbemieter eine Frist für Einwendungen?

Nicht kraft Gesetzes, weil § 556 Abs. 3 Satz 5 BGB nur für Wohnraum gilt. Viele Verträge enthalten aber eigene Fristen. Unabhängig davon solltest du zügig reagieren, damit der Streit nicht an Beweisproblemen scheitert.

Dürfen Verwaltungs- und Instandhaltungskosten auf Gewerbemieter umgelegt werden?

Verwaltungskosten ja, wenn der Vertrag das vorsieht (BGH, XII ZR 109/08). Instandhaltungskosten für gemeinschaftlich genutzte Flächen ohne Kostenbegrenzung nicht (BGH, XII ZR 158/01). Kosten eines Centermanagements nur, wenn die Leistungen konkret beschrieben sind (BGH, XII ZR 205/09).

Mein Vertrag umfasst Wohnung und Laden zusammen. Was gilt?

Bei einem einheitlichen Mischmietvertrag kommt es darauf an, welche Nutzung überwiegt. Überwiegt das Wohnen, gilt Wohnraummietrecht einschließlich § 556 BGB. Das solltest du im Einzelfall prüfen lassen.

Kann ich Vorauszahlungen zurückhalten, wenn der Vermieter nicht abrechnet?

Ist die Abrechnungsfrist abgelaufen, kannst du nach verbreiteter Rechtsprechung weitere Vorauszahlungen zurückhalten, bis die Abrechnung vorliegt. Kläre das bei größeren Beträgen vorher mit einem Anwalt, weil ein Zahlungsrückstand bei Gewerberaum schnell zur Kündigung führen kann. Die geschuldete Grundmiete zahlst du weiter.